Beschikt uw organisatie over grote hoeveelheden gegevens? Gegevens die zowel in het ERP-systeem, in de talloze “Excellekes”, als in andere databases vervat zitten? Worden deze gegevens, zowel financieel als operationeel, gebruikt om uw organisatie te sturen? Twijfelt u soms aan de correctheid van deze data? Zijn deze gegevens ongestructureerd?

Volgende belangrijkste vraag oppert zich: Benut u ten volle de kracht van uw beschikbare gegevens?

Een goed ontworpen datamodel is de eerste stap in de goede richting. Aan de hand van een datamodel kunt u grip krijgen op alle beschikbare data binnen uw organisatie.

Wat bedoelen we nu precies met een datamodel?

Bij het opstellen van een datamodel worden er drie basisvragen gesteld:

(1) welke soort gegevens zijn er aanwezig?

(2) hoe zien die eruit?

(3) hoe kunnen die met elkaar in verband gebracht worden?

Bij het ontwerp van een datamodel maken we een voorstelling van de elementen die voor uw organisatie de kern zijn van de dagdagelijkse activiteiten. Zo vindt de gegevensinformatie veelal zijn oorsprong in de processen. Denk hierbij aan klantengegevens, facturatiegegevens, verkoopcijfers etc. Naast de gegevens, brengt het datamodel de samenhang in kaart door het modelleren van relaties.

Verder is het van belang om in eerste instantie een datamodel te aanschouwen als een conceptueel model. Een conceptueel datamodel maakt abstractie van de wijze waarop gegevens opgeslagen worden in IT-systemen. Een datamodel is dus onafhankelijk van de IT-systemen en kan systeem overschrijdend zijn. Eenzelfde datamodel kan dus jaren probleemloos blijven voortbestaan binnen uw organisatie. Het is een weergave van gegevensobjecten, geen IT-objecten.

Er zijn verschillende voorstellingen mogelijk van een datamodel in de praktijk. Hieronder vindt u een vereenvoudigd voorbeeld van een datamodel voor een productieomgeving.

Hoe gaat het modelleren in zijn werk?

Voorheen werd datamodellering in organisaties voornamelijk gebruikt als een techniek om een logische structuur aan te brengen in databases, zoals boekhoud- of ERP-databases. Tegenwoordig wordt datamodellering gebruikt om de volledige organisatie in kaart te brengen. Datamodellering is dus essentieel voor het opzetten van gestructureerde en gestroomlijnde processen.

Waarom is een datamodel noodzakelijk voor rapportering in Power BI?

Naast inzicht in uw organisatie, kunnen de belangrijkste rapporteringsobjecten afgeleid worden uit het datamodel. Voor een productiebedrijf bijvoorbeeld zijn de belangrijkste bedrijfsobjecten klanten, verkooporders -en facturen, producten, aankooporders -en facturen, leveranciers en productieorders.

Door deze objecten in kaart te brengen in een datamodel, verkrijgt men één samenhangend geheel. Met dit datamodel kan horsum vervolgens aan de slag in Power BI om volgende inzichten te verschaffen:

• Hoe verloopt de doorlooptijd tussen verkoop-, productie- en aankooporder?
• Hoe lang liggen mijn geproduceerde artikelen gemiddeld op voorraad?
• Zijn er verschillen tussen artikelgroepen of klanten?
• Welke artikelen zijn machine-intensief tijdens de productie?
• ...

Bij horsum dragen we bij een rapporteringsproject het ontwerp van een datamodel hoog in het vaandel. Datamodellering gaat vooraf aan de eigenlijke implementatie in Power BI. De creatie van een datamodel vormt als het ware de motor voor het gehele Power BI-rapport. Samen met u tekenen we uw volledige datamodel uit. Vervolgens kunnen uit het volledige datamodel objecten overgenomen worden, wat leidt tot rapporteringsobjecten, die nodig zijn in Power BI.

Hoe kan Power BI een meerwaarde bieden in uw analyses?

Power BI maakt het mogelijk om verbinding te maken met honderden verschillende databronnen. Denk hierbij aan SAP, Exact, Oracle, SQL servers, acces databases etcetera. Maar ook bijvoorbeeld Google Analytics, Facebook en Twitter. Zo kan Power BI gebruik maken van interactiegegevens van uw website of zelfs van uw sociale media kanalen. Verregaande analyses maken het mogelijk om inzicht te krijgen in uw “bergen” data.

Wilt u ook inzicht in uw cijfers? horsum kan u begeleiden bij het ontwerp van uw datamodel en de implementatie ervan in Power BI. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op: +32 9 378 38 28 of info@horsum.be 

Benoît Tack - 23 september 2020