Value stream mapping uitgelegd aan de hand van 5 vragen

Een Value Stream Map (VSM) is een waardevol type stroomdiagram uit het lean management. Met deze verbetertool brengt u uw processen in kaart om deze verder te optimaliseren. 

Aan de hand van 5 vragen bent u helemaal mee in het wat, hoe en waarom van de VSM.

 

1. Wat is een value stream map?

Een Value Stream Map of VSM is een visualisatietool die u kan gebruiken om de stroom van materiaal en informatie in een proces te identificeren en te analyseren. Een VSM start steeds vanaf het moment dat u grondstoffen ontvangt tot het moment dat u een product of dienst aflevert bij de klant.

De VSM-techniek is een vaak gebruikte tool in lean management om verspilling te verminderen en de doorlooptijd te verkorten. Door het proces te visualiseren, kunnen teamleden de stappen identificeren waar verspilling plaatsvindt, zoals wachttijden, overproductie, beweging en fouten. Dit maakt het eenvoudiger om verbeteropportuniteiten te identificeren en actiepunten te definiëren.

2. Welke informatie omvat een value stream map?

Een VSM omvat een combinatie van processtappen en data. Dit maakt de tool net zo krachtig. Het minimum aan informatie opgenomen in een VSM omvat:

• Het product of de dienst: dit is de naam van het product of de dienst die wordt geproduceerd of geleverd.

• De klant: de klant is de ontvanger van het product of de dienst.

• De leveranciers: leveranciers zijn de bron van materialen, grondstoffen, componenten, enzovoort.

• De processtappen: de processtappen zijn de verschillende activiteiten die nodig zijn om het product of de dienst te produceren, vanaf de ontvangst van de grondstoffen tot de levering aan de klant.

• De doorlooptijd: de doorlooptijd is de tijd die nodig is om het product of de dienst te produceren, dit voor alle processtappen.

• De wachttijd: de wachttijd is de tijd die het product of de dienst doorbrengt in de wachtrij tussen processtappen.

• De voorraad: de voorraad is de hoeveelheid producten of materialen die in het proces aanwezig zijn.

• De informatiestromen: informatiestromen geven aan welke informatie nodig is om het proces te ondersteunen, zoals orders, specificaties, facturen, enzovoort.

3. Kan ik het in mijn organisatie inzetten?

De toepassing van de VSM als verbetertechniek beperkt zich niet alleen tot productiebedrijven, zoals veel mensen denken. Ook in sectoren zoals dienstverlening en gezondheidszorg zet men vaak de VSM-techniek in. In de dienstverlenende sector wil men vaak de klantenervaring verbeteren, terwijl de focus in de gezondheidszorg doorgaans op doorlooptijden ligt. Met andere woorden: in elke sector kan de VSM-techniek toegepast worden.

4. Wat zijn de voor- en nadelen van een value stream map?

Voordelen van een VSM zijn onder andere:

• Inzicht in de waardestroom: VSM biedt u een duidelijk beeld van de stroom van materialen en informatie doorheen het proces en identificeert de processtappen die waarde toevoegen. De visuele voorstelling van waardetoevoegende of niet-waardetoevoegende processtappen helpt bij het identificeren van opportuniteiten voor verbetering.
• Verbeterde samenwerking: door middel van visualisatie stimuleert u de samenwerking en communicatie tussen verschillende afdelingen en functies die betrokken zijn bij het proces.
• Gebruik op langere termijn: de value stream map kan u gebruiken als hulpmiddel om de voortgang van procesverbeteringen te monitoren en te meten. Zo kan u de inspanningen inzichtelijk maken voor uw team.

Zoals elke tool heeft ook value stream mapping enkele nadelen:

• VSM kan complex zijn: als er meerdere afhankelijkheden of beslissingspunten in uw proces zitten, kan de visualisatie al snel complex worden. De uitdaging bestaat erin de juiste scope te bepalen en de juiste deelstromen te identificeren.
• Tijdrovend: het kan tijdrovend zijn om een VSM te maken omdat het nauwkeurige data vereist. Niet elk bedrijf heeft procestijden of wachttijden ter beschikking. Daarom zal u naast de mapping van de processtappen ook tijd moeten spenderen aan het verzamelen van deze data.
• Het kan leiden tot overanalyse: door de nadruk te leggen op elk detail in het proces, kan VSM leiden tot overanalyse, waardoor het moeilijk kan zijn om prioriteiten te stellen voor de aan te pakken opportuniteiten.

Omwille van bovenstaande nadelen is het essentieel om de doelstellingen en de omstandigheden van het proces zorgvuldig te overwegen voordat u besluit om een VSM te maken.
 

5. Wat is het verschil tussen value stream mapping en klassieke methoden voor procesmodellering zoals BPMN?

Value Stream Mapping (VSM) en Business Process Model and Notation (BPMN) zijn beide tools die worden gebruikt om bedrijfsprocessen te visualiseren en te analyseren, maar ze hebben verschillende toepassingen en focuspunten.

VSM richt zich vooral op het identificeren en elimineren van verspillingen in een proces en het verbeteren van de efficiëntie en doorlooptijd. Het legt de nadruk op de waardestroom, oftewel de stroom van materiaal en informatie die nodig is om een product of dienst te leveren. VSM is over het algemeen minder gedetailleerd dan BPMN, maar het geeft wel een overzicht van de belangrijkste stappen in het proces en de relaties daartussen.

BPMN daarentegen is een gedetailleerdere methode voor procesmapping en legt de nadruk op het modelleren van de verschillende activiteiten en beslissingen die nodig zijn om het proces uit te voeren. Het omvat vaak meer technische details, zoals de invoer en uitvoer van elke activiteit en de beslissingspunten. BPMN is ontworpen om bedrijfsprocessen te standaardiseren en automatiseren, en het kan worden gebruikt om softwareapplicaties te ontwikkelen die de processen ondersteunen.

Kortom, uw probleemstelling bepaalt welke techniek u het beste toepast.

Meer weten? Neem vrijblijvend contact op voor een verhelderend gesprek!

Daphne Dockers - 18 april 2023