Hoe benut u uw ERP-systeem beter?

U heeft een ERP-systeem, maar toch slaagt u er niet in om er de juiste informatie uit te halen of heeft u het gevoel niet efficiënt te werken.

Dit ligt niet noodzakelijk aan uw ERP-systeem. De mogelijkheid bestaat inderdaad dat de software verouderd is of niet volledig aansluit bij uw noden, maar vaak knelt het schoentje bij de opzet van de processen die het ERP-systeem ondersteunt.

Om te bepalen waar de oorzaak nu precies ligt, is het voor uw onderneming noodzakelijk om beide aspecten te onder de loep te nemen: de technische stand van uw huidige systemen en uw gewenste, toekomstige bedrijfsprocessen.

Uw processen of uw ERP-systeem aanpakken?

CHECK 1: Bekijk de technische stand van uw systeem:

• Ondersteunt uw IT-partner of softwareleverancier uw huidig pakket nog steeds?

• Werkt u op een recente versie van de software?

• Is de software vanop afstand toegankelijk?

De nood aan een update naar de nieuwste versie of bijkomende upgrades zijn samen met de toegankelijkheid vanop afstand de eerste knipperlichten.

Is alles echter nog werkbaar en up-to-date? Voer vervolgens de tweede check uit.

CHECK 2: Hoe zijn uw processen vandaag ingericht? Hoe wenst u ze idealiter in te richten? Door het gewenste proces in kaart te brengen, identificeert u wat de noden van uw bedrijf zijn.

Een volgende stap is evalueren of uw huidig ERP-systeem de noden van het ideale proces voor uw bedrijf al dan niet afdekt. Ga na of de gewenste IT-functionaliteiten aanwezig zijn in uw ERP-systeem.

Wanneer uw huidig ERP-systeem de noden van uw ideale proces niet afdekt of technisch niet meer voldoet aan de vereisten, is een zoektocht naar een nieuw ERP-systeem aangewezen.

Lukt het om uw toekomstige processen en de noden die hieruit voortvloeien wel in uw huidig ERP-systeem te organiseren? Dan is er goed nieuws!

U evolueert dan idealiter aan de hand van gedefinieerde actiestappen naar een toekomstige manier van werken. Dit binnen het kader van uw huidig ERP-systeem.

Evolutie van huidige naar toekomstige processen

Actieplan opstellen

In het geval dat uw huidig ERP-systeem uw noden nog steeds afdekt, is het voor uw onderneming mogelijks toch nog een uitdaging om de evolutie naar de gewenste processen door te maken.

Afhankelijk van de noden en prioriteiten definieert u een gefaseerde aanpak, proces per proces. Deze gefaseerde aanpak documenteert u in een actieplan.

Aan elk actiepunt geeft u een prioriteit, een verantwoordelijke en een deadline mee.

De prioriteit is afhankelijk van de vruchten die u dankzij de uitrol van het actiepunt zal plukken.
 

Voorbeeld probleemstelling:

De voorraadwaarde stijgt jaar na jaar, zonder dat u weet waarom. U heeft onvoldoende zicht op de huidige voorraad. Welke hoeveelheden liggen nog in het magazijn? Welke goederen zijn gereserveerd voor klanten? Wanneer moeten we de voorraad aanvullen?

Door de impact die deze probleemstelling op uw dagelijkse werking heeft, wijst u er een hoge prioriteit aan toe. Bijgevolg maakt dit onderwerp deel uit van de eerste fase van uw actieplan.
U schrijft hier meerdere acties onder toe, doordat er een aantal stappen noodzakelijk zijn om dit aan te pakken:

1. U moet namelijk een aankoopflow opzetten, zodat u goederen die uw magazijn fysiek binnenkomen ook kan registreren in uw ERP-systeem. Zo verhoogt u de voorraad.

2. De verkoopflow met leveringen naar klanten is dan weer het proces dat ervoor zorgt dat uw voorraad terug daalt nadat iets fysiek is weggenomen is. Ook dit proces is noodzakelijk om de doelstelling van inzichtelijke stock te bereiken.

3. Tot slot moet u een nulpunt bepalen en eenmalig de voorraad tellen om te starten met correcte voorraadniveaus.

Voor elke activiteit dient u de gepaste actiepunten te definiëren. Door deze opbouw houdt u te allen tijde het overzicht.

Pas wanneer alle acties binnen de 3 gedefinieerde activiteiten gerealiseerd zijn, zal de voorraad inzichtelijker zijn.

 

Zorg er zeker ook voor dat acties duidelijk gedefinieerd zijn. U gebruikt hiervoor bijvoorbeeld de SMART-methode (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden). Zo is het voor iedereen duidelijk wat er precies verwacht wordt.

Actieplan uitrollen

Stel projectteams samen die de uitrol van elke fase behartigen. Zo bent u ook zeker dat uw medewerkers zich de nieuwe manier van werken eigen maken. Voorzie in een actieplan steeds een test- en feedbackmoment, zodat ook onvolledigheden of uitzonderingen gecapteerd zijn.

Wat als uw ERP-systeem toch verouderd is of niet afdoende blijkt?

Dan heeft u uw huiswerk al gemaakt door na te denken over de toekomstige manier van werken en de functionaliteiten die hier vereist voor zijn. Met deze informatie start u de zoektocht naar het ERP-pakket die het best bij uw noden aansluit. 

 

Wenst u zich te laten adviseren rond procesoptimalisatie in bestaande omgevingen of een nieuwe ERP-selectie te starten? Contacteer ons dan vrijblijvend.

Daphne Dockers - 19 januari 2022