Digitale Transformatie

Een succesvolle data migratie is noodzakelijk voor een geslaagde ERP implementatie. Hoe pakt u dit aan? Tips en tricks.

Een goede data migratie is nodig bij de transformatie naar een nieuw ERP-pakket. Voor veel mensen betekent data migratie simpelweg de export van bedrijfsdata uit het oude systeem en de import naar het nieuwe ERP-systeem. Bedrijfsmedewerkers veronderstellen al te vaak dat technici de moeilijkheden tijdens dit traject moeten oplossen. Dat idee is niet juist. De scope van data migratie tijdens een digitale transformatie is niet enkel de transitie van data van het ene systeem naar het andere. Het houdt ook in dat business analisten of medewerkers de data moeten profileren, controleren op kwaliteit, opschonen en valideren.  

Het belang van data migratie

Als data migratie geen centraal aandachtspunt is, bestaat het gevaar dat gegevens verkeerd worden overgenomen in het nieuwe systeem. Of met andere woorden: garbage in, garbage out. Dit leidt ertoe dat het nieuwe systeem suboptimaal functioneert. Dan kan er een dure vicieuze cirkel van design-build-test-rework ontstaan. Bovendien zorgen incorrecte gegevens in het systeem voor verkeerde rapportering. Nochtans ligt de sleutel tot succes voor veel bedrijven in een grondige analyse van de eigen bedrijfsdata. Op basis van de data kan een bedrijf de juiste strategische inzichten verwerven met onder andere de implementatie van Power BI

Stappen voor een succesvolle data migratie

Eerst en vooral moet het data migratie team inzicht krijgen in de bestaande gegevens uit de verschillende bronsystemen. Dit is data profilering, de eerste stap voor een succesvolle data migratie. Het is niet aangewezen om halsoverkop in alle data te duiken. Segmentatie kan helpen om inzichten sneller te verkrijgen en de data beter te kunnen analyseren. Deze fase gaat samen met de definitie van de data kwaliteit die nodig is om het toekomstige, nieuwe ERP-systeem te voeden. Dit zowel op technisch als op bedrijfskundig vlak. Het is noodzakelijk om gegevens die niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen te wijzigen of te elimineren.

Vervolgens kan de data cleansing of de opschoning van de data starten. Hiervoor bestaat een breed arsenaal aan cleansing tools.

Tot slot is er een testfase en een validatie noodzakelijk alvorens de gegevens ‘live’ gaan in het systeem. Die stap noemen we de data validatie.

Het is van belang dat zowel technici als niet-technische profielen systematisch bovenstaande fases doorlopen om potentiële fouten of bottlenecks voorafgaand aan de data migratie te identificeren.

Volg de Pareto 80/20 regel

Op basis van onze ervaring in verschillende data migratie verhalen, willen we u volgende tip meegeven. Staar u niet blind op de enorme berg data aanwezig in uw bedrijf. Spendeer geen eindeloze uren aan de analyse van al uw data (100%), maar segmenteer en prioritiseer. Vraag u in eerste instantie af welke 20% van uw data, ofwel de core data, noodzakelijk is voor de goede werking van uw bedrijf en dus te migreren is naar uw nieuw ERP-systeem. De Pareto 80/20 regel leert ons dat in de meeste gevallen 20% van de data verantwoordelijk is voor de performantie van 80% van de processen. Data migratie is tot slot ook geen eindpunt. Het is een iteratief proces waarbij regelmatige bijsturing van uw datakwaliteit ervoor zal zorgen dat het ERP-systeem uw business optimaal ondersteunt.

Waarom horsum?

Bij horsum hebben we ruime ervaring bij de begeleiding in de data migratie fase. Als externe partner gebruiken wij onze expertise om deze cruciale projectfase op een objectieve en efficiënte manier tot een goed einde te brengen. Ons perspectief als buitenstaander laat ons toe om de bestaande data in vraag te stellen en problemen of kansen te identificeren. Aangezien wij de kennis in huis hebben van semi-automatische cleansing tools kunnen wij u als onafhankelijke consultant begeleiden in data profilering, de controle van de kwaliteit, data cleansing en data validatie.  

Overtuigd of verdere vragen? Aarzel niet ons te contacteren.

3 maart 2020 - Justine Rousseeuw

share: