Heeft u het ook al horen donderen in Keulen wanneer IT-partners het hebben over cloud, servers, software kopen of huren? IT-partners zijn hiermee uiteraard vertrouwd en gaan er soms van uit dat de stakeholders aan tafel diezelfde taal spreken. Om de brug te bouwen tussen IT en de business zetten we de verschillen voor u even op een rijtje.

Licenties huren of kopen?

De licenties van uw nieuw ERP-pakket kan u in de meeste gevallen kopen of huren. Wanneer u licenties koopt, bent u onmiddellijk eigenaar van die licenties. Deze koopformule gaat steeds gepaard met een jaarlijkse onderhoudskost waarin updates van de software vervat zitten. Wanneer u de licenties huurt, omvat de huurprijs zowel het gebruik als het onderhoud op de licenties. Op langere termijn is het kopen van licenties meestal goedkoper. Het voordeel van huren is dat u flexibeler licenties kan stopzetten wanneer deze niet meer nodig zouden zijn. In beide gevallen kan uw IT-partner de software finetunen naar de noden van uw bedrijf.

Die gehuurde of gekochte licenties kan u op een aantal manieren integreren in uw bedrijf. Er zijn 4 mogelijkheden om uw software up en running te krijgen.

U bent eigenaar van uw opslagcapaciteit

Een klant kan zijn software op eigen servers zetten (on premise). Dit zijn toestellen die in de bedrijfsgebouwen moeten aangesloten zijn en die zich in een serverlokaal binnen het bedrijf bevinden. Deze servers kunnen onderhouden worden door eigen IT-personeel of door een derde IT-partner. De software implementator kan daar dan het softwarepakket op installeren. Het is als een huis kopen waarin u gehuurde of gekochte meubelen, zijnde uw ERP-systeem, in onderbrengt. U kan dus kiezen hoe u uw huis, zijnde uw server, indeelt en opzet.

Wanneer een onderneming geen plaats heeft om de servers lokaal onder te brengen, kan het ervoor kiezen om zijn eigen servers in een datacenter te plaatsen. Op die manier creëert uw onderneming een soort private cloud voor uw bedrijf. Dit is vooral aan te raden wanneer u meerdere vestigingen hebt, die elk op een even snelle manier de data moeten kunnen consulteren. Deze consultatie gebeurt dan via de cloud die u zelf heeft opgezet. Ook hier moet het beheer gebeuren door eigen IT-personeel of door een derde IT-partner die meestal niet de softwareleverancier is. Onderhoud aan de hardware valt eveneens onder uw eigen verantwoordelijkheid, net zoals bij de on premise mogelijkheid.

U huurt opslagcapaciteit van derden

Een derde mogelijkheid is het gebruik van de private cloud van een IT-partner. Sommige partners zijn erin gespecialiseerd om een datacenter op te zetten en te onderhouden. Eigenlijk hebben zij dan een ruimte beschikbaar waarin vele servers staan. Op al deze servers draait dan het (hele) applicatiepark van verschillende bedrijven. Als klant huurt u als het ware een stukje van hun servercapaciteit, dit heet hosting. Het onderhoud van deze servers en virtuele machines gebeurt door de IT-partner in ruil voor een hosting fee. Deze fee dekt ook defecten aan de server, updates en soms ook eventuele back-ups. Vaak hebben deze partners een Service Level Agreement (SLA) met hun klanten waarin ze een bepaald percentage uptime beloven. De private cloud is als een huis huren, u kan de inrichting zelf bepalen, maar wanneer het dak lekt blijft de eigenaar van het huis verantwoordelijk. U heeft exclusieve toegang tot uw gehuurd gebouw, en u (of uw softwareleverancier) blijft verantwoordelijk voor de software, het onderhoud en de gerelateerde data.

Een vierde mogelijkheid is de public cloud. Dit zijn de grote bedrijven zoals Microsoft, Amazon, Google, IBM en Oracle die enorme serverlokalen ter beschikking hebben op locaties wereldwijd met servers waarop verschillende virtuele machines draaien. In de public cloud deel je de hardware, opslag en netwerk infrastructuur met andere bedrijven. Het is als co-housing waarbij het koffieapparaat gemeenschappelijk goed is. Hier is het vaak de opzet dat er een kleinere IT-partner als tussenpersoon fungeert tussen uw onderneming en de Microsofts van deze wereld. Maandelijks zullen Microsoft, Amazon, etc dus een hosting fee factureren aan de IT-partner, die deze fee door factureert aan uw bedrijf. Het verschil met de private cloud is dat Microsoft, Amazon, Google, IBM en Oracle de onderlaag van deze servers beheren, daar waar de IT-partners dit doen voor de private cloud. Uw IT-partner kan hierdoor dus minder configuratie uitvoeren dan bij de private cloud. Ze kunnen wel server- en back-upbeheer voor zich nemen in het geval van public cloud. Maar indien er hardware issues zijn, zijn de eigenaars van de servers verantwoordelijk.

We zien de tendens dat meer en meer bedrijven overstappen naar een cloud model in plaats van on-premise. Dit omdat de initiële investering minder groot is. Voor kleinere bedrijven met een eenvoudige business is dit zeker geen slechte keuze. Maar er zijn wel een aantal voorwaarden gekoppeld aan Cloud-ERP. Ten eerste bent u zeer afhankelijk van de snelheid en de stabiliteit van de internetverbinding in uw bedrijf. Indien uw bedrijf zodanig gebruik maakt van het ERP dat bijvoorbeeld de volledige productie erdoor wordt aangestuurd, is het raadzaam om de stabiliteit van uw internetconnectie vooraf te checken alsook een back-up plan voorzien. Vaak wordt er dan een tweede internetlijn van een andere provider geïnstalleerd voor het geval dat de primaire internetlijn zou platliggen.

Ten tweede is het raadzaam om vooraf te verifiëren of uw internetsnelheid en -performantie voldoet om een vlotte werking in het ERP-pakket te garanderen. Wanneer de snelheid of de performantie van de internetlijn immers onvoldoende is, zal er een bijkomende applicatie moeten geïnstalleerd worden om de cloud te kunnen aanspreken. Dit betekent dat uw medewerkers telkens de ERP-applicatie via een terminal server (TS) op hun computer moeten raadplegen. Bovendien brengt dit een additionele kost met zich mee.

Dus… wat is nu de beste optie voor uw onderneming?

Dat hangt af van de noden van het ERP-systeem, uw omgeving, de grootte van uw bedrijf en of u over interne IT-resources beschikt. Wat voor u dus van toepassing is, kunnen we in dit artikel niet zeggen. Wat wel belangrijk is, is dat u de juiste vragen kan stellen aan uw potentiële IT-partner en geïnformeerd de juiste beslissing kunt nemen voor de toekomst.

Wenst u hierbij graag een klankbord of hulp bij de selectie van een IT-pakket door een onafhankelijke consultant? Contacteer ons dan vrijblijvend.

Daphne Dockers - 24 maart 2020