D’Excel et du papier à un système unique : comment AJ Desserts a repris le contrôle de sa croissance
Que se passe-t-il lorsque votre entreprise grandit plus vite que vos systèmes ? AJ Desserts produit du riz au lait et des desserts pour des supermarchés, des grossistes et de plus petits clients. Jusqu’il y a peu, tout y reposait sur des listes Excel, des fiches de production papier et un logiciel comptable distinct. Avec ses propres chauffeurs, AJ Desserts livre jusque dans les magasins. En outre, une partie du fonctionnement n’existait que dans la tête de quelques personnes clés : en leur absence, la continuité de l’activité était mise sous pression. La solution passait par un système ERP et un partenaire IT capables de soutenir les processus, d’offrir une vision en temps réel et d’évoluer avec l’entreprise. horsum a accompagné le projet en tant que partenaire indépendant, de l’analyse des processus jusqu’à la sélection de l’ERP. Découvrez comment AJ Desserts travaille aujourd’hui avec Odoo.
D’abord les processus, ensuite le système
Chez horsum, une sélection d’ERP ne commence pas par une démo, mais par un business assessment approfondi. Au travers d’entretiens et d’ateliers, nous avons cartographié l’ensemble du fonctionnement d’AJ Desserts à l’aide de parcours de bout en bout : order-to-cash, purchase-to-pay, production, qualité, entrepôt et finance. On voit ainsi d’un coup d’œil ce qui se passe d’un département à l’autre, de la demande de prix au paiement et de la matière première à la livraison en magasin.
Pourquoi avez-vous choisi d’examiner d’abord vos processus, avant même de lancer la recherche d’un nouveau système ERP ?
« En modélisant les processus avec nos collaborateurs, nous avons rendu explicites des connaissances implicites. Ce qui n’existait auparavant que dans la tête de quelques personnes clés est devenu un cadre de référence commun pour toute l’organisation. C’est aussi devenu d’emblée la base des exigences fonctionnelles du nouveau système ERP. »
Des points de blocage aux opportunités
Chaque point de blocage a donné lieu à une piste d’amélioration concrète :
- Ventes : des prix par groupe de clients avec date de validité, des offres converties en commande de vente en un seul clic et des factures générées automatiquement à partir du bon de livraison.
- Production et entrepôt : le stock était compté manuellement chaque jour et noté sur papier, et il n’existait pas de véritable planification de la production. Désormais, les recettes, les étapes de production et les stocks se trouvent dans le système. On ne produit donc plus sans disposer de suffisamment de matières premières, ni trop tard.
Sécurité alimentaire et traçabilité : pas un extra, mais une condition de base
Pour un producteur alimentaire, la qualité et la traçabilité sont essentielles. Chez AJ Desserts, ce suivi se faisait principalement dans Excel, ce qui entraînait beaucoup de travail manuel.
Quels enseignements des ateliers vous ont paru les plus surprenants ou les plus précieux ?
« Ensemble, nous avons défini comment rendre la traçabilité des lots étanche, de la réception des matières premières jusqu’à la livraison chez le client. Cela passe par un numéro de lot de production affiné, l’enregistrement des consommations sur l’ordre de production et des contrôles qualité avec des valeurs minimales et maximales qui génèrent une alerte en cas d’écart. Les certificats des fournisseurs et leurs dates d’expiration ont désormais eux aussi une place fixe dans le système. » – Jo Adriaenssens
Voir plus loin que l’ERP
Tous les défis ne se résolvent pas avec un ERP. C’est pourquoi nous avons examiné l’ensemble du futur paysage IT. Un exemple : les chauffeurs remplissaient les bons de livraison à la main, puis l’administration réencodait tout dans Excel et dans le logiciel de facturation. Grâce à une application mobile de bons de livraison numériques, ces données sont désormais transmises directement à l’ERP et servent immédiatement de base à la facturation.
Nous avons également approfondi plusieurs thèmes clés : l’optimisation des tournées, le reporting BI, l’EDI, le traitement automatique des données bancaires et salariales (CODA/SODA) et le traitement automatique des factures d’achat (Peppol/OCR). Pour chaque thème, nous avons présenté en toute transparence les avantages et les inconvénients, comme le coût et la complexité. AJ Desserts a ensuite fixé elle-même ses priorités.
Un choix fondé sur le fond, pas sur le discours commercial
Une fois les processus et les exigences fonctionnelles documentés, la sélection a pu démarrer de manière ciblée. Nous avons établi une longlist de solutions ERP et de partenaires IT, en accordant une attention particulière aux critères suivants :
- L’expérience dans le secteur alimentaire
- La prise en charge de la production, de la qualité et de la traçabilité
- La facilité d’utilisation sur le terrain
Cette longlist a débouché sur une shortlist. Chaque candidat a reçu un cahier des charges (Request for Proposal) sur mesure, et les démos ont suivi des scénarios issus du fonctionnement quotidien d’AJ Desserts.
Comment horsum vous a-t-il aidés à choisir un nouveau système ERP et un partenaire IT ?
« En tant que partenaire indépendant, horsum a veillé à ce que chaque fournisseur soit évalué selon les mêmes critères et à ce que les promesses faites pendant les démos soient confrontées à nos besoins réels. Le choix s’est ainsi fait sur le fond, et non sur la base du meilleur discours commercial. » – Jo Adriaenssens
Odoo en production
AJ Desserts disposait d’une vision claire de ses propres processus, d’un plan d’amélioration largement soutenu et d’un choix mûrement réfléchi. Sur ces bases, l’entreprise a entamé l’implémentation en toute confiance. Aujourd’hui, elle travaille avec Odoo. Un système central unique a remplacé les listes Excel éparses et les documents papier.
Comment vivez-vous la différence maintenant qu’Odoo est en service ? Qu’est-ce que cela vous a apporté concrètement ?
« C’est une toute nouvelle façon de travailler. Elle simplifie de nombreux processus et, surtout, supprime une grande partie du travail administratif. Le chemin pour y arriver a été long et intense, avec beaucoup de concertation, de communication et de brainstorming. Certains points doivent encore être peaufinés ici et là, mais heureusement, Odoo est très flexible à cet égard et permet la personnalisation. Aucune organisation ne fonctionne en effet exactement de la même manière, et une petite PME en particulier a souvent des besoins et des méthodes de travail très spécifiques. » – Jo Adriaenssens
Où horsum a-t-il fait la différence pour vous au cours du projet ?
« Si nous avions entamé cette recherche seuls, je pense que nous aurions assez vite abandonné. Depuis des années, nous travaillions avec notre propre “système”, qui s’était développé de manière organique au fil du temps, et une grande partie des connaissances reposait sur quelques personnes seulement.
Lorsque vous devez ensuite chercher, en tant que profane, un progiciel ERP adapté, vous êtes vite submergé de termes et de possibilités. Ils ne sont pas toujours faciles à comprendre, et souvent difficiles à traduire en fonction de vos besoins concrets.
horsum nous a accompagnés en remettant notre fonctionnement en question de manière critique et en allant à l’essentiel grâce à des questions très ciblées. Ils ont soulevé des sujets auxquels nous devions réfléchir en profondeur : comment voulons-nous organiser cela le plus efficacement possible à l’avenir, sans négliger d’éléments importants ?
Grâce à leur accompagnement direct et expert, nous avons une vision beaucoup plus claire de nos besoins et des solutions qui y répondent. Réactifs, allant droit au but et particulièrement précieux dans une matière en grande partie nouvelle pour nous. » – Jo Adriaenssens
Ça vous parle ? Faisons connaissance.
Votre fonctionnement repose encore sur des listes Excel et du papier ? Ou vous hésitez sur le système ERP le mieux adapté à vos processus ? En tant que partenaire indépendant, nous vous accompagnons de l’analyse des processus et de la sélection de l’ERP jusqu’à l’implémentation et au suivi après le démarrage. Vous faites ainsi un choix qui fonctionne aujourd’hui et qui est prêt pour l’avenir.
