Automatiseer uw bedrijfsprocessen met het Microsoft Power Platform

Veel ondernemingen hebben moeite om de gewenste functionaliteiten uit hun IT-systeem te halen. Dit komt onder andere door de complexiteit, de onderbenutting of door het ontbreken van functionele toepassingen binnen het huidig IT-systeem. Een oplossing hoeft niet altijd duur en ingewikkeld te zijn.

Wat is het Microsoft Power platform?

Power Automate, Power Apps en sinds kort Power Virtual Agent* vormen samen met Power BI het Microsoft Power Platform. Power Automate laat toe om administratieve processen achter de schermen te automatiseren met behulp van door de gebruiker geïmplementeerde flows. Power Apps laat toe om zelf makkelijk visuele applicaties te bouwen die bijvoorbeeld informatie gaan collecteren. Zowel Power Apps als Power Automate zijn vlot aan te leren en worden via een eenvoudige grafische interface bediend. De tabel hieronder geeft een beknopt overzicht van de modules en vat hun belangrijkste kenmerken en verschillen samen.

* Power Virtual Agent is een tool die toelaat slimme chatbots te ontwikkelen, om zo bijvoorbeeld klantendiensten te ontlasten. Deze tool laten we echter buiten beschouwing voor de rest van dit artikel.

Waarom inzetten op Power Automate?

Daar waar het huidig IT-systeem tekort schiet, treedt het Power Platform op als workaround om tekortkomingen op te vangen. Dit wordt versterkt wanneer de drie tools in combinatie met elkaar werken. Een praktisch voorbeeld volgt hieronder:

De huidige ERP/IT-omgeving heeft slechts een beperkte rapporteringsfunctie waardoor je niet alle gewenste inzichten verkrijgt. In eerste instantie kan dit opgevangen worden door Power BI. Power BI wordt als laag boven het huidige systeem opgezet om zo de gewenste datastromen op te vangen en te visualiseren.

Daarnaast ontbreekt de ERP/IT-omgeving bijvoorbeeld een tool om werknemer expenses te registreren. Als gevolg bundelen medewerkers hun bonnetjes en leveren deze maandelijks fysiek in. Een manueel en foutgevoelig proces omwille van de kans op verlies.
Als antwoord werd in-house een eenvoudige Power App ontwikkeld via de visuele drag en drop interface die toelaat expenses te registeren via de smartphone. Met behulp van Power Automate werden flows opgezet die de expenses bij ontvangst naar de bevoegde manager pushen ter verificatie.

Na goedkeuring landen deze tenslotte bij het accounting team ter verwerking. De data die hieruit vloeit wordt opnieuw toegevoegd aan het Power BI dashboard ter aanvulling van de reeds bestaande data.

Analyse van de investering tegen de te verwachten baten.

Omwille van de beperkte tijdsinvestering en snelle return on investment biedt het Power Platform een zekere meerwaarde voor gebruikers.

• Enerzijds zijn de gebruikersprijzen vrij miniem en anderzijds is de tijdsinvestering beperkt om naar een go-live situatie te gaan, dit vanwege de vlot aan te leren functionaliteiten.
• De return on investment is vooral afhankelijk van de mate van inzetbaarheid en toepasbaarheid van de opgezette flow of ontworpen applicatie. Als een flow 10 minuten per dag uitspaart voor een gebruiker, dan spreek je bij een gemiddelde bruto uurloonkost van €40 voor een bediende alvast over een snelle terugverdientijd. Je recupereert in dit geval de abonnementskost terug vanaf de 2e keer dat de flow voltooid werd.
• Deze tools kunnen gebruikt worden als eerste proof of concept vooraleer over te schakelen naar dedicated software met een duur prijskaartje.
• Indien er reeds gewerkt wordt met Microsoft producten binnen uw organisatie, dan is er kruisbestuiving mogelijk tussen de datapunten die reeds aanwezig zijn binnen het ecosysteem.

Bij horsum brengen wij aan de hand van een business assesment jullie huidige proces(sen) in kaart, bepalen we jullie bedrijfsnoden en kijken we graag of het power platform een oplossing kan bieden voor jullie uitdaging. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Quentin Bonte - 02 januari 2023