Hoe een analyse van uw verkoopfacturen tot meer verkoop leidt

Veel ondernemingen streven naar een systematische stijging van het aantal verkopen. Maar hebt u zicht op de onderliggende informatie die in een verkoopfactuur is samengevat? En bent u zich bewust dat de combinatie van alle data uit uw verkoopfacturen een schat van informatie is?

 

Het geheel van verkoopfacturen biedt namelijk een resem aan analyse-mogelijkheden. Zo vertelt het u meer over uw eigen onderneming, klanten en artikels. 

Uw verkoopfacturen: verzameld in verkoopdagboek

Uw verkoopfacturen zijn verzameld in uw verkoopdagboek, dat doorgaans op header- (algemeen) en lijnniveau (meer in detail) raadpleegbaar is. Hierin hebt u een overzicht van alle uitgaande facturen, chronologisch weergegeven met opeenvolgende verkoopfactuurnummers.

Uw verkoopfacturen: schat aan informatie

Naast de factuurdatum en het factuurnummer, bevat uw verkoopdagboek (gevoed door uw verkoopfacturen) gebruikelijk ook:

Afhankelijk van de IT-systemen die uw onderneming gebruikt, bevat het verkoopdagboek nog meer informatie.

Uw verkoopfacturen: analyses en KPI’s

De informatie uit uw verkoopdagboek laat u toe inzichten te verkrijgen in uw eigen onderneming, klanten en artikelen die met gepaste actie tot meer verkoop leiden.

1. Uw eigen onderneming

Evolutie van uw aantal verkoopfacturen en gemiddeld factuurbedrag

Weet u waaruit uw omzet bestaat? Het is namelijk mogelijk dat uw omzet geen significante evolutie doormaakt, maar dat onderliggend het aantal verkoopfacturen en het gemiddelde factuurbedrag wel sprekende wijzigingen doormaken.

Een trend naar meer, maar kleinere, verkoopfacturen beïnvloedt mogelijks op welke verkoop- en distributiekanalen u zich best richt. Maak herhaalaankopen voor uw klanten eenvoudig, en beperk de verkoopkost per verkoopfactuur. Loont het om meerdere vertegenwoordigers te hebben als klanten steeds kleinere hoeveelheden afnemen? Vormt een e-commerce platform een beter alternatief? Of is een persoonlijke aanpak eerder aangewezen, doordat de facturen steeds een grotere omvang krijgen?

Omzetevolutie per vertegenwoordiger

Vertegenwoordigers dragen een grote verantwoordelijkheid binnen uw onderneming, doordat zij nieuwe prospecten aanbrengen en (potentiële) klanten door het verkoopproces begeleiden.

Bijgevolg is het belangrijk de omzetevolutie per vertegenwoordiger te monitoren. Hierbij gaat het zowel over het al dan niet behalen van targets, als de weg naar deze targets. Inzicht in de actuele situatie laat u toe tijdig bij te sturen indien de vooropgestelde doelen onbereikbaar lijken.

Mogelijks ontbreekt uw vertegenwoordiger ondersteunende middelen om efficiënt en effectief te verkopen. Of is de piste van alternatieve verkoopkanalen of vertegenwoordigers het verkennen waard.

2. Uw klanten

Inactieve klanten

Inactieve klanten zijn klanten bij wie u over een bepaalde periode geen verkopen hebt gerealiseerd. 

De identificatie van deze klanten laat uw vertegenwoordigers toe uw inactieve klanten te benaderen. Dit geeft u inzichten in de redenen van inactiviteit, en de mogelijkheid om deze klanten te reactiveren.

Aantal (en welke) klanten verantwoordelijk voor 80% van uw verkopen

Deze analyse geeft weer hoe afhankelijk u bent van bepaalde klanten, en wie deze klanten zijn.

De klanten die verantwoordelijk zijn voor 80% van uw verkopen, vergen een nauwgezette opvolging. Onderhoud een goede handelsrelatie met deze klanten, en maak hen warm voor herhaalaankopen. Bekijk daarnaast ook in welke mate uw grote klanten uw topartikels afnemen. Nemen al uw grote klanten uw artikel ‘Snelloper A’ af, behalve één grote klant? Mogelijks realiseert u een verdere verhoging van uw verkopen door deze artikels extra in de schijnwerper te plaatsen of bijkomende middelen aan deze klanten toe te wijzen.

U houdt echter best rekening met de 50/30-maatstaf. Die stelt dat de afhankelijkheid van uw grote klanten te groot blijkt, wanneer 30% van uw klanten verantwoordelijk zijn voor 50% van uw verkopen. Indien u zich in deze gevarenzone bevindt, breidt u uw klantenbasis best verder uit.

3. Uw artikels

Traag- en snellopers

Door een analyse van uw verkoopfacturen verkrijgt u ook inzichten in de omloopsnelheid van uw artikelen. U identificeert zo de traag- en snellopers, wat u in staat stelt uw productaanbod verder te evalueren en optimaliseren.

Toont de vraag naar bepaalde artikels een dalende trend, en verwacht u geen wijziging? U herbekijkt in dit geval best in hoeverre uw onderneming baat heeft bij het aanbieden van deze artikels. De aangewende middelen (bv. slapend kapitaal door het aanhouden van een voorraad, kosten voor opslag en verkoop etc.) moeten namelijk ook voor omzet en winst zorgen. Indien dit niet het geval is, leveren deze middelen uw onderneming mogelijks meer op door ze toe te wijzen aan de bestaande snellopers of ontwikkeling van nieuwe producten.  

Evolutie gemiddelde verkoopprijs en verkochte hoeveelheid per artikel

Deze analyse schept inzicht in de prijselasticiteit per artikel.

Prijselastische goederen zijn goederen waarbij de wijziging van de afgezette hoeveelheid (bv. +20% verkopen) in verhouding groter is dan de prijswijziging (bv. prijs -5%). Dit geldt ook in de omgekeerde richting: een prijsstijging (bv. +5%) leidt verhoudingsgewijs tot een grotere hoeveelheidsdaling (bv. -20%).

Indien u prijselastische goederen in uw aanbod hebt, leidt een herberekening van de optimale verkoopprijs tot meer verkopen. Een kleine prijsdaling resulteert mogelijks in een grote verkoopstijging. Hierbij dient u uiteraard rekening te houden met de dalende verkoopmarge.

 

Dit is slechts een voorproefje van de analysemogelijkheden die voortkomen uit uw verkoopfacturen. Door deze vervolgens nog met andere databronnen te combineren, zijn de analysemogelijkheden quasi eindeloos. Ga echter eerst na welke informatie u en uw medewerkers wensen te zien, en beperk uw rapportering tot deze analyses. Zo blijft alles gestructureerd en overzichtelijk.

Door deze rapportering te automatiseren in Microsoft Power BI, verkrijgt u inzicht in uw cijfers op elk moment. Dit laat u toe de werkelijke situatie op elk moment te raadplegen, te anticiperen en tijdig actie te ondernemen.

Bent u ook benieuwd welke inzichten Power BI in uw onderneming schept? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.

 

Matthieu Cloquet - 24/02/2021