ERP & digitale selectie

4 vuistregels om masterdata te beheren

news item photo

Wat zijn “Masterdata” of “stamgegevens” eigenlijk?

We vinden deze woorden niet terug in het Nederlandstalige woordenboek Van Daele. Toch weet iedereen wat we hiermee bedoelen.

Of niet?

 

Ter opfrissing: stamgegevens (masterdata) zijn gegevens die u niet frequent wijzigt en basisinformatie omvatten over de toepassing waarop ze betrekking hebben. Het zijn veelal de belangrijkste gegevens binnen uw organisatie waarop de operaties en bijgevolg ook het IT-systeem gebaseerd zijn. Mocht de masterdata binnen uw bedrijf niet centraal ter beschikking staan, zou u telkens opnieuw dezelfde gegevens moeten opzoeken of ingeven bij de realisatie van een verkoop, een aankoop of de inboeking van een factuur. Voorbeelden van masterdata zijn klantnaam, contactpersoon bij de klant, prijsafspraken, artikelgegevens etc.

Een misvatting die bij sommige bedrijven geldt, is dat gezien deze gegevens niet frequent wijzigen, ze dan ook niet veel tijd voor data-onderhoud moeten voorzien. Niets is minder waar. Het is van cruciaal belang dat masterdata up to date gehouden wordt.

De 3 belangrijkste redenen waarom masterdatabeheer belangrijk is

  1. Efficiënt werken: om zoekwerk te beperken is het aangewezen dat de masterdata waaruit uw medewerkers kunnen kiezen opgeschoond is. Dit wil zeggen dat u geen lange lijsten van ongebruikte of oude items ter beschikking stelt aan uw medewerkers. Wanneer u uit 100 artikels het juiste artikel moet zoeken, of dit uit een lijst van 10.000 moet doen, dan spreekt het voor zich dat de lijst van 100 artikels makkelijker werkt.
  2. Inzichtelijke rapportering: klanten, leveranciers of artikels die niet meer actief zijn, hoeven niet meer opgenomen te worden in de rapportering. Dit zorgt enkel voor vervuiling van de inzichten.
  3. Fouten vermijden: wanneer inactieve klanten, leveranciers of artikels niet meer in het IT-systeem zichtbaar zijn, kunnen deze dan ook niet meer foutief gebruikt worden.

Moet er zich dan iemand fulltime ontfermen over de data? Dat is voor de meeste KMO’s dan ook weer te veel van het goede.

Met onderstaande 4 vuistregels komt u al een heel eind

  1. First time right principe: stel een duidelijk proces op over hoe u als bedrijf data wenst aan te maken. Zo is het duidelijk hoe en waar het bedrijf data wenst bij te houden.
  2. Duid een verantwoordelijke aan: maak iemand verantwoordelijk voor klantenmasterdata, leveranciersmasterdata en artikelmasterdata. Op die manier is er één aanspreekpunt en één persoon die de data monitort. Uiteraard kan deze verantwoordelijke wel beroep doen op collega’s om de juiste data te verzamelen.
  3. Data verzameling: welke data wilt u allemaal structureren in het ERP- of CRM-systeem over een bepaalde klant, leverancier of artikel? Welke velden zijn verplicht in te vullen? Bij de aanmaak van een nieuw stamgegeven of masterdata-item vult u best onmiddellijk alle nuttige velden in. Om dit te kunnen doen, moeten alle nuttige velden uiteraard ook beschikbaar zijn in het IT-systeem. Overige velden verbergt u best indien mogelijk.
  4. Jaarlijks onderhoud: bekijk jaarlijks welke klanten, leveranciers of artikels eventueel gedeactiveerd mogen worden. In de meeste IT-systemen kunt u geen data verwijderen, maar wel op niet-actief zetten. Op die manier kunt u de stamgegevens niet meer gebruiken, maar gaat historische data ook niet verloren.

Wenst u deze principes toe te passen? Dan is het goed om met een schone lei te starten. Met een eenmalige dataoefening in Excel of Power BI bekijkt u welke leveranciers, klanten of artikels op niet-actief kunnen gezet worden in uw IT-systeem. Ook ontbrekende velden kunt u op die manier eenvoudig identificeren en aanvullen. Nadien kunt u alles opladen in uw IT-systeem om zo uw stamgegevens of masterdata up-to-date te hebben.

Heeft u nog vragen over masterdatabeheer of wenst u ondersteuning tijdens bij het juist zetten van uw masterdata? Contacteer ons vrijblijvend.


Daphne Dockers - 12 mei 2022

share: