7 tips om uw bedrijfsprocessen levendig te houden
Binnen het kader van een nakende ERP implementatie heeft u beslist om uw huidige en/of toekomstige bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Maar… u wil er ook zeker van zijn dat de visualisaties niet eindigen als een bestoft rapport diep in uw kast?
Hieronder geven we 7 tips over hoe u de bedrijfsprocessen voor, tijdens en na de ERP implementatie levendig houdt.
Keep it simple
Niemand heeft baat aan te ingewikkelde flowcharts. Maakt u ze te moeilijk, dan zullen uw medewerkers ze niet raadplegen. Zorg daarnaast voor een duidelijke procesarchitectuur. Zo vinden de medewerkers de nodige flowcharts eenvoudig terug.
Ontwikkel en visualiseer de bedrijfsprocessen met kennis
Ontwikkel en visualiseer bedrijfsprocessen niet vanuit de spreekwoordelijke “ivoren toren”, maar betrek uw medewerkers. Uw medewerkers voeren de bedrijfsprocessen uit. Vanuit hun ervaring zullen ze vaak inzichten en verbetervoorstellen aandragen die bijdragen tot de ontwikkeling van een efficiënter bedrijfsproces.
Train medewerkers zodat ze de bedrijfsprocessen kunnen lezen
Medewerkers zullen de bedrijfsprocessen niet raadplegen als ze deze niet kunnen lezen. Enerzijds kan u dit tegengaan door de visualisaties eenvoudig te houden. Anderzijds moeten ze getraind worden in het lezen van de modelleertaal.
Hoe en waarom
Bij implementatie van het nieuwe ERP systeem moet er voldoende aandacht zijn voor het nodige veranderingsmanagement. Nieuwe bedrijfsprocessen voeren zichzelf niet uit. Leg daarom aan uw medewerkers uit waarom bepaalde proceskeuzes zijn gemaakt. Leg hier niet enkel uit hoe ze moeten werken, maar vertel ook waarom ze zo werken.
Meet de uitvoering en communiceer positieve feedback
De kans is groot dat nieuwe en/of verbeterde bedrijfsprocessen hun intrede maken bij de implementatie van een nieuw ERP systeem. Meet de positieve resultaten die resulteren uit de nieuwe manier van werken. Communiceer deze resultaten aan de uitvoerende medewerkers en verhoog hun enthousiasme voor verandering.
Maak medewerkers verantwoordelijk voor de bedrijfsprocessen
Grijp het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen aan als kans voor continue verbetering. Door de visualisaties zijn de bedrijfsprocessen tastbaar gemaakt voor de medewerkers. Maak medewerkers verantwoordelijk om de bedrijfsprocessen voortdurend in vraag te stellen en de visualisaties te onderhouden. Engageer deze medewerkers om ook na de ERP implementatie proactief verder verbeteringen binnen hun toegewezen bedrijfsprocessen te zoeken.
Moedig medewerkers aan om verbetervoorstellen aan te brengen
Zorg ervoor dat medewerkers eenvoudig verbeteringen kunnen voorstellen. Verzeker ook dat medewerkers feedback krijgen over hun voorstellen, ongeacht of deze positief of negatief is.
Hoe hieraan beginnen?
Staat u aan het begin van een ERP implementatie of hebt u stoffige flowcharts? Dan komen we graag langs! Mail ons op info@horsum.be of bel ons op +32 9 378 38 28 voor meer informatie.
Cédric Verfaillie - 24 augustus 2017