7 concrete zaken die process mining voor uw bedrijf doet

De aankondiging van nieuwe bedrijfstrends gaat bij ons vaak gepaard met enig wenkbrauwengefrons. Zeker in het nuchtere België worden hypes wel eens geschuwd. Bij horsum zijn we ervan overtuigd dat process mining dé trend van de komende jaren wordt. Hoeft u zich zorgen te maken? Helemaal niet. Want wat als we u vertellen dat process mining meer is dan een hype? En dat process mining technieken u al op korte termijn tastbare resultaten kunnen opleveren? 

Process mining is een krachtige techniek waarmee u uw bedrijfsprocessen kunt optimaliseren. Op basis van data geregistreerd in uw IT-systemen kunt u via process mining technieken heel wat verbeteringspunten identificeren en zodoende uw bedrijf – KMO of grote onderneming - versterken op heel concrete punten. Er zijn minstens zeven zaken die process mining voor uw bedrijf kan doen. Een overzicht...

Figuur 1.  Procesvisualisatie door middel van process mining software Disco van Fluxicon

 1. Process mining identificeert overbodige en afwijkende procesactiviteiten

In de praktijk lopen bedrijfsprocessen vaak niet zoals u ze op voorhand heeft uitgetekend. Dat kan een aantal oorzaken hebben: medewerkers gaan liever op hun eigen manier werken, de bedrijfscontext is veranderd, er zijn reorganisaties doorgevoerd enz.

Met process mining krijgt u opnieuw een volledig overzicht en 100% transparantie over uw bedrijfsprocessen zoals ze in werkelijkheid lopen. Afwijkingen van het optimale theoretische bedrijfsproces, inefficiënties en overbodige procesactiviteiten komen zo snel aan het licht, wat meteen een duidelijk startpunt is voor verbeteringsacties.

2. Process mining brengt bottlenecks in kaart

Ondernemingen krijgen bepaalde zaken vaak niet op tijd klaargespeeld, ondanks investeringen in nieuwe IT-systemen of reorganisaties van bedrijfsprocessen. Ongeïdentificeerde bottlenecks in de bedrijfsprocessen zijn hiervan de oorzaak. Op basis van de data in uw IT-systemen kan process mining u tonen hoeveel tijd er zit tussen twee processtappen. Zo ziet u perfect waar uw bottlenecks zitten.

3. Met process mining kunt u benchmarken

Met process mining kunt u heel eenvoudig bedrijfsprocessen tussen verschillende afdelingen, vestigingen of verkoopkanalen met elkaar benchmarken. Zo weet u snel wie de beste van de klas is en kunt u ontdekken wat daarvan de oorzaken zijn. De beste praktijken kunt u vervolgens uitrollen naar minder performante processen.

4. Process mining visualiseert interacties tussen medewerkers

Bedrijfsprocessen worden doorgaans te weinig geoptimaliseerd vanuit een end-to-end perspectief. Dat komt omdat de meeste ondernemingen zich functioneel organiseren. Denk maar aan het verkoopproces van offerte tot betaling. In dat proces zijn veel afdelingen betrokken: de verkoopafdeling zorgt voor de offerte, de back-office voor de bevestiging van het order, het magazijn voor de verzending van de goederen, de facturatiedienst voor de verkoopsfactuur en de boekhouding voor de betaling. Elke afdeling doet haar best om zich optimaal te organiseren. Meestal gaat het echter fout bij de informatieoverdracht van de ene afdeling naar de andere.

Process mining laat u toe om end-to-end processen – over alle afdelingen heen – in kaart te brengen en om een overzicht te krijgen over de informatieoverdracht tussen verschillende medewerkers en afdelingen (social mining). Inefficiënties, dubbelwerk, knelpunten komen snel aan het licht en u ziet duidelijk waar de samenwerking tussen medewerkers goed of minder goed verloopt.

5. Process mining brengt de exacte kostprijs van procesactiviteiten aan het licht

Heeft u veel verborgen kosten? Rekent u die door aan uw klanten? Zit de kostprijsberekening van uw producten en/of diensten goed? Bedrijven hebben doorgaans geen problemen om hun directe kosten in te schatten (materiaalkosten, directe arbeidskosten …) en voldoende door te rekenen. Voor de indirecte kosten daarentegen ligt dit moelijker en gaat men vaak uit van veronderstellingen.

Via process mining bent u perfect in staat om na te gaan hoeveel tijd uw medewerkers aan bepaalde activiteiten besteden en hoeveel procesactiviteiten er voor een bepaalde klant, product of dienst moeten gebeuren. Met process mining krijgt u een correcter inzicht in uw kostenstructuur en kunt u acties nemen om rendabeler te worden.

6. Process mining voorspelt procesfouten

Process mining geeft u een beeld van uw huidige ondernemingsprocessen. Maar u kunt er ook toekomstige fouten mee voorspellen (predictive analysis). Overbodige procesactiviteiten, bottlenecks en inefficiënties worden vrij gemakkelijk in kaart gebracht. U kunt ontdekken waarom er iets verkeerd loopt en aan de hand van data mining technieken zelfs gaan voorspellen dat iets verkeerd zal lopen. Een krachtige tool dus om uw problemen bij de oorzaak aan te pakken.

7. Met process mining volgt u uw bedrijfsprocessen op in real time

Cruciale ondernemingsprocessen kunt u in real time opvolgen door ze te koppelen met uw IT-systemen. Op die manier kunt u bepaalde core processen ononderbroken opvolgen en snel bijsturen waar nodig. Zo kunt u tijdig ingrijpen, voorkomt u op tijd dat bepaalde zaken verkeerd lopen en kunt u kosten uit  inefficiënties en ontevreden klanten voorkomen.

Een krachtige techniek voor concrete resultaten

Process mining is meer dan een gril. Het is een beproefde techniek, waarmee u heel snel bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en waarmee u duidelijke en tastbare resultaten kunt boeken. Herkent u zich in één van de hierboven genoemde situaties? Neem dan contact op met één van onze process mining consultants. 

Dennis Houthoofd - 25 november 2015