Wanneer is uw ERP aan vervanging toe? 5 alarmbellen uitgelegd!

U beschikt over een ERP-systeem dat uw onderneming zowel administratief als operationeel ondersteunt. Toch hoort u in de wandelgangen steeds meer geklaag van uw werknemers over het ERP-pakket en vraagt u zich af: “Is ons ERP-systeem nog wel oké?”. Bij problemen krijgt het IT-departement (soms onterecht) een kwade blik toegeworpen. Hoewel niet elk probleem een reden tot paniek hoeft te zijn, zijn er toch enkele waarschuwingssignalen waar u best aandacht voor heeft. 

Hieronder valt bijvoorbeeld de (aflopende) ondersteuning door uw IT-leverancier. Een nieuw ERP-pakket is daarnaast ook aangewezen wanneer het niet meer voldoet aan uw behoeften, of wanneer u meer flexibiliteit of automatisatie wenst. Ook externe zaken, zoals evoluerende regelgeving of klanteneisen wijzen mogelijks op de nood aan een nieuw ERP-systeem.

1. Uw softwarepartner ondersteunt uw huidig ERP-systeem niet langer

De softwaremogelijkheden wijzigen zodanig snel tegenwoordig, dat ontwikkelaars genoodzaakt zijn om hun software grondig te vernieuwen of zelfs stop te zetten indien de vernieuwing zodanig groot is. De ondersteuning en updates van de ‘oudere’ software ontwikkelen ze niet meer waardoor u geen support meer geniet voor uw huidig ERP-systeem.

2. Uw bedrijfsactiviteiten zijn zodanig gewijzigd dat uw ERP-pakket niet meer voldoet aan uw behoeften

Ziet uw bedrijf er niet meer hetzelfde uit als 10 jaar geleden? Uw onderneming is meer projectgedreven dan vroeger, u heeft een shift van make-to-stock naar make-to-order gemaakt, u heeft bijkomende diensten aan uw productaanbod toegevoegd of u heeft complexe productiestructuren geïntroduceerd. Sommige basissystemen ondersteunen dit alles onvoldoende. Wanneer dit de continuïteit en transparantie in het gedrang brengt, is dit een waarschuwingssignaal voor uw onderneming tot vervanging van het IT-systeem.

3. U wenst meer flexibiliteit

Flexibiliteit is tweeledig. Enerzijds vragen de ontwikkelingen in onze maatschappij dat u overal en altijd kan werken. Dit creëert de noodzaak dat uw gegevens van overal en op elk toestel beschikbaar moeten zijn. In sommige IT-infrastructuren is dit niet mogelijk en kan dit tot grote ergernissen leiden in de dagdagelijkse werking. Anderzijds stellen bedrijven ook meer en meer flexibiliteitseisen aan hun systemen. Vaak verhindert maatwerk in het ERP-systeem om bijkomende eisen op te nemen in het huidig pakket, waardoor uw onderneming het IT-systeem als het ware ontgroeit.

4. U bent op zoek naar automatisatie in uw processen en/of rapportering, hetgeen uw huidig IT-pakket niet ondersteunt

Sommige basispakketten ontbreken de mogelijkheid om veel automatisatie toe te laten. Wanneer een gebrek aan automatisatie tot frustraties of significant tijdsverlies lijdt, is dit een trigger om naar een nieuw IT-pakket over te stappen. Ook wanneer uw IT-systeem beperkte rapportering toelaat en u de noodzaak voelt om meer controle te hebben over uw bedrijf, stapt u beter over naar een meer geavanceerd IT-systeem.

5. U krijgt te maken met bijkomende regelgeving in de sector of nieuwe eisen van klanten die u dwingen om de manier van werken bij te sturen

Denk bijvoorbeeld aan traceerbaarheid van producten, gegevens … waardoor de noodzaak ontstaat om geavanceerdere tools in te zetten om dit op een efficiënte manier te kunnen organiseren.

Welke signalen uw ook onderneming waarneemt, onderstrepen we het belang om in elke situatie eerst uw ‘huiswerk’ te maken alvorens halsoverkop een nieuw IT-pakket te selecteren. Het huiswerk slaat op een analyse die u voor uw onderneming maakt, of laat maken, om zo de (IT)-noden te identificeren. De doelstelling moet immers zijn om het meest passende ERP-systeem bij de behoeften van uw onderneming te vinden. 

Wenst u vrijblijvend meer informatie over de overstap naar een nieuw IT-systeem? Aarzel niet om contact op te nemen voor een vrijblijvend gesprek.

Daphne Dockers - 16 februari 2021