Maak van uw Excel model geen monster… 10 praktische tips

Of u nu voor of tegen bent… Excel spreadsheets worden in alle bedrijven veelvuldig gebruikt. Ze worden aangewend voor allerlei doeleinden: managementrapporteringen, KPI-berekeningen, investeringsbeslissingen, cash forecasting, businessplannen, kostprijsberekeningen, ...

Veel Excel modellen hebben al een lang leven achter zich. Ze worden maand na maand geüpdatet, ze worden steeds verder uitgebreid en geavanceerd, ze worden overgedragen van de ene collega naar de ander… en beetje bij beetje worden ze een monster. Een monster waarin fouten sluipen. Een monster dat veel tijd vergt om ten gronde te begrijpen. Een monster waarop soms klakkeloos wordt vertrouwd omdat het niet meer te begrijpen valt…

De kans is zeer groot dat u ook zulke monsters in uw bedrijf lopen hebt. Meer zelfs, u denkt nu meteen aan bepaalde Excel bestanden, niet?

 

Door enkele goede gebruiken (best practices) kunt u vermijden dat uw Excel model zo een monster wordt. Op basis van onze ervaring geven we u graag 10 praktische tips!

1. Onderscheid input van berekeningen en output

Een goed gestructureerde spreadsheet is gemakkelijk te begrijpen en te onderhouden. Ontwerp de spreadsheet zo dat elke input maar één keer hoeft ingegeven te worden. Onderscheid inputwerkbladen van berekenings- en outputwerkbladen. Zorg ervoor dat u op de berekenings- en outputwerkbladen geen gegevens meer hoeft in te voeren. U refereert in deze werkbladen enkel naar de gegevens van de inputwerkbladen.

2. Maak gebruik van kleuren

Maak gebruik van kleurcoderingen voor werkbladen en cellen. Geef aan ieder type werkblad een verschillende kleur. Dit maakt het visueel heel overzichtelijk.

Onderscheid inputcellen van formulecellen. Inputcellen kunt u bijvoorbeeld in het geel opvullen en formulecellen laat u wit. Zo voorkomt u dat formulecellen overschreven worden.

3. Voeg een introductietabblad toe

Voeg aan ieder Excel model een introductieblad toe. Een introductietabblad geeft de gebruiker wat basisinformatie en uitleg over de structuur van het model:

• Wie is de auteur van de Excel spreadsheet?
• Wat is de doelstelling ervan?
• Wat is het versienummer?
• Vanwaar komt de input? Wat is de databron?
• Welke zijn de verschillende tabbladen die in de spreadsheet staan en wat is hun functie (input, berekeningen, output)?
• Wat is de betekenis van de gebruikte kleuren?
• Wat is de logica van bepaalde berekeningen?

Hoe complexer de Excel spreadsheet en hoe meer gebruikers er zijn, hoe meer een goede documentatie zich opdringt.

4. Hou uw formules zo eenvoudig en kort mogelijk

Vermijd lange formules die helemaal ontleed moeten worden om ze te begrijpen. Splits ze liever uit in verschillende cellen. Fouten zullen op die manier vlugger opvallen en de spreadsheet kan sneller nagekeken worden. Uw collega’s zullen de spreadsheet bovendien beter begrijpen. Eenvoud siert!

5. Maak een berekening één keer en refereer dan naar deze berekening

Herhaal een berekening niet verschillende keren in eenzelfde spreadsheet. Maak de berekening één keer en refereer dan telkens naar deze berekening. Dit beperkt het risico op fouten en is efficiënter gezien er dan minder berekeningen nodig zijn.

6. Steek in een formule geen waarden die moeten of kunnen veranderen

Hardcode nooit de waarden in een formule! Zet deze waarden liever in aparte cellen en refereer naar deze cellen. Dat garandeert dat u deze waarden slechts één keer hoeft in te geven. Indien een verandering nodig is, hoeft u dit maar op één plaats te doen.

7. Verberg geen werkbladen, kolommen of rijen

Verberg geen werkbladen, kolommen of rijen. Dit maakt het voor de gebruiker alleen maar moeilijker om het Excel model te begrijpen.

8. Vermijd macro’s

Limiteer het aantal macro’s of gebruik ze eerlijk gezegd liever niet. Niet iedereen kan werken met macro’s… wat kan leiden tot grote frustraties. In de praktijk stellen we vast dat macro’s goed werken zolang de persoon die de macro heeft gecreëerd het model zelf frequent gebruikt. Van zodra het model naar iemand anders is overgedragen, begint het mis te lopen.

9. Gebruik zo weinig mogelijk externe links

Gebruik zo weinig mogelijk externe links in Excel modellen. Zeker in het geval van meerdere gebruikers van het Excel model. Hou er rekening mee dat externe linken niet altijd zomaar geüpdatet worden. Zo loopt u het risico dat u met de verkeerde input rekent.

10. Bouw checks en alerts in

Bouw logische checks en alerts in. Deze checks kunnen bijvoorbeeld nagaan of de balans in evenwicht is, er geen negatieve netto boekwaarden zijn enzovoort.

Voeg een controle werkblad in waarin een overzicht wordt gegeven van alle checks. Op die manier kunt u in één oogopslag zien of alles in orde is.

 

Dennis Houthoofd - 10 april 2017