Inzichtelijke data

Veel data... veel discussies

“Wij verzamelen zeer veel data, maar toch slagen we er niet in om efficiënt en eenduidig te rapporteren”. “In ons bedrijf creëren we eilandjes waar mensen dezelfde data een aantal keer kopiëren naar andere bestanden en er geen eenduidige bron van de waarheid bestaat”. “Onze analyses zijn beperkt tot standaard rapporteringen waarbij we niet genoeg inzicht krijgen in de cijfers”. “Wij moeten steeds meer verschillende rapporteringen maken waardoor een groot deel van onze tijd opgeslorpt wordt, ten koste van onze andere taken”. “Ons IT-systeem heeft onvoldoende capaciteit om een inzichtelijke rapportering te genereren”. “Indien we een rapportering wensen, vergt dit veel manueel werk en dus tijd”.

Dit is slechts een greep uit de frustraties die steeds vaker aan horsum worden voorgelegd. Allen zijn ze een variatie op hetzelfde thema: het structureren en inzichtelijk maken van data.

Een onderneming verzamelt data op verschillende manieren; zowel op basis van één of meerdere IT-systemen, als via manuele registraties. Dit laatste is bijvoorbeeld vaak het geval in kwaliteitsafdelingen, HR-afdelingen, op de productievloer of in het magazijn. Deze manuele input linken aan de data uit het IT-systeem is vaak een hele klus. Zo krijgt u manuele berekeningen in Excel, een copy-paste van verschillende waarden en een hoop tijdsverlies. Vaak kiezen ondernemingen er dan voor om de rapportering omwille van bovenstaande reden te laten vallen. Zonde als u het ons vraagt.

Maar… Wat wensen we nu te weten en te meten?

Het registeren en ter beschikking hebben van deze bedijfsdata is slechts een eerste stap richting inzichtelijke rapporten en informatie. Vooreerst komt immers de vraag wat er nu precies gemeten en geweten dient te zijn.  Het klassieke antwoord op deze vraag is dat men “de marge wil weten”. Dit impliceert echter een eenduidige definitie van het begrip ‘marge’? Welke inzichten hoopt u te bekomen en op welk niveau zal bijgestuurd worden? Welke types kosten  wenst u in de marge op te nemen of net niet?

Het vertrekpunt van een goede rapportering is de definitie van de benodigde rapporten, KPI’s, doorsnedes, frequenties en zo meer.

Door middel van interviews, desk reviews en workshops achterhaalt horsum welke rapporten of indicatoren u wenst om uw business optimaal te kunnen leiden. En nog belangrijker, we definiëren en documenteren alles op een duidelijke manier. Op basis van onze ervaring geven we aanbevelingen over best practices, bijkomende of overbodige rapporteringen.

 
Uw huidig IT-landschap

Vanzelfsprekend is het vertrekpunt voor elk bedrijf verschillend. Vooral de performantie van uw IT-systemen bepaalt in grote mate het af te leggen traject richting betere rapportering en meer data-inzicht.

Beschikt uw onderneming al over een goed werkend systeem waarin de nodige data-registraties gebeuren? Kunnen deze data ook vlot via exports of queries geconsulteerd worden? In dit geval gaan we na hoe de data aan elkaar moet gelinkt worden om data om te zetten in gewenste rapportering. Vaak kunnen rapporteringstools zoals Business Objects, Power BI of andere hierbij helpen. Welke digitale tool voor uw onderneming van best toepassing is, bekijken we graag samen met u.

Wordt u echter steeds vaker geconfronteerd met de tekortkomingen van uw huidige systeem? Plant u reeds de transitie naar een nieuw IT-systeem? Een onafhankelijke partij versterkt u tijdens uw digitale selectie. Binnen dit traject komen uw rapporteringsnoden uitgebreid aan bod. Samen definiëren we welke data en datagroeperingen u nodig heeft om de rapportering efficiënt uit het nieuwe IT-systeem te halen. Het zou immers zeer jammer zijn dat u nog manuele bewerkingen moet doen na zo’n investering. We geven de gedefinieerde data objecten dan mee aan uw IT-partner die bij de implementatie van het nieuwe systeem hiermee dient rekening te houden.

Verkiest u om – ondanks enkele tekortkomingen – toch vast te houden aan uw huidige systeem? Dan nog kan bijkomende rapportering tot meer inzicht leiden. We kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om extra rapportering in Excel op te bouwen door middel van databases en dynamische rapporten. Deze laatste zijn rapporteringen in Excel die met een minimum aan data input of manuele handelingen kunnen opgemaakt worden. Deze Excel-rapporten kunnen later eveneens als input dienen voor de opzet van een nieuw of uitbreiding van het huidig IT-systeem.

Conclusie

Heel wat mogelijkheden dus om uw business in een efficiënte rapportering te gieten en uw data inzichtelijker te maken.

Wilt u inzicht in uw cijfers? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.

Daphne Dockers - 11 februari 2019