Na de eerdere vergelijkingen van de SAP-producten en Dynamics-producten onderling, vergelijkt dit artikel voor u de twee nauwst aansluitende systemen, SAP Business One en Micrososft Dynamics Business Central, met elkaar.

De twee systemen zijn als het ware rechtstreekse concurrenten en vertonen daardoor heel wat gelijkenissen. Toch zijn er een aantal belangrijke verschillen waar u rekening mee moet houden tijdens uw keuze voor een nieuw ERP-systeem. 

Dit artikel geeft u een helder overzicht van de gelijkenissen en de verschillen tussen SAP Business One en Dynamics Business Central. We vergelijken de pakketten op de volgende vlakken: 

• De doelgroep 
• De functionaliteiten 
• Het applicatielandschap 
• De implementatie (kostprijs, doorlooptijd) 

Doelgroep

Zowel SAP Business One als Dynamics Business Central zijn geschikt voor kleine tot middelgrote ondernemingen (1-250 medewerkers) die reeds met een ERP-systeem werken of de overstap naar een ERP-systeem willen maken. Beide systemen beschikken over een breed gamma van sectoronafhankelijke standaardfunctionaliteiten. Afhankelijk van de sector of het type bedrijf zal SAP iets meer geschikt zijn dan Dynamics of omgekeerd, maar de verschillen zijn functioneel eerder klein van aard. 

Functionaliteiten

De verschillen tussen SAP Business One en Dynamics Business Central liggen niet zozeer in de aanwezige modules (bv. Operations, Finance, Productie …) maar vooral in het ecosysteem waarvoor u kiest, in de visuele interface en in het partnernetwerk met add-ons. 

Zowel SAP Business One als Dynamics Business Central beschikken over een groot netwerk van partners die add-ons ontwerpen om de standaardfunctionaliteit uit te breiden of meer sectorspecifieke functionaliteit te voorzien. Beide systemen kunnen ook door middel van maatwerk uitgebreid worden indien de add-ons vanop de “app stores” niet volstaan. 

Één belangrijk functioneel verschil is wel dat SAP Business One momenteel over meer uitgebreide intercompany functionaliteiten beschikt. Met SAP Business One is het mogelijk om een automatische intercompanyflow op te zetten tussen verschillende bedrijven in verschillende landen. Dynamics Business Central beschikt ook over intercompany functionaliteiten, al is dit enkel mogelijk voor verschillende bedrijven die zich in hetzelfde land bevinden. Het is niet standaard mogelijk om intercompany flows tussen verschillende landen op te zetten. 

Applicatielandschap

Wanneer u voor SAP of Microsoft (Dynamics) kiest, kiest u in zekere mate ook (indirect) voor het achterliggende applicatielandschap van de software. Elk van deze ecosystemen heeft enkele typische kenmerken. 

Microsoft

Microsoft Dynamics voorziet standaard verschillende integraties met hun andere producten zoals Microsoft Office (Excel, Word, Outlook). Deze integraties bieden u verschillende voordelen, zoals: 

• Snel en efficiënt masterdata of transacties inladen of bijwerken via de directe verbinding met Excel 
• Raadplegen van klanten- of contactinformatie of opmaken van offertes en orders rechtstreeks vanuit Outlook 

Daarnaast voorziet Microsoft ook integraties met het Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate). Voorbeelden van de mogelijkheden hiermee zijn: 

• Power BI-rapporten weergeven op verschillende schermen in uw ERP-systeem 
• Eenvoudig goedkeuringsflows voor Business Central creëren met behulp van Power Automate 
• Mobiele apps of uitbreidingen voor uw ERP-systeem met behulp van Power Apps 

Tenslotte voorziet Microsoft ook standaardintegraties met hun andere Dynamics producten. Zo integreert Business Central bijvoorbeeld standaard met Dynamics for Sales. Op deze manier kan u eenvoudig uw CRM-functionaliteit aanzienlijk uitbreiden terwijl u nog steeds een geïntegreerd systeem behoudt. 

Natuurlijk zijn hier ook een aantal nadelen aan verbonden. Deze nadelen uiten zich vooral wanneer u als bedrijf bepaalde Microsoft-producten links laat liggen en met alternatieve oplossingen aan de slag gaat (e.g. Pakket van Google in plaats van Microsoft Office). Daarnaast zijn de Office integraties tot nu toe ook niet compatibel met het Mac-besturingssysteem. Hierdoor wordt u bij de keuze voor Dynamics ergens ook wel gemotiveerd om ook andere Microsoft producten te gebruiken. 

SAP

Net zoals Dynamics voorziet ook SAP in hun applicatielandschap verschillende standaardintegraties zoals een integratie met Microsoft Office, waardoor verschillende documenten uit het ERP-systeem eenvoudig naar een Document Management Systeem kunnen geëxporteerd worden.

Daarnaast beschikt SAP over een eigen BI-tool waarmee rapporten en dashboards opgemaakt kunnen worden en vervolgens geïntegreerd weergegeven worden in het ERP-systeem zelf. Voor goedkeuringsflows beschikken ze ook over hun eigen tool om deze flows op te zetten.

Het is ook van belang om te vermelden dat het Power Platform van Microsoft niet enkel bestemd is voor bedrijven die ook Dynamics gebruiken. Het Power Platform is bestemd voor een veel bredere doelgroep ongeacht welk ERP-systeem u gebruikt. Zo kan Power Automate gebruikt worden om workflows te maken gebaseerd op SAP data, kunnen er Power Apps gemaakt worden en is het ook mogelijk om de rapportering en dashboards op te maken in Power BI.

Tenslotte is het zelfs mogelijk om uw SAP ERP-systeem te integreren met de verschillende Dynamics producten zoals bv. Dynamics for Field Service. Hiermee willen we aantonen dat er nog steeds een bepaalde mate van flexibiliteit bestaat. Niettegenstaande is het wel belangrijk om stil te staan bij het “grotere geheel” voordat u een ERP-systeem kiest.

Gelijkenissen

Aangezien beide systemen zich ongeveer op dezelfde positie in de markt bevinden, vertonen de applicatielandschappen ook een aantal belangrijke gelijkenissen:

• Keuze tussen cloud of on-premises
• App store met add-on applicaties
• Embedded analytics & BI
• Mobiele applicatie voor smartphone of tablet

Zowel binnen SAP Business One als Dynamics Business Central zitten zoals vermeld alle basisfunctionaliteiten vervat. Deze functionaliteiten kunnen via integreerbare add-ons uitgebreid worden, indien uw onderneming hier nood aan heeft. 

Implementatie

De doorlooptijd van de implementatie, de implementatiekost en de licentiekost liggen zowel voor SAP Business One als Dynamics Business Central in dezelfde range. Afhankelijk van de IT-partner die u kiest kunnen deze factoren ook verschillen. De projectmethodologie waarop de beide systemen geïmplementeerd worden, is ook voornamelijk afhankelijk van de IT-partner en minder van het ERP-systeem zelf.

 

Deze vergelijking helpt u alvast op weg bij uw keuze van een nieuw ERP-pakket, al zijn dit zeker niet de enige mogelijkheden op de markt. Horsum ondersteunt u op een onafhankelijke manier tijdens uw zoektocht naar het gepaste systeem en IT-partner voor uw bedrijf. Contacteer ons vrijblijvend voor een verhelderend gesprek.

 

Jonathan Vande Putte - 16 december 2021