Van Excel en papier naar één systeem: hoe AJ Desserts zijn groei onder controle kreeg
Wat gebeurt er als je bedrijf sneller groeit dan je systemen? Bij AJ Desserts, producent van rijstpap en desserts voor supermarkten, groothandels en kleinere afnemers, draaide alles op Excel-lijsten, papieren productiebladen en een los boekhoudpakket. Met eigen chauffeurs levert AJ Desserts tot in de winkel. Een deel van de werking zat bovendien in de hoofden van enkele sleutelfiguren, en als zij er niet waren, kwam de continuïteit onder druk. De oplossing was een ERP-systeem en IT-partner die de processen ondersteunt, real-time inzicht geeft en meegroeit. horsum begeleidde het traject als onafhankelijke partner, van procesanalyse tot ERP-selectie. Lees hoe AJ Desserts vandaag live is met Odoo.
Eerst de processen, dan het systeem
Bij horsum start een ERP-selectie niet met een demo, maar met een grondige business assessment. In interviews en workshops brachten we de volledige werking van AJ Desserts in kaart via end-to-end tracks: order-to-cash, purchase-to-pay, productie, kwaliteit, magazijn en finance. Zo zie je in één oogopslag wat er over de afdelingen heen gebeurt, van prijsaanvraag tot betaling en van grondstof tot levering in de winkel.
Waarom kozen jullie ervoor om eerst jullie processen onder de loep te nemen, nog vóór de zoektocht naar een nieuw ERP-systeem startte?
"Door de processen samen met de medewerkers uit te tekenen, werd impliciete kennis expliciet gemaakt. Wat vroeger enkel in de hoofden van sleutelfiguren zat, werd zo een gedeeld referentiekader voor de hele organisatie, en meteen ook de basis voor de functionele vereisten van het nieuwe ERP-systeem."
Van knelpunten naar kansen
Elk knelpunt kreeg een concrete verbeterpiste:
- Verkoop: prijzen per klantengroep met geldigheidsdatum, offertes die met één klik een verkooporder worden en facturen die automatisch ontstaan uit de leverbon.
- Productie en magazijn: de voorraad werd dagelijks manueel geteld en op papier genoteerd, en een echte productieplanning bestond niet. Nu staan recepturen, productiestappen en voorraden in het systeem. Zo wordt er niet geproduceerd zonder voldoende grondstoffen en niet te laat.
Voedselveiligheid en traceerbaarheid: geen extraatje, maar een basisvoorwaarde
Voor een voedingsproducent zijn kwaliteit en traceerbaarheid essentieel. Bij AJ Desserts liep die opvolging vooral via Excel, met veel manueel werk tot gevolg.
Welke inzichten uit de workshops waren voor jullie het meest verrassend of waardevol?
“Samen werd uitgewerkt hoe lottracering van ontvangst van grondstoffen tot levering bij de klant sluitend kan worden, met een verfijnd productielotnummer, verbruiksregistratie op het productieorder en kwaliteitscontroles met minimum- en maximumwaarden die een melding geven bij afwijkingen. Ook leverancierscertificaten en hun vervaldata krijgen een vaste plaats in het systeem.” – Jo Adriaenssens
Verder kijken dan het ERP alleen
Niet elke uitdaging los je op met een ERP. Daarom bekeken we het volledige toekomstige IT-landschap. Een voorbeeld: chauffeurs vulden leverbonnen manueel in, waarna de administratie alles opnieuw intikte in Excel en het facturatieprogramma. Met een mobiele app voor digitale leverbonnen stroomt die data rechtstreeks door naar het ERP en vormt ze meteen de basis voor facturatie.
We werkten ook focustopics verder uit: routeoptimalisatie, BI-rapportering, EDI, de automatische verwerking van bank- en loongegevens (CODA/SODA) en van aankoopfacturen (Peppol/OCR). Voor elk onderwerp legden we voor- en nadelen, zoals kostprijs en complexiteit, open op tafel. AJ Desserts bepaalde zelf wat prioritair is.
Een keuze op basis van inhoud, niet van verkooppraat
Met de processen en functionele vereisten op papier kon de selectie gericht starten. We stelden een longlist op van ERP-oplossingen en IT-partners, met aandacht voor:
- Ervaring in de voedingssector
- Ondersteuning van productie, kwaliteit en tracering
- Gebruiksvriendelijkheid op de werkvloer
Uit die longlist ontstond een shortlist. Elke kandidaat ontving een lastenboek (Request for Proposal) op maat, en de demo’s volgden scenario’s uit de eigen werking van AJ Desserts.
Hoe heeft horsum jullie geholpen bij de keuze van een nieuw ERP-systeem en IT-partner?
“Als onafhankelijke partner bewaakte horsum dat elke leverancier op dezelfde criteria beoordeeld werd en dat beloftes tijdens demo’s afgetoetst werden aan de concrete noden. Zo werd de keuze gemaakt op basis van inhoud en niet op basis van de beste verkooppraat.” – Jo Adriaenssens
Live met Odoo
Met een helder beeld van de eigen processen, een gedragen verbeterplan en een weloverwogen keuze startte AJ Desserts met vertrouwen de implementatie. Vandaag is het bedrijf live met Odoo. Eén centraal systeem vervangt de losse Excel-lijsten en papieren documenten.
Hoe beleven jullie het verschil nu Odoo in gebruik is? Wat heeft het jullie concreet opgebracht?
“Het is een volledig nieuwe manier van werken die heel wat processen eenvoudiger maakt en vooral veel administratief werk wegneemt. De weg ernaartoe was lang en intensief, met heel wat overleg, communicatie en brainstorming. Hier en daar zijn er nog zaken die verder gefinetuned moeten worden, maar gelukkig is Odoo hierin erg flexibel en is er customisatie mogelijk. Geen enkele organisatie werkt immers volledig hetzelfde, en zeker binnen een kleine kmo zijn er vaak heel specifieke noden en werkwijzen.” – Jo Adriaenssens
Waar heeft horsum tijdens het traject het verschil gemaakt voor jullie?
“Moesten wij als bedrijf zelf aan deze zoektocht begonnen zijn, dan denk ik dat we vrij snel zouden zijn afgehaakt. We werkten al jaren met ons eigen ‘systeem’, dat doorheen de tijd organisch gegroeid was en waarbij heel wat kennis bij slechts enkele personen zat.
Als je vervolgens als leek op zoek moet naar een geschikt ERP-pakket, word je al snel overspoeld met termen en mogelijkheden die niet altijd even begrijpelijk zijn of moeilijk te vertalen zijn naar je eigen concrete noden.
horsum heeft ons hierin begeleid door onze werking kritisch te bevragen en met zeer gerichte vragen tot de essentie te komen. Ze brachten onderwerpen naar boven waar we zelf grondig over moesten nadenken: hoe willen we dit in de toekomst zo efficiënt mogelijk organiseren, zonder belangrijke zaken over het hoofd te zien?
Dankzij hun directe en deskundige begeleiding kregen we een veel duidelijker beeld van onze noden en van de oplossingen die daarbij passen. Kort op de bal, to the point en bijzonder waardevol in voor ons grotendeels nieuwe materie.” - Jo Adriaenssens
Herkenbaar? Laten we kennismaken.
Draait jouw werking nog op Excel-lijsten en papier? Of twijfel je welk ERP-systeem het best bij jouw processen past? Als onafhankelijke partner begeleiden we je van procesanalyse tot ERP-selectie, implementatie en nazorg, zodat je een keuze maakt die vandaag werkt én klaar is voor de toekomst.
Benieuwd wat horsum voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een eerste kennismaking.
