Business control

Muda: de 8 types verspillingen in een notendop

Wanneer klanten beroep doen op horsum om hun processen te optimaliseren, heeft horsum steeds als doel zoveel mogelijk toegevoegde waarde te bieden. Maar wat betekent dit nu “toegevoegde waarde”? In het lean denkpatroon is dit vrij duidelijk. De klant van het proces in kwestie bepaalt wat toegevoegde waarde is en wat niet. We noemen dit “the voice of the customer”. Anders gezegd, dit zijn de zaken waarvoor de klant wil betalen. Alle andere taken of processtappen zijn dus eigenlijk puur kosten om de toegevoegde waarde te realiseren en moeten we dus zoveel mogelijk elimineren of op een efficiëntere manier uitvoeren. Door verspillingen te elimineren, verkort je ook automatisch de doorlooptijd om de toegevoegde waarde te leveren voor uw klant van het proces.

Aan de hand van onze tools en workshops identificeren we de taken binnen de processen die waarde toevoegen voor de klant, alsook deze die niet-waarde toevoegend zijn. De niet-waarde toevoegende taken kunnen we classificeren als verspilling. Binnen het lean-denken wordt alles wat middelen vereist maar geen meerwaarde creëert voor de consument als “muda” beschouwd. Er 8 soorten muda of verspillingen:

Overproductie

Met overproductie duiden we aan dat er meer uitgevoerd of gemaakt wordt dan nodig of dat iets te vroeg wordt gemaakt. Overproductie kan men dus ruimer zien dan puur voor productieondernemingen. Het ontstaat vaak omdat mensen ervan overtuigd zijn dat wanneer ze iets in batch doen of maken, ze efficiënter werken. Dit is echter niet altijd het geval. Overproductie zorgt immers voor ‘stapeltjes’ werk, voor voorraad die we nog niet nodig hebben of voor onnodig wachten omdat anderen niet op dit tempo mee kunnen. Hierdoor resulteren die zogenaamde efficiëntie winsten binnen een bepaalde afdeling in verspillingen voor andere afdelingen.

Echter, naast overproductie kan te weinig produceren of voorbereiden ook een verspilling teweegbrengen voor de klant van het proces. Deze laatste moet dan immers wachten tot het nodige verwezenlijkt is.

Transport

Een tweede soort verspilling is transport. Dit omvat het onnodig verplaatsen of vervoeren van producten, materialen, mensen, documenten of informatie. Dit kan te wijten zijn aan een onlogische indeling van infrastructuur of locatie van magazijnen, alsook aan te gefragmenteerde taken en functies waardoor er telkens overdracht nodig is van de ene afdeling naar de andere.

Opslag

Wanneer we het hebben over productieondernemingen is opslag van voorraad veelal noodzakelijk. Dit is niet per definitie een verspilling. Echter, deze voorraden worden wel een verspilling wanneer men grondstoffen stockeert die men niet op korte termijn kan gebruiken voor de productie. Of nog, wanneer men eindproducten produceert waarvoor er nog geen verwachte klant voor bestaat.

Los van productieondernemingen kan deze verspilling ook elders voorkomen. Denk maar aan uw eigen mailbox, de honderden mappen die in een donkere ruimte opgeslagen zitten en waar niemand nog naar kijkt of die 250 dozen printpapier die de officie assistant zo goedkoop heeft kunnen op de kop tikken.

Onnodige voorraad gaat gepaard met de 3 R-en: Ruimtekosten, Rentekosten en Risicokosten, die maar beter vermeden kunnen worden.

Procescomplexiteit

Sommige bedrijven zijn kampioen in het ingewikkeld maken van diverse processen of procedures. Vaak geldt het principe ‘less is more’. Rapporten die men sinds 1980 maakt, maar waar niemand nog naar kijkt, afwijken van de standaard, het invoeren van onnodige checks en controles of de implementatie van complexe machines of systemen zijn slechts enkele voorbeelden van procescomplexiteit. Naarmate het bedrijf groeit, worden de processen ook steeds complexer. Men dient er echter over te waken dat die complexiteit niet stijgt, maar net afneemt door middel van procesoptimalisatie.

Bewegen

De verspilling ‘bewegen’ doelt op onnodige bewegingen van mensen. Wanneer mensen moeten zoeken naar documenten, benodigdheden, gereedschap of informatie binnen een IT-systeem is dit een verspilling van beweging. Ook wanneer men documenten of materialen naar een andere afdeling of site moet brengen, zien we dit als verspilling of beter gezegd een opportuniteit om dit efficiënter aan te pakken.

Herstellen

Herstellen van fouten is het meest duidelijke voorbeeld van verspilling. Men moet zaken opnieuw doen, waardoor veel kostbare tijd verloren gaat. We denken hierbij niet alleen aan zaken die verkeerd lopen en die moeten hersteld worden of aan verkeerde productie wat kosten met zich meebrengt. Ook informatie die meermaals wordt ingegeven of berekeningen die men opnieuw maakt door gebrek aan communicatie zijn vormen van ‘herstellen’.  

Wachten

Wachten is waarschijnlijk voor ons allemaal de meest frustrerende verspilling. Denk maar aan wachten op een document, een goedkeuring, dat ene mailtje, die grote levering of cruciale halffabrikaten. Via procesverbeteringen kunnen we echter niet alle wachten elimineren, maar wanneer er voldoende snelheid in het proces zit, wordt deze verspilling automatisch gereduceerd.

Talent

Tot slot is er verspilling van talent. Dit is tweeledig. Ten eerste is er het niet correct inzetten van talent of het onvoldoende benutten ervan. Dit komt voor wanneer mensen onder hun niveau werken of niet toegewezen worden aan de taken of functies waar zij het sterkst in zijn. Ten tweede is er het feit dat managers, afdelingshoofden of verantwoordelijken geacht worden om problemen op te lossen. Dit zorgt ervoor dat de teamleden minder gaan nadenken, waardoor hun talent onderbenut wordt. Zij zijn immers diegene die dagdagelijks met de problemen in aanraking komen en wel eens voor een zeer goede oplossing zouden kunnen zorgen. Onderbenut en onderschat uw medewerkers dus niet.

Waarschijnlijk heeft u tijdens het lezen van deze tekst wel enkele voorbeelden uit uw eigen omgeving of bedrijf kunnen bedenken die verspilling of “muda” zijn. Of dit nu kleine of grotere zaken zijn, afhankelijk van het type verspilling en de noden van onze klant stellen we diverse oplossingen voor. Dit kan gaan van creatie van “flow” in het proces door gerichte acties, 5S implementaties tot de monitoring van uw proces via data en KPI’s. Steeds met de focus om meer toegevoegde waarde te leveren voor uw klanten, op een zo efficiënt mogelijke manier.

Wenst u ook de verspillingen binnen uw onderneming in kaart te brengen en aan te pakken? Of wenst u meer informatie over onze diensten? Aarzel dan niet ons te contacteren! U kan ons bereiken via info@horsum.be of telefonisch op het nummer +32 9 378 38 28. Tot binnenkort!

Daphne Dockers
07 juni 2019

share: