De impact van business parameters op de veiligheidsvoorraad

De recente ontwikkelingen in de wereldeconomie zorgen ervoor dat veel bedrijven de just-in-time filosofie meer en meer loslaten en opnieuw ervoor kiezen om een bufferstock aan te houden. Dit om stockbreuken te vermijden bij onverwachte gebeurtenissen. Deze bufferstock wordt ook safety stock of veiligheidsvoorraad genoemd. Het is de hoeveelheid additionele stock die u in uw magazijn ter beschikking houdt om stockbreuken te vermijden in een omgeving waarbij de vraag naar het artikel onzeker is.

Het is een uitdaging om de kost van additionele nood aan werkkapitaal uit te balanceren met het risico op stockbreuken en eventueel ontevreden klanten. 

Hierbij worden bedrijven geconfronteerd met volgende vragen:  

1. Welke artikels neemt u op stock? 
2. Hoeveel stock legt u aan?  
3. Hoe kan u uw aankoop- of productieproces hierop aanpassen? 

In onderstaand artikel gaan we op elk van deze vragen dieper in.

Welke artikels neemt u op stock? 

Afhankelijk of u een trading- of productieonderneming heeft, zijn er drie types artikels die u op stock kan houden: grondstoffen, halffabricaten en eindproducten. Om te definiëren van welke artikels u stock aanlegt, houdt u rekening met volgende business parameters: 

• Waar ligt de bottleneck in uw proces? Is uw leverancier de traagste schakel of een bepaalde stap in uw productieproces? Met andere woorden: hoe snel kan u of uw leverancier aan een additionele behoefte voldoen? Wanneer dit trager is dan de gewenste snelheid van uitleveren, is het aangewezen om voor deze artikels voorraad aan te leggen.  
• Welk servicelevel wenst u te hanteren ten opzichte van uw klanten voor een specifiek product? Met andere woorden: met welk percentage zekerheid wilt u onmiddellijk kunnen voldoen aan de behoefte van de klant? Hoe hoger de zekerheid die u wenst, hoe meer veiligheidsvoorraad u zal aanleggen.  

Hoeveel stock moet ik aanleggen? 

Wanneer u de artikels kent waarvoor u stock wil aanleggen, bepaalt u er de minimumhoeveelheden voor. Deze minimumaantallen of veiligheidsvoorraad bepaalt u op basis van enkele parameters: 

• Breng uw gemiddelde verkoop of verbruik per maand, per week of per dag in kaart.  
• De mate van fluctuatie in uw verbruik of verkoopgegevens speelt eveneens een belangrijke rol. Artikels met een grotere fluctuatie doorheen de tijd, vereisen een hogere veiligheidsvoorraad. 
• Uw risicogedrag. Hoeveel risico op stockbreuken bent u bereid te nemen?  
• De tijd nodig om uw voorraad opnieuw aan te vullen. Dit kan de levertermijn van de leverancier zijn, maar ook de tijd nodig om een (half)fabricaat te produceren. Hoe langer deze tijd, hoe meer veiligheidsmarge u best inbouwt.  

Waarom past u uw aankoop- of productieproces hierop best aan? 

De manier waarop u aankoopt (of op stock produceert) heeft een impact op het voorraadniveau. Ten eerste bepaalt de frequentie van aankopen of produceren mee de hoeveelheid veiligheidsvoorraad die u aanhoudt. Frequenter aankopen zorgt ervoor dat u een minder hoge bufferstock nodig heeft.  

Ten tweede heeft de orderhoeveelheid een impact. Een lagere orderhoeveelheid houdt uw voorraadniveau onder controle, maar geeft u minder flexibiliteit bij een schommelende vraag uit de markt.  

Ten derde moet een aangepaste aankoop- en productiestrategie er ook voor zorgen dat seizoenaliteit ondervangen is in de voorraad. Wanneer u te veel bestelt gedurende het laagseizoen, zal uw voorraadhoeveelheid te hoog zijn. In tegenstelling tot te weinig bestellen gedurende het hoogseizoen, wat tot stockbreuken kan leiden. Dit betekent dus ook dat uw bufferstock kan wijzigen doorheen het jaar, in het geval van een seizoensgebonden product.  

Het zijn dus met andere woorden voornamelijk business beslissingen die het niveau van uw minimumvoorraad bepalen. Er is geen juist of fout voorraadniveau, het is een afweging maken tussen nood aan additioneel werkkapitaal en het risico op stockbreuken dat u wenst te lopen. Bovendien is dit geen eenmalige oefening maar is frequente bijsturing noodzakelijk. Dit gebeurt veelal op basis van praktijkervaring.  

Vragen of hulp nodig bij de definitie van bedrijfsparameters die impact hebben op uw voorraad? Neemt contact op voor een vrijblijvend gesprek. 

Daphne Dockers - 12 april 2023