ERP & digitale selectie

Enkele handige tips bij uw onderhandelingen over een IT-implementatie

news item photo

Na een wellicht lang evaluatieproces, heeft u eindelijk bepaald met welk ERP-systeem u in zee gaat om uw bedrijfsprocessen te digitaliseren. Maar wat nu? 

Om succes in de toekomst te garanderen, is het nu tijd om te onderhandelen over een overeenkomst. Op deze manier zorgt u ervoor dat u een goede financiële en contractuele regeling aangaat zonder onverwachte wendingen.  

De laatste jaren is het onderhandelingsproces belangrijker dan ooit geworden wegens de shift van éénmalige aankoopkosten van on-premise software naar terugkerende jaarlijkse abonnementskosten van cloud software. Het onderhandelingsproces kan met andere woorden verreikende gevolgen hebben voor uw bedrijfsresultaat in de komende jaren.  

Welke kosten kunt u verwachten bij een ERP-implementatie? 

De kostprijs van een ERP-implementatie is opgebouwd uit verschillende onderdelen, waaronder:

  1. Licentiekosten worden bepaald op basis van de gebruikers, het platform en de functionaliteiten. 
    1. Hoeveel gebruikers zullen werken met het ERP-systeem en welke rechten krijgen zij (beheerder/full user/limited user)? 
    2. Kiest u voor een on-premise of cloud oplossing? Het platform heeft een invloed op de licentiekosten 
    3. Bij de keuze van functionaliteiten wordt er uitgemaakt welke bedrijfsprocessen een uitgebreidere ondersteuning van het ERP-pakket nodig hebben. Heeft u standaard of iets ingewikkeldere bedrijfsprocessen? 
  2. Add-ons van de leverancier of een externe partij heeft u nodig indien het ERP-systeem tekortschiet in het ondersteunen van ingewikkelde/niche bedrijfsprocessen. 
  3. De configuratie van de gekozen oplossing (en) vergt een éénmalige implementatiekost.  
  4. Indien u maatwerk wenst, dient het ERP-systeem aangepast te worden aan de bedrijfsprocessen wat veel tijd en een hoge kost met zich meebrengt. 
  5. Om medewerkers vertrouwd te maken met het nieuwe systeem, zijn trainingen een must. 
  6. Nieuwe functionaliteiten hebben soms ook nieuwe apparatuur nodig (bv. Scanners voor het verwerken van de magazijnbewegingen). Dit vergt een éénmalige investering bij de start van uw project.  
  7. Na de implementatiekosten, vinden er eveneens onderhoudskosten plaats. Het onderhoud van hardware of software is noodzakelijk om alles efficiënt en vlot te laten verlopen doorheen de tijd. Meestal betaalt u hiervoor een bepaald % op de licentiekosten.  

Voor de onderhandelingen capteert u alle kosten in een Total Cost of Ownership (TCO) - model. Een TCO geeft u een volledig overzicht van de totale kosten die u zal maken gedurende de volledige gebruikersperiode. Niet enkel de aanschaffingswaarde maar ook de kosten van het bezit worden in rekening gebracht. 

Welke onderhandelingsruimte is er bij een ERP-contractvoorstel?

Hieronder enkele tips en overwegingen die u kunnen ondersteunen tijdens het negotiëren:

  1. Indien u kiest voor een cloud ERP-systeem, zal u jaarlijkse abonnementskosten hebben. Wanneer u kiest voor een systeem van één van de marktleiders, is de marge om te onderhandelen op deze licentiekosten vaak klein.
  2. Negotieer niet enkel over uw huidig situatie maar houdt ook rekening met de toevoeging van gebruikers of modules in de toekomst. Denk na over de “to-be” situatie. Vaak is het voordelig om nu reeds een prijs af te spreken voor nieuwe gebruikers/modules in de komende jaren.
  3. Koop niet meer software dan u nodig heeft, indien u in een later stadium modules wilt toevoegen kan dit meestal eenvoudig.
  4. Indien de leverancier eigen add-on’s aanbiedt, kan er marge zijn voor negotiatie op de licentiekosten.
  5. Focus op uurtarieven in de plaats van totalen bij de implementatiekost. Aangezien u meestal op basis van ‘time-and-material’ gefactureerd zal worden, geven uurtarieven een meer betekenisvol en tastbaar beeld. Houd hierbij rekening met het principe “what you pay, is what you get” wanneer u drukt op de implementatiekosten. Betekent een lager uurtarief, een minder senior profiel? Shortcuts wanneer intern budget verbruikt wordt? Een onvolledige oplossing?
  6. Kijk na wat er over indexering van de tarieven vermeld wordt in de overeenkomst. Vaak kunt u bekomen dat de tarieven niet geïndexeerd worden tijdens de looptijd van de implementatie.

Het onderhandelingsproces is een zeer belangrijke stap in het kiezen van een nieuw ERP-systeem dus zorg ervoor dat u hier voldoende tijd aan besteedt.

Vragen of hulp nodig bij uw onderhandelingsproces? Neemt contact op voor een vrijblijvend gesprek.


Jolien Vromant - 24 maart 2023

share: