Bedrijfsprocessen eerst... nadien volgt een succesvolle ERP implementatie
Een ERP implementatie is voor bedrijven vaak hét moment bij uitstek om bedrijfsprocessen onder de loep te nemen, te visualiseren en te verbeteren. Maar... bedrijven kunnen hierbij vanuit twee verschillende invalshoeken vertrekken.
Definieer of wordt gedefinieerd
Bij de eerste invalshoek dicteert de nieuwe ERP software hoe een organisatie moet werken en hoe hun bedrijfsprocessen ingericht zullen zijn. Veelal ontstaan dergelijke situaties wanneer bedrijven streven naar een ERP implementatie met zo weinig mogelijk aanpassingen. Vaak hebben deze bedrijven vooraf niet grondig nagedacht over procesoptimalisaties en evenmin over de concrete verwachte ERP functionaliteiten. Als gevolg dwingt het ERP systeem het bedrijf te werken volgens de standaardbedrijfsprocessen zoals deze voorgeprogrammeerd zijn in het ERP systeem.
Bij de tweede invalshoek starten bedrijven de optimalisatieoefening met een leeg blad. Ze stellen zich vooraf de vraag: "hoe zouden onze bedrijfsprocessen eruit zien als we deze zonder beperkingen ontwerpen?". Het voordeel van deze aanpak is dat deze bedrijven ERP-onafhankelijk denken. Vaak zullen ze hierdoor unieke en creatieve bedrijfsprocessen definiëren die gebruik maken van innovatieve technologieën. Maar... deze aanpak brengt ook een risico met zich mee. Alle bedrijfsprocessen benaderen vanuit deze denkwijze kan snel duur en tijdsintensief worden. Bovendien bestaat de kans dat bedrijven hierdoor onnodig "het wiel heruitvinden".
Een combinatie van de twee
Hoewel de tweede aanpak aangeraden is, is ze ook niet perfect. Bedrijven die een procesoptimalisatie-oefening starten, moeten duidelijk hun kernprocessen onderscheiden van de algemene en ondersteunende processen.
De kernprocessen zijn veelal bedrijfseigen processen. Met deze processen differentiëren bedrijven zich van hun concurrentie. Deze moeten ontworpen worden volgens de "als we nu eens geen beperkingen hadden-gedachtegang". Bij deze aanpak maken bedrijven ten volle gebruik van innovatieve technologieën en richten ze hun ERP systeem in op hun kernprocessen.
De niet-bedrijfseigen processen zijn algemene en ondersteunende processen die in elke onderneming aanwezig zijn, ongeacht industrie of type activiteit. Voor deze bedrijfsprocessen kan de onderneming vertrouwen op best practices en standaardisatie. Maar... de set-up van deze bedrijfsprocessen in de respectievelijke ERP modules moet wel op voorhand gevalideerd worden. Zo vermijdt de onderneming een te rigide of open ERP systeem.
Wat is de ideale aanpak?
Bedrijven moeten altijd hun "TO BE" bedrijfsprocessen definiëren vóór ze een ERP implementatie starten. Dit helpt hen om vooraf duidelijk hun ERP noden te definiëren en te communiceren naar de ERP implementator. Zo kan de ERP implementator het ERP systeem op maat van de onderneming opzetten.
De kernprocessen die ontworpen zijn "zonder beperkingen" vereisen vaak configuratie of maatwerk. De resterende bedrijfsprocessen kunnen daarentegen volgens standaard best practices ingericht worden.
Waarom bedrijfsprocessen definiëren bijdraagt tot uw ERP succes
- Een duidelijk beeld hebben van uw toekomstige, geoptimaliseerde bedrijfsprocessen zorgt ervoor dat u:
-
Het juiste ERP systeem en de gepaste ERP implementator kiest;
-
Onverwachte kosten vermijdt omdat u vooraf héél duidelijk uw vereisten hebt kunnen communiceren;
-
Het ERP systeem opzet volgens de noden en wensen van uw onderneming.
-
- U kunt de visualisaties (flowcharts) van uw bedrijfsprocessen als discussietool gebruiken voor continue procesverbeteringen. Bovendien verhoogt u de wendbaarheid van uw onderneming. Als organisatie kunt u nu problemen binnen processen sneller en nauwkeuriger aanwijzen en aanpakken.
- Als u uw werknemers betrekt bij de visualisatie van de gewenste bedrijfsprocessen, is de eerste stap binnen het vereiste change management al genomen. Door uw medewerkers de toekomstige bedrijfsprocessen mee te laten ontwerpen, zult u het draagvlak voor de aangepaste of nieuwe bedrijfsprocessen vergroten.
- Een grotere klanttevredenheid. Indien goed uitgevoerd, zijn de kernprocessen ontworpen om uw klanten zo goed mogelijk te bedienen.
Hoe te starten?
Wenst u ook uw nieuwe ERP systeem te in te richten volgens uw geoptimaliseerde bedrijfsprocessen? Dan komen we graag langs. Stuur een e-mail naar info@horsum.be of bel ons op +32 9 378 38 28 voor meer informatie.
Cédric Verfaillie – 17 april 2017