Vermijd deze 4 projectmanagementrisico’s tijdens uw ERP implementatie
Vandaag digitaliseren als onderneming is inzetten op een betere klantenervaring, een efficiëntere interne werking of betere diensten en producten voor morgen. Met digitalisering komen ook (nieuwe) IT applicaties de organisatie binnen. Maar... voordat deze succesvol de organisatie ondersteunen, komt een uitdagende implementatiefase.
Of het nu een ERP of andere IT-implementatie betreft, implementaties staan bekend om hun lastige parcours. De hoge graad van inspanningen die het van ondernemingen vraagt en de vele valkuilen die ermee gepaard gaan, zorgen voor een uitdagend project. Wees aandachtig voor scope creep, allocatie van interne beschikbaarheden, het zijspoor van de leverancier en het verandermanagement binnen uw onderneming.
1. Scope creep
“Scope creep” is het fenomeen waarbij de scope van een project ongecontroleerd groeit of wijzigt na de start van een project. Bij een geslaagde ERP-implementatie levert het nieuwe ERP-pakket de gewenste functionaliteiten binnen budget én op tijd. Voorkomen van scope creep verzekert dat de beschikbare middelen doelgericht en volgens afspraak worden ingezet.
Hoe is scope creep te voorkomen? Enerzijds door voorafgaand aan de digitale selectie en implementatie grondig het huiswerk te maken en duidelijk de scope te definiëren en te valideren. Zo moet vooraf duidelijk zijn welke modules en functionaliteiten geïmplementeerd zullen worden.
Anderzijds zullen doorheen de ERP-implementatie ongetwijfeld aanvragen van de “business” komen om bepaalde gewenste – maar niet geplande- functionaliteiten te voorzien. Om te voorkomen dat een gewillige implementatiepartner deze tussendoor implementeert, moet een formele communicatiestructuur aanwezig zijn. Zo worden aanvragen gestructureerd behandeld en voorkomen organisaties een ongecontroleerde projectgroei.
2. Allocatie van interne beschikbaarheden
Een ERP-implementatie vergt heel wat inspanningen van de interne organisatie. De doorlooptijd van de ERP-implementatie is vaak zelfs meer afhankelijk van de interne beschikbaarheden, dan van de implementatiepartner.
Om constante vooruitgang te boeken, is het belangrijk dat de interne medewerkers voldoende tijd vrijkrijgen in de agenda. Zo kunnen ze formeel de gevraagde input voor de implementatiepartner voorzien.
Als best practice raden we aan om enkele vaste momenten in de week te voorzien voor de implementatie, de zogenaamde “projectmomenten”. Zo krijgen medewerkers formele momenten om mee te werken aan de ERP-implementatie en worden de bijhorende taken geen taken “bovenop” hun dagdagelijkse activiteiten.
Voor de projectmanager is het belangrijk dat de “projectmomenten” gerespecteerd worden binnen de organisatie. Een actief sponsorship van het management is hier onontbeerlijk.
3. Zijspoor van de leverancier
Eenmaal de implementatie gestart is, bent u klant van de implementatiepartner. Hoewel er veel waarheid schuilt in het gezegde “klant is koning”, kan het gebeuren dat klant-ondernemingen tijdens de implementatie niet altijd met hoogste prioriteit behandeld worden.
Om te vermijden dat de implementatiepartner u intern op een zijspoor plaatst, raden we aan om objectieve prestatie-indicatoren af te spreken, deze periodiek (maandelijks) te meten en deze te rapporteren. Bij afwijkingen moet de projectmanager proactief optreden en dit bespreken met de implementatiepartner of escaleren naar een formele stuurgroep.
Één van de goeie praktijken is om de implementatiepartner ter plaatse bij de klant te laten implementeren, niet vanop afstand. Enerzijds heeft dit een positieve impact op de communcatie (kortere communicatielijnen). Anderzijds verplicht dit de implementatiepartner om fysisch aanwezig te zijn en dus tijd in te plannen voor uw organisatie.
4. Veranderingsmanagement
Finaal beslissen de gebruikers of het nieuwe ERP-pakket een succes is of niet. Daarom is het uiterst belangrijk om end-users te betrekken doorheen alle projectfases: van voorbereidende trajecten zoals uittekenen van gewenste bedrijfsprocessen tot de ERP-selectie en doorheen de volledige implementatie.
Als projectmanager is het daarom belangrijk om duidelijk in kaart te brengen welke stakeholders in welke vorm en met welke frequentie betrokken moeten worden. Zo wordt het veranderingsmanagement proactief doorheen de organisatie gestuurd.
Interesse?
Staat uw organisatie ook voor een ingrijpende digitale selectie? Bent u op zoek naar advies of begeleiding van dit project? Of wenst u meer informatie omtrent ondersteuning tijdens de implementatie? Contacteer ons gerust op het nummer +32 9 378 38 28 of stuur een e-mail naar info@horsum.be. Wij helpen u graag verder.
Dennis Houthoofd - 18 september 2018