horsum in CFO Magazine - Finance bindt de mayo

De financiële functie zit vaak aan het eindpunt van de businessprocessen, daar waar de processen eindigen in een financieel cijfer.

Of de finance functie daarom in de toekomst meer ownership zal nemen over de architectuur van de processen is een vraag die Dennis Houthoofd hieronder graag beanwoordt.

Dennis Houthoofd wordt als oprichter van horsum door bedrijven specifiek ingehuurd om hun processen te optimaliseren en te verbeteren. Daardoor heeft hij een klare kijk op de toekomstige rol van de finance functie en haar relatie met de processen.

Het team van horsum focust op procesoptimalisatie. Is het een toeval dat dit team bestaat uit medewerkers met een finance achtergrond?

Het zou alles kunnen zeggen over wie procesoptimalisatie in een bedrijf naar zich toe moet trekken. Maar Dennis Houthoofd ziet dat anders. De toekomst van de finance functie is niet die van proceseigenaar maar wel de rol van facilitator om processen te verbeteren.

Die rol moet finance opnemen door in te zetten op datavergaring, analyse en rapportering. Data en processen zijn namelijk onlosmakelijk met mekaar verbonden. Door data te rapporteren, maak je suboptimale processen zichtbaar en zet je procesverbetering in gang.

Finance splitst in twee

Houthoofd ziet de finance functie van de toekomst eigenlijk in verschillende richtingen evolueren. Enerzijds zijn er de gespecialiseerde activiteiten zoals fiscaliteit, fusies en overnames, treasury, riskmanagement,… Die zullen allicht in complexiteit en dus specifieke kennisbehoefte verder evolueren. Maar anderzijds is er een deel van de finance functie dat absoluut meer de holistische toer zal opgaan. Het zal een functie worden die een rol zal hebben in het centrum van de driehoek van finance – operations – IT. Dat komt omdat bedrijven over steeds meer data beschikken waardoor alle departementen meer verweven geraken met mekaar. Vroeger was de finance functie één van de silo’s van de bedrijfsorganisatie, maar nu is het wel duidelijk dat er veel meer is dan een balans en een resultatenrekening.

Het is vooral het verhaal en de analyse achter dat resultaat dat telt. Daarvoor moeten afdelingen grensoverschrijdend samenwerken en data verzamelen en analyseren. Het is duidelijk dat de finance functie nu ook over veel meer tools beschikt om die analyse en inzicht brengende rol te vervullen. Het klinkt misschien contradictorisch, maar vroeger was de finance functie daarvoor veel meer afhankelijk van bepaalde systemen of de samenwerking met IT. Nu wordt zowat overal in het bedrijf data gecapteerd en beschikbaar gesteld. Op dat vlak zijn in de meeste bedrijven al grote stappen gezet, al is het nog lang niet voldoende en dringt verdere doorgedreven automatisering zich op.

Toch lijkt het nu het moment om finance en operations met een IT component aan mekaar te koppelen. De toegevoegde waarde van die afdelingen zal toch vooral zijn daar waar ze samenkomen en samen de data-architectuur gaan bepalen, de processen gaan aligneren, nieuwe inzichten ontwikkelen en daarmee het bedrijf op sleeptouw nemen. Het valt Houthoofd op hoe vaak bedrijven ongewild blijven vastzitten in ‘silodenken’. Als externe consultant brengt hij hen bij end-to-end analyse van een proces tot het inzicht hoe ze kunnen samenwerken.

De vraag is dan waarom de finance functie de lead moet nemen in deze beweging. Pakweg een functionele analist die in het IT departement werkt zou die bindende rol kunnen opnemen. Houthoofd ziet inderdaad in IT dezelfde beweging: een deel dat zich diepgaander zal specialiseren in hardware, netwerken, programmeren…en een ander deel dat zal migreren in een holistische functie. Vandaag is al vast te stellen dat finance en IT mekaar op dit raakvlak veel gemakkelijker vinden en dezelfde taal beginnen te spreken. Dezelfde redenering gaat op voor de operaties.

Maar toch zijn er een aantal voordelen om de nieuwe rol vanuit finance te ontwikkelen. Ten eerste zit de finance functie nu al als een spin in het web van de organisatie en is ze daardoor met de meeste andere afdelingen geconnecteerd. Ten tweede is er de natuur van de finance medewerker: die zit er meestal wat neutraler, rationeler in en geeft minder ruimte aan emoties bij verandering. Meestal hebben finance profielen ook meer oog voor data en structuur. Maar ten derde: bij dit alles de taal van finance praten is cruciaal. Want we moeten daar niet flauw over doen: het gaat om meer omzet, meer marge, minder kosten, meer winst… financiële parameters dus als eindpunt.

Wat doet de mayonaise pakken?

Welke vaardigheden moet de nieuwe generalist hebben om de mayonaise met finance, IT en operaties als ingrediënten te doen pakken? Deze functie heeft niet de typische specifieke kennis van wetgeving en finance technieken nodig. Eerder zal hij vaardigheden moeten ontwikkelen in het domein van geavanceerde data-analyse. Misschien zijn veel bedrijven daar vandaag nog niet aan toe, maar binnen dit en 10 jaar zal het boomen in de vraag naar datawetenschappers in de finance departementen.

Het grote gevaar bestaat erin dat als die nieuwe rol vanuit finance ontstaat, dat het heel hard een finance stempel zal krijgen en er niet genoeg tijd en ruimte zal vrijgemaakt worden om die rol te ontwikkelen. In de meeste bedrijven waar deze beweging nu al zichtbaar is, ontstaat die rol vanuit businesscontrolling maar meer en meer wordt ze als een afzonderlijke afdeling neergezet: data en reporting. Het is ook vanuit die hoek dat procesverbetering moet komen.

Ziehier hoe het mechanisme werkt. Een organisatie is niets anders dan een aaneenschakeling van processen. Als aan het ene proces gesleuteld wordt zet dat verandering in andere processen op gang. Data rapporteren is dan weer niets anders dan processen visualiseren. Hierdoor toon je dus eigenlijk het resultaat of de performantie van een proces en creëer je als finance functie een draagvlak om processen te verbeteren. En op die manier begint het radarwerk te draaien. Data visualeren en rapporteren, de data toegankelijk maken, zijn de sleutelementen van succesvolle trajecten om processen efficiënter te maken. Toch rijst de vraag van de kip of het ei: want slechte processen leveren misschien wel slechte data op en analyse op slechte data zijn per definitie ook slechte analyses.

Het klopt wel dat de beschikbare tools en mogelijkheden terzake in de meeste bedrijven niet tenvolle benut worden, maar dat vindt Houthoofd niet zo’n probleem. Het begint altijd met data! Het kan altijd beter en er kan altijd meer, maar het is belangrijk de bal aan het rollen te brengen. Eens bedrijven geproefd hebben van de mogelijkheden om te verbeteren op basis van de data-inzichten zijn ze vertrokken…. De essentie van procesverbetering is niets anders dan gezond boerenverstand: de processen analyseren en anders voorstellen, nieuwe inzichten aanreiken.

Daarvoor heb je ‘old school’ technieken zoals gaan praten met de verschillende afdelingen, flows in kaart brengen,…. Maar de ‘new school’ tools en technieken worden ook steeds toegankelijker. Proces mining was enkele jaren geleden alleen nog weggelegd voor de grote bedrijven die operational excellence hoog in het vaandel dragen, maar vandaag is dat een simpele plugin van het zeer toegankelijke power BI.

De weerstand tegen die verandering ebt ook sneller weg dan vroeger, want door de data zijn de voordelen en winsten duidelijk aantoonbaar. En het wordt snel duidelijk of het de moeite is voor een bedrijf om te verbeteren: gaat het over een verbetering van 10 gevallen op 200.000 of over 100 gevallen op 20.000. Dat is een groot verschil. Daarmee raken we nog eens de grootste drijfveer van procesverbetering aan. Het is niet verbeteren om te verbeteren, maar om gewapend te zijn voor de toekomst en meer te kunnen doen met minder middelen. Daar wordt de concurrentieslag misschien wel mee gewonnen. De finance functie van vandaag moet dus dringend werk maken van haar nieuwe rol. Daarmee verzekert ze niet alleen haar eigen toekomst maar ook die van het gehele bedrijf.

Geschreven door Peter De Roeck voor het CFO Magazine nr. 247 - juni 2022

Hier de link naar het volledige artikel.