Op welke manier breidt u de functionaliteit van uw ERP-systeem uit? Met maatwerk? Of liever met add-ons, apps en “best of breed”-systemen?

U heeft momenteel een ERP-systeem, of overweegt om er één aan te schaffen, maar ziet dat bepaalde functionaliteiten voor uw bedrijf ontbreken. In deze situatie wordt er vaak direct aan maatwerk gedacht, al dan niet met een negatieve connotatie.

Tegenwoordig beschikken de meeste ERP-systemen over alternatieve oplossingen om u in deze functionaliteiten te voorzien. Indien er na verdere analyse toch naar maatwerk gekeken moet worden, hoeft dit niet per se een negatief verhaal te zijn.

Hieronder krijgt u een overzicht van de verschillende mogelijkheden om de functionaliteit van uw ERP-systeem uit te breiden. Deze mogelijkheden gelden ook voor cloud-based ERP-systemen.

Add-ons of aanvullende apps

Zowel voor cloud-based als on-premises ERP-systemen zijn er tegenwoordig add-ons beschikbaar. Add-ons zijn extra “apps” die door onafhankelijke softwarebedrijven verkocht worden en compatibel zijn met uw ERP-systeem. Add-ons worden door de onafhankelijke softwarebedrijven aangeboden op de “App store” van het ERP-systeem. Via de “App store” kunnen bedrijven de add-ons vinden en zo contact opnemen met het softwarebedrijf of implementatiepartner.

Het is dus zeker interessant om bij gebrek aan een bepaalde functionaliteit eerst op te zoeken of er geen add-ons voor beschikbaar zijn.

U verkiest een add-on als oplossing? De voordelen:

• Het softwarebedrijf van de add-on is verantwoordelijk voor updates en bugfixes. Op deze manier is er langs uw kant geen rework vereist.
• Softwarebedrijven die add-ons bouwen, hebben vaak al jarenlange expertise in het domein van de functionaliteit van de add-on.
• U betaalt geen hoge eenmalige kost voor ontwikkeling en ondersteuning achteraf, maar een maandelijkse “subscription based” kost die alle updates en bugfixes omvat.
• Elke maand kan u add-ons activeren of deactiveren. U betaalt dus enkel voor de maanden wanneer de add-on gebruikt wordt. Op deze manier laat u uw ERP-systeem op een eenvoudige manier meeschalen met uw bedrijf.

U verkiest een add-on als oplossing? De nadelen:

• U “huurt” de add-on aan de hand van een maandelijkse kostprijs en bent dus geen eigenaar van het product.
• De add-on is niet specifiek toegespitst op uw bedrijf alleen.
• Er is een derde partij waar u, naast de implementatiepartner van uw ERP-systeem, van afhankelijk bent.

Interfaces met “Best of breed”-systemen

Indien er een veelomvattende functionaliteit of een volledige module ontbreekt in uw ERP-systeem, is een add-on mogelijks onvoldoende om deze behoefte in te vullen. De ontwikkeling van deze module of functionaliteit aan de hand van maatwerk is echter een dure en complexe aangelegenheid. In dit geval biedt de integratie met een best of breed softwarepakket mogelijks de oplossing. Dit wordt aanzien als de beste software in zijn niche van functionaliteit. Een “best of breed” WMS-systeem zou dus bijvoorbeeld een meer diepgaande en uitgebreide functionaliteit moeten hebben t.o.v. de WMS-module in uw ERP-systeem.

Voorbeelden waarvoor “best of breed”-systemen vaak worden aangewend:

• WMS (Warehouse Management System)
• MES (Manufacturing Execution system)
• CRM (Customer Relationship Management)
• Procurement & Sourcing Software
• AP (Accounts payable) Automation Software

Bijkomende uitleg over wat deze termen precies inhouden vindt u terug in dit artikel.

Aan de hand van interfaces tussen de twee systemen worden er in één of meerdere richtingen CRUD (create, read, update, delete) commando’s verstuurd. Het ene systeem zorgt er dus voor dat de data in het andere systeem up to date blijft, en omgekeerd.

Op deze manier maakt uw bedrijf maximaal gebruik van de functionaliteit van het “best of breed” systeem en blijven de voordelen van “one version of the truth” nog steeds behouden aan de hand van de interfaces tussen de twee systemen. Het ERP-systeem blijft namelijk up to date, en vereist geen dubbele (manuele) data-ingave.

U verkiest een “best of breed”-systeem als oplossing? De voordelen:

• Uitgebreide en diepgaande functionaliteit via “best of breed” software.
• ERP-systeem wordt automatisch up to date gehouden dankzij de interfaces.
• Er is geen switch naar een nieuw ERP-systeem vereist aangezien de behoefte naar de functionaliteit ingevuld is.

U verkiest een “best of breed”-systeem als oplossing? De nadelen:

• Een extra softwarepakket dat moet worden aangekocht, geïmplementeerd en gelicentieerd. Dit leidt tot een langere implementatietijd en een hogere kostprijs.
• Kans op rework bij grote updates van één van de twee systemen.
• Sommige functies binnen het bedrijf moeten gebruik maken van de twee systemen i.p.v. “slechts” één ERP. Dit is afhankelijk van de mate waarin functies gesplitst zijn binnen het bedrijf.

Maatwerk

In het geval dat de bovenstaande mogelijkheden geen oplossing bieden, of u processen hebt die specifiek zijn voor uw bedrijf, biedt maatwerk op uw ERP-systeem een alternatief. Bij deze beslissing speelt uw huidige ERP-infrastructuur een grote rol. De ontwikkeling en gevolgen van maatwerk verschillen namelijk voor on-premises en cloud-based ERP-systemen. In tegenstelling tot maatwerk bij de variant on-premises, wijzigt maatwerk bij cloud-based ERP-systemen de broncode niet. De customisaties worden hier zowaar als een extensie “ingeplugd”.

Doordat het maatwerk geen wijzigingen aan de broncode doorvoert, verkleint het risico op “version lock”. Dit is een veelvoorkomend probleem bij ondernemingen die hun (on-premises) ERP-systeem in hoge mate hebben uitgebreid via maatwerk. De grote hoeveelheid modificaties maakt het voor deze ondernemingen moeilijk tot onmogelijk om het ERP-systeem up te graden naar de nieuwste versie. Hierdoor blijven deze bedrijven werken op verouderde software en kunnen ze dus niet meegenieten van de nieuwste functionaliteiten en bugfixes.

Een ERP-systeem dat gebruik maakt van cloud-technologie, controleert de compatibiliteit van het maatwerk met de nieuwe updates van het systeem. Indien het maatwerk niet compatibel blijkt, krijgt u hier een melding van zodat uw maatwerk tijdig aangepast kan worden.

Tenslotte wordt uw cloud-based ERP-systeem automatisch geupdatet en wordt de “version lock” als het ware uitgesloten terwijl maatwerk nog steeds mogelijk blijft.

U verkiest maatwerk als oplossing? De voordelen:

• Hoge mate van customisatie. De oplossing wordt ontwikkeld vanuit uw specifieke noden.
• U bent zelf eigenaar van de customisatie en vermijdt licentie- en onderhoudscontracten.

U verkiest maatwerk als oplossing? De nadelen:

• Maatwerk vertegenwoordigt vaak een omvangrijke investering.
• Kans op rework bij updates van het ERP-systeem.
• Grotere kans op version lock, dit wordt via de nieuwe ERP-architectuur al meer en meer vermeden.

Zit u met vragen over hoe u uw IT-systemen best met nieuwe functionaliteiten aanvult? Of wenst u begeleiding tijdens uw keuze van een volledig nieuw ERP-systeem? Contacteer ons vrijblijvend voor een verhelderend gesprek.

Jonathan Vande Putte - 19 mei 2021