PROCESS MINING DRUKT MET DE NEUS OP DE FEITEN

Men verwacht van een finance professional dat die aanbevelingen doet in domeinen waar de kosten te hoog oplopen. De uitdaging zit in het begrijpen van het proces achter de cijfers. Het volledige proces in korte tijd of zelfs real-time in kaart kunnen brengen, blijkt voor velen nog een verre droom.

De standaardisatie en automatisatie van bedrijfsprocessen zijn belangrijke vereisten om deze droom te kunnen realiseren. ‘Robotic process automation’ (RPA) is niet langer een vage term, maar is een realiteit waar bedrijven niet langer aan kunnen ontsnappen. Zeker als ze concurrentieel willen blijven.

Om inzicht te krijgen welke taken en activiteiten u kunt automatiseren en waar het grootste potentieel zit, is een grondige analyse van de bestaande processen nodig. Hier duikt process mining op.

Bijna alle bedrijfsprocessen laten een digitaal spoor na. Process mining verzamelt en combineert deze gegevens om de werkelijke flow zichtbaar te maken. Het brengt overbodige en afwijkende procesactiviteiten in kaart en identificeert waar bottlenecks zitten.

Met process mining is het mogelijk om de werkelijke kostprijs van een proces te gaan berekenen. Deze techniek laat niet alleen zien hoeveel processtappen er zijn om tot een eindresultaat te komen, maar toont ook wat de doorlooptijd per processtap is.

Deze inzichten zijn noodzakelijk om de juiste keuzes te kunnen maken op vlak van RPA. Omdat processen met gestandaardiseerde en repetitieve activiteiten het meest voordeel halen uit RPA, is process mining een heel goed middel om deze processen te identificeren.

Process mining drukt met de neus op de feiten: u vermoedt misschien dat een proces redelijk gestandaardiseerd is maar in werkelijkheid bestaan er veel verschillende varianten en uitzonderingen. En net zo sluipt de bedrijfswinst stilletjes naar buiten. Op basis van process mining analyses kunt u concrete acties nemen die een directe impact hebben op het resultaat van uw onderneming. En wanneer u aan RPA denkt, geldt ook: eerst standaardiseren, daarna automatiseren.

Bovendien kunt u nog een stap verder gaan. Eens de processen in kaart zijn gebracht, kunt u de process mining software ook koppelen aan de IT-systemen van uw onderneming. Op deze manier wordt het mogelijk om processen in real-time op te volgen en bij te sturen, vooraleer de kosten oplopen.

Het mag duidelijk zijn dat process mining, gecombineerd met RPA de toekomst is van onze ondernemingen, waarbij de finance professional een belangrijke rol speelt.

Dennis Houthoofd

juni 2019