U kan er niet omheen. Covid-19 beïnvloedt ook uw organisatie. En net in deze tijden voert uw bedrijf een digitale transformatie door. Constant moet u zoeken naar een haalbaar evenwicht: houd ik vast aan onze plannen of stuur ik bij waar nodig?

Hoe organiseert u zo’n IT-implementatietraject vanop afstand?

Enkele tips hieronder.

1. Communiceer vaker, maar korter.

Uw medewerkers worden dezer dagen van meeting naar meeting geslingerd. Belast hen daarom niet met ellenlange meetings over de IT-implementatie.

Een online meeting duurt idealiter maximaal 2 uur met daartussen een kwartier pauze. Zo waarborgt u de kwaliteit én houdt u uw medewerkers alert.

Laat geen twee weken tussen werkgroepen van uw project. De inwerktijd tijdens een meeting is dan te hoog.

Organiseer wekelijks overlegmomenten. Zo houdt u iedereen betrokken bij het project.

2. Plan vooruit en bouw evaluatiemomenten in.

Onzekere tijden betekenen niet dat u niet kan plannen. De stappen die bij een implementatietraject horen, moeten sowieso uitgevoerd worden.

Vraag uw projectmanager de stappen voor de komende twee maanden reeds in te plannen. Die zekerheid in de agenda’s verhoogt betrokkenheid.

Zorg geregeld voor grondige checks van uw IT-systeem: bij fout gelopen functionele, technische of gebruikersacceptatietesten wil u het project kunnen pauzeren voor een health check en bijsturen waar nodig.

3. Meet en visualiseer uw vooruitgang.

Een implementatieplan bestaat uit een heel aantal stappen. Breng uw vooruitgang in kaart. Dit lukt simpelweg door het aantal afgevinkte stappen in kaart te brengen.

Vraag ook uw projectmanager om bij elk overlegmoment vooraf een agenda door te sturen en om achteraf een verslag op te maken. Zo heeft u op elk moment zicht op waar u staat en hoeveel u al gespendeerd heeft aan uw IT-implementatietraject.

Staat u voor de keuze van een nieuw ERP-pakket? Heeft uw organisatie nood aan een projectmanager tijdens de implementatiefase?

Contacteer horsum om u hierbij te ondersteunen.

Elias Goethals – 30 november 2020