Het belang van masterdata voor uw KMO

Het verzamelen, registreren en opslaan van (transactionele) gegevens vormt voor veel kmo’s geen geheim meer. Toch zien we in de praktijk weinig kmo’s actief hun masterdata beheren. Dit is nochtans een must geworden voor een moderne en efficiënte organisatie. Maar wat zijn hier nu de voordelen van? En hoe begint u hieraan? We helpen u graag op weg.
 

Wat is masterdata?

Masterdata omvat de meest essentiële en waardevolle informatie voor uw bedrijfsvoering. Het betreft niet-transactionele* gegevens die grotendeels onveranderlijk blijven eenmaal gedefinieerd. De belangrijkste vormen van masterdata zijn onder andere: klanten, producten, leveranciers en het grootboek van uw organisatie. Deze zaken worden ook masterdata-entiteiten genoemd. Uw masterdata beschrijft voor elk van deze entiteiten welke informatie u wel in uw dataset opneemt en welke niet.

*Masterdata staat in contrast met transactionele data (orders, facturen, stockbewegingen…). Deze worden op dagelijkse basis gegenereerd, aangevuld, gewijzigd… terwijl uw masterdata eerder statisch blijft.

Wat is masterdatamanagement?

Het creëren en beheren van deze kernset aan data wordt masterdatamanagement genoemd. Masterdatamanagement zorgt ervoor dat brongegevens centraal staan in uw gehele organisatie. Hierdoor analyseren werknemers eenvoudiger data en nemen ze betere beslissingen.

Hoe beheert u masterdata?

Om masterdata succesvol te beheren, moet u rekening houden met een aantal kernelementen:

• Definieer uw master per entiteit: het is belangrijk om te definiëren welke info van welke entiteiten (klanten, artikelen, …) u nodig heeft. Een voorbeeld hiervan zijn persoonsgegevens van uw klanten zoals naam en adres, de dimensies en kleur van een artikel... Een master is zo beperkt of uitgebreid als u zelf nodig acht. Een goede balans vinden doet u door na te denken op welke relevante dimensies u later wil rapporteren. Elk informatie-element van uw master moet immers ingevuld zijn (per klant, per artikel) om later volledige rapporten op te bouwen.
• Hanteer het single source of truth-principe: Belangrijk om uw masterdata te onderhouden is dat elk record (elke klant, elk artikel…) slechts op één plek wordt aangemaakt, onderhouden en verwijderd. Op deze manier vermijdt u dat talloze Excelbestanden een eigen leven gaan leiden or erger nog, dat u artikelen verkoopt die simpelweg niet meer bestaan. Heeft u deze masterdata ook in andere systemen nodig? Overweeg dan om een interface tussen beide systemen te bouwen.
• Valideer en standaardiseer uw data: verwijder alle duplicaten en vervolledig ontbrekende data binnen uw organisatie. Heeft u meerdere adressen voor 1 klant? Achterhaal welk adres het juiste is voor facturatie. Definieer ook welke waarden u wil toelaten voor bepaalde informatie. Als de kleur van een artikel relevant is, welke kleuren laat u dan toe? Wit, beige en lichtgrijs? Of enkel wit?  U beperkt bij dit soort keuze best de mogelijkheid om vrije velden te gebruiken, maar laat medewerkers keuzes maken uit een selecte drop down lijst. Dit verbetert de kwaliteit van uw data en rapporten sterk.
• Beheer en bewaak uw data: definieer een proces zodat de kwaliteit van uw data gewaarborgd blijft. Aanpassingen in masterdata beperkt U best tot enkele personen binnen uw organisatie. Het aanduiden van relevante specialisten voor bepaalde masterdata-entiteiten (zoals artikelen) is een goede praktijk.

Waarom is het beheren van masterdata nu zo belangrijk?

1. Betere datakwaliteit: masterdata zorgt ervoor dat uw gegevens meer accuraat en volledig zijn op lange termijn. Hierdoor ontstaan er minder discussies omtrent welke data het meest actueel is.
2. Efficiëntie: het centraliseren van masterdata zorgt ervoor dat het beheerproces eenvoudiger wordt en er minder manueel werk is.
3. Lichtere foutenlast: wanneer u uw klanten, leveranciers en artikelen goed onderhoudt, heeft u minder kans op fouten (leveringen op foute adressen, artikelen verkopen die u niet meer aanbiedt…)
4. Consistente rapportering: met goed onderhouden master data maakt u allerlei rapporten op zoals “Welke klanten zijn verantwoordelijk voor X% van de omzet?”, “Welke productgroepen doen het momenteel goed?”, etc. Ook inzichten vanuit verschillende divisies of vestigingen combineert u makkelijk wanneer ze dezelfde datastructuur gebruiken.
5. Inzichten verwerven: door een volledige en betrouwbare weergave van informatie, ontstaan sneller inzichten en actiepunten.

Het beheren van masterdata levert u enorm veel voordelen op en is een must geworden voor elke organisatie, ook een kmo. Heeft u vragen omtrent het beheer van masterdata? Aarzel niet om ons te contacteren voor een vrijblijvend gesprek.

Wil u meer inzicht in uw cijfers? Neem dan alvast een kijkje op www.inzichtinuwcijfers.be

Elias Goethals - 25 november 2022