Bye bye big data. Hallo bedrijfsdata!

Big data is vandaag nog steeds een hot topic. En toch halen de meeste Belgische ondernemingen hier weinig voordeel uit. Logisch, aangezien diezelfde ondernemingen nauwelijks aandacht besteden aan de gestructureerde data die uit hun eigen IT-systemen komt, de zogenaamde bedrijfseigen data. Voor veel bedrijven ligt daar nochtans de sleutel tot succes. Process mining kan die bedrijfseigen data tot leven wekken en bedrijfsleiders nieuwe inzichten geven om hun processen te optimaliseren.

Beste ondernemer, hoe zit het met big data in uw bedrijf? Waarschijnlijk staart u nu wezenloos voor u uit, niet goed wetende wat u hierop moet antwoorden. De kans bestaat ook dat u gewoon de schouders ophaalt.

Dit is vandaag het effect van de term ‘big data’ op veel ondernemers. We worden dan ook overspoeld met berichten over big data. Experts hebben het over ‘the Internet of Things’ waarbij sensoren wereldwijd massa’s informatie verzamelen, over gigantische ongestructureerde datasets, over gedragsgegevens opgehaald via sociale media en krachtige analytical tools die tot ongelofelijke inzichten leiden.

Klaar voor big data?

Het ‘big data’ fenomeen scheerde de afgelopen jaren hoge toppen op de hype-lijsten van deze wereld. En toch weten ondernemers eigenlijk nog altijd niet goed wat ze ermee aan moeten. Een gemiste kans?

Niemand twijfelt over het nut van big data. Toch zijn de meeste bedrijven nog niet klaar voor big data mining: het ontginnen van de massa’s ongestructureerde data die op ons afkomen. Het is dan ook een zeer uitvoerig en kostelijk proces dat voor velen een brug te ver is.

Bedrijfsdata eerst!

Door de hype rond het fenomeen van big data wordt de bedrijfseigen data vaak over het hoofd gezien.

Veel ondernemers investeren - helemaal terecht - in allerlei IT-systemen: ERP, CRM, marketing automation… Alleen: bedrijven doen te weinig met de data die erin wordt opgeslagen. Daardoor verliezen ze slagkracht of moeten ze belangrijke beslissingen uitstellen. Volgens Forrester Research analyseren bedrijven doorgaans nog geen 12% van hun bedrijfseigen data. Het potentieel is dus enorm.

De eigen bedrijfsdata kan ondernemingen in de nabije toekomst dan ook veel meer opleveren dan big data. De sleutel tot succes ligt voor veel bedrijven in een grondige analyse van de eigen bedrijfsdata. Bedrijven kunnen hun eigen data inzetten voor het optimaliseren van processen, wat leidt tot meer return on investment en betere prestaties van het bedrijf in het algemeen.

Veel ondernemingen stellen bepaalde KPI’s voorop. Die KPI’s worden gemeten en gekwantificeerd en brengen vaak problemen aan het licht. Alleen tonen KPI’s geen oorzaken van het probleem: er wordt niet aangetoond waarom een welbepaalde KPI over- of onderpresteert. Veel vragen blijven onbeantwoord. Bijvoorbeeld: Waarom stijgt het aantal klachten? Waarom zijn er zo veel late leveringen? Klassieke analysetechnieken zijn niet altijd in staat daar een antwoord op te geven.

De kracht van process mining

Hoe kan de bedrijfseigen data dan precies bijdragen tot de verbetering van processen in een bedrijf? Meer en meer bedrijven beseffen dat het antwoord wel eens bij process mining zou kunnen liggen. Process mining is een techniek waarbij bedrijfsprocessen worden gedocumenteerd en gevisualiseerd, zoals ze echt in de praktijk verlopen, aan de hand van event logs. Op deze event logs worden dan analyses gedaan met behulp van process mining software.

Process mining gaat dus niet uit van een vooraf gedefinieerd procesmodel, maar wel van data geregistreerd in de werkelijke bedrijfsprocessen. Bottom up, dus. Deze techniek werd mede-ontwikkeld aan de Technische Universiteit van Eindhoven en vindt meer en meer zijn ingang in het bedrijfsleven.

Zicht op het proces

Veel ondernemers willen zicht op de end-to-end processen. Dat is vaak moeilijk omdat verschillende afdelingen hun eigen manier van werken hebben en verschillende IT-systemen hanteren. Met process mining krijgt men zicht op het volledige proces, ongeacht de databron. En dat werkelijke proces wijkt wel eens grondig af van het vooraf bepaalde (theoretische) procesmodel. Vergelijk even deze twee grafische voorstellingen.

Figuur 1. Links: (theoretisch) procesmodel vs. rechts: proces in de werkelijkheid

Het vooraf gedefinieerde model aan de linkerkant gaat uit van een strak, lineair proces. De werkelijkheid, de grafiek aan de rechterkant, ziet er echter helemaal anders uit. Die werd gegenereerd door process mining software op basis van event logs. In de voorstelling rechts hebben we zicht op het proces zoals het er werkelijk aan toe gaat op de werkvloer, inclusief alle procesafwijkingen of uitzonderingen.

Process mining zorgt op die manier voor volledige transparantie in de bedrijfsprocessen. De techniek levert ondernemers een perfecte tool aan om complexe processen onder controle te krijgen.

Met process mining pakt u problemen met betrekking tot performance en compliance direct aan. De methodiek laat ondernemers toe:

• Knelpunten (bottlenecks) in het proces bloot te leggen;
• Perfect doorlooptijden van bepaalde processen te voorspellen;
• Processen te kwantificeren voor compliance doeleinden.

Zelf beginnen met process mining?

Echte big data tools vergen vaak een te grote investering qua tijd en geld. Voor process mining is dat gelukkig niet het geval. De toepassing van process mining vraagt geen complexe infrastructuur en kan gebeuren op basis van data uit relationele databases, spreadsheets of eenvoudige log files. Die data wordt omgevormd tot een zogenaamde event log waarin events worden beschreven door de case waartoe ze behoren (bijvoorbeeld een ordernummer), de naam van de bijbehorende activiteit, een tijdsaanduiding, en een willekeurig aantal aanvullende attributen (bijvoorbeeld de naam van de klant of de waarde van het order).

De ervaring leert dat een eerste process mining analyse al verrassende inzichten kan opleveren: knelpunten zitten op andere plaatsen dan verwacht en het aantal afwijkingen ligt vaak onverwacht hoog. Kortom, veel aanknopingspunten voor procesverbetering.

Figuur 2. Procesvisualisatie door middel van process mining software Disco van Fluxicon

Aan de slag!

Met process mining kunt u dus relatief snel aan de slag, zelfs als KMO. Big data? No thanks, nog even niet. Wilt u procesoptimalisatie in uw bedrijf echter wel serieus nemen? Dan is process mining de optie die u moet overwegen. U heeft vast genoeg bedrijfseigen data in huis die u als uitgangspunt kunt gebruiken. En ziet u door de bomen het bos niet meer? Dan neemt u best een externe partij onder de arm die u hierin kan begeleiden.

Welke processen wenst u te optimaliseren? Wilt u weten of process mining hier een meerwaarde voor kan betekenen? Vraag het ons.

Dennis Houthoofd - 2 november 2015