Processen

Lean Six Sigma meets Process Mining: procesverbeteringen in een digitaal tijdperk

news item photo

Define, measure, analyse, improve & control. Dit zijn dé stappen tot procesverbeteringen volgens de Lean Six Sigma verbetercyclus. We brengen onze processen in kaart met post-it’s en bruin papier, chronometreren de proces- en wachttijden en bevragen onze collega’s naar procesinefficiënties. Op zich is dit prima werken. Maar in tussentijd slaan onze computers grote hoeveelheden data op waar we onvoldoende gebruik van maken. Of niet?

Lean Six Sigma (LSS) verbeterprojecten zijn voor organisaties soms tijdrovende en arbeidsintensieve projecten. Maar de gunstige resultaten die zulke projecten met zich meebrengen, verantwoorden snel de geleverde inspanningen... no pain no gain!

Goed nieuws… het kan efficiënter.  We leven al een tijdje in het digitale tijdperk. Als organisatie hebben we een hoop bruikbare data in onze IT systemen. Deze data kunnen we benutten om verbeterprojecten efficiënter aan te pakken en sneller tot een resultaat te komen. Dit doen we aan de hand van Process Mining. In een vorig artikel haalden we reeds de kracht en het belang van Process Mining aan. In dit artikel leggen we uit waarom Lean Six Sigma en Process Mining hand in hand kunnen gaan.

Define

In de Define-fase definiëren we het probleem en bepalen we de scope voor verbetering. Process mining laat ons toe om deze verbeteropportuniteiten sneller te identificeren. Process mining verschaft inzicht in de bottlenecks, procesvariaties en proceskosten. Daarnaast identificeert de tool activiteiten die voldoende frequent worden uitgevoerd om in aanmerking te komen voor een verbeterproject.  

Measure

In deze tweede fase van een LSS-project brengen we de huidige prestaties van het proces in kaart. Dit kunnen we aan de hand van workshops en interviews (de traditionele manier) of aan de hand van Process Mining (met bedrijfseigen data). Deze laatste manier schetst aan de hand van data het werkelijke proces in de vorm van een flowchart. Is de ene manier beter of slechter dan de andere? Niet echt. De waarheid ligt ergens tussenin. Blindelings vertrouwen op data uit het IT-systeem geeft geen context mee, terwijl manueel flowcharts maken op basis van workshops tijdrovend is. Een combinatie van beide manieren laat toe deze meetfase van het verbeterproject efficiënt en correct uit te voeren.

Analyse 

In de analysefase bepalen we de oorzaken die het meeste effect hebben op de gewenste proces- resultaten. We zoeken dus de grondoorzaak van het probleem. We kunnen hierbij Lean technieken zoals het ‘visgraatdiagram’ en de ‘5 times why’ inzetten. Ook Six Sigma analyses zoals histogrammen en hypothesetesten zijn hulpmiddelen om de significante en minder belangrijke oorzaken te onderscheiden. Naast deze technieken kan Process Mining ook gebruikt worden om grondoorzaken te identificeren. De tool verschaft inzicht in de frequentie van procesvariaties. Hierdoor weten we specifiek waar het proces aangepakt moet worden.

Improve

In deze vierde fase definiëren en implementeren we oplossingen voor de geïdentificeerde grondoorzaken. Hierbij is de betrokkenheid van medewerkers in de onderneming uiterst belangrijk. Enerzijds hebben medewerkers vaak zelf ideeën over hoe een probleem aangepakt kan worden. Anderzijds start het veranderingsmanagement hier al. Process Mining is tevens ook een krachtige tool om veranderingsmanagement aan te wakkeren net omdat het processen en problemen visueel in kaart brengt. Hierdoor zien medewerkers ‘zwart op wit’ de ruimte voor verbetering.

Control

Wanneer de oplossing geïmplementeerd is, controleren we in deze vijfde fase de impact ervan. We kijken of de oplossing het gewenste resultaat oplevert. Process Mining kan hierbij helpen om (al dan niet in real-time) de effecten van de verbeteringen weer te geven. 

Kortom, wanneer we als organisatie procesverbeteringen uitvoeren, moeten we steeds zoeken naar de meest efficiënte manier. Een combinatie van bewezen technieken (LSS) en innovatief gebruik van data kan hierbij helpen. Het één is niet beter dan het ander, maar ga vooral bewust om met de methodes en erken dat deze combineren van 1+1, 3 kan maken.

Heeft u hierbij nog vragen of wenst u zich door ons te laten bijstaan in uw verbeterproject? Aarzel dan niet ons te contacteren. Tot binnenkort!

Daphne Dockers - 11 december 2017

 

share: