Het belang van juiste vragen stellen bij operational excellence

Operational excellence en een efficiënte bedrijfsuitvoering zijn te allen tijde belangrijk in het bedrijfsleven. Er zijn verschillende tools en technieken voorhanden om te streven naar operational excellence. Denk maar aan Lean Six Sigma tools, Data Mining technieken, Process Mining, Business Process Modelling tools, KPI-monitoring enzovoort. Allen hebben ze hun voor- en nadelen, sterkten en zwakten. Hun gemeenschappelijk kenmerk? Het risico om verloren te lopen in de veelheid aan data en informatie. In dit artikel wijzen we u alvast de juiste richting aan zodat u het noorden niet kwijtraakt.

Bedrijven die streven naar operational excellence doen dit vaak aan de hand van verbeterprojecten waarbij ze bovenstaande tools en technieken inzetten. Ook hier geldt, goed begonnen is half gewonnen. Een goede start van dergelijke projecten is cruciaal om de essentie niet voorbij te gaan.

Ten eerste is het belangrijk om goed af te bakenen welk proces of welk deel van een proces u wenst te analyseren, optimaliseren of in kaart te brengen. Bepaal duidelijk waar je start én waar het proces dat u onderhanden neemt stopt. Hierbij geldt “start small, think big”. Zowel naar change management als naar het succes van een project toe, is een kleinere scope steeds beter dan een omvangrijke scope. Definieer en documenteer de scope duidelijk en geef aan op welke business driver u wilt werken. Wenst u een betere klantenervaring te bereiken, kosten te reduceren of risico beter te beheersen? Een project charter opstellen kan hierbij helpen. Kijk doorheen het project regelmatig terug naar de gedefinieerde scope, om erover te waken dat er geen zogenaamde scope creep optreedt. (Scope creep verwijst naar het ongecontroleerd of ongewild uitbreiden van de scope van het project.)

Ten tweede geven we steeds het advies om vooraf een duidelijke onderzoeksvraag op te stellen. Vaak omvat deze de volledige scope van het proces. Daardoor kan de centrale vraag meestal niet meteen en volledig beantwoord worden. U kan de centrale onderzoeksvraag beter opsplitsen in kleinere vragen. Zo bekomt u in een kortere tijd meerdere antwoorden, die nieuwe inzichten kunnen verschaffen. Verder zal u hierdoor vermijden dat u zaken analyseert of aanpakt die niet relevant zijn voor het project en geven de deelvragen de nodige structuur aan het project.

Hoe formuleer ik relevante vragen?

Bepaal duidelijk wat u wilt onderzoeken, monitoren of evalueren. Wilt u louter iets aantonen of wenst u concrete verbeterpunten naar voren te schuiven? Specifieer dus het doel van uw project.

Op basis van het vooropgestelde doel kan u de onderzoeksvraag opstellen. Een goede onderzoeksvraag is deze die een antwoord geeft op het vooropgestelde doel en die u in staat stelt om aan de hand van het antwoord vervolgacties te ondernemen.

Wanneer de centrale onderzoeksvraag is opgesteld, kan u de deelvragen formuleren. Een goede deelvraag:

• Is minder complex dan de centrale onderzoeksvraag;
• Is specifieker dan de centrale onderzoeksvraag;
• Omvat een kleinere scope dan de centrale onderzoeksvraag;
• Zijn allemaal nodig om een antwoord te kunnen formuleren op de centrale onderzoeksvraag;
• Is SMART gedefinieerd of Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgeboden. De deelvraag moet dus eenduidig zijn, toegevoegde waarde leveren aan de centrale onderzoeksvraag, acceptabel voor de doelgroep/management en haalbaar zijn om ze te beantwoorden, zowel in inhoud als in tijd.
• Een centrale onderzoeksvraag zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “Maken de rode duivels kans om wereldkampioen te worden in Rusland?” Een voorbeeld van een deelvraag is dan: “Wat zijn de sterktes van de Rode Duivels t.o.v. de tegenstanders?”  U ziet dat de deelvraag de centrale onderzoeksvraag ondersteunt. Door inzicht te krijgen in de sterktes van de rode duivels, zijn we beter in staat om de kansen in te schatten op een WK beker of welke actiepunten we moeten opstellen zodat we binnen 4 jaar meer kans maken.

Op basis van de antwoorden op deze deelvragen, moet u in staat zijn om een antwoord te formuleren op de centrale onderzoeksvraag. Hieruit komen dan veelal actiepunten naar boven om het proces efficiënter of effectiever te organiseren.

We kunnen concluderen dat een goede voorbereiding een succesfactor is voor de verbeterprojecten bij het streven naar operational excellence.

Wenst u meer informatie omtrent operational excellence of kunnen we u helpen bij de voorbereiding, uitvoering of analyse van uw projecten? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek!

Daphne Dockers – 13 juli 2018