Business control

Wat vertelt uw managementrapportering u?

news item photo

Een efficiënte en duidelijke managementrapportering is cruciaal voor het dagelijks bestuur van eender welke organisatie. Deze managementrapportering dient aan te geven of de organisatie het juiste pad volgt en of ze de vooropgestelde doelen zal halen. Ondanks het belang van een goede managementrapportering zijn managers niet altijd even zeker over welke informatie ze juist nodig hebben. Laat staan dat ze weten hoe vaak ze deze nodig hebben. Het resultaat hiervan is een veelheid aan informatie en verschillende rapporten. Met gevolg dat men het bos door de bomen niet meer ziet. Een efficiëntere en effectievere managementrapportering dringt zich op.

Hoe pakt u dit aan?

Eerst moet u de informatiebehoeften van uw organisatie in kaart brengen. Welke informatie heeft u nodig om de juiste beslissingen te nemen?

Eens de informatiebehoeften gekend zijn, kunt u de gepaste indicatoren bepalen. Voorbeelden van vaak voorkomende indicatoren zijn omzet, arbeidsefficiëntie, machinerendement, aantal arbeidsongevallen, aantal klachten, aantal nieuwe leads, … Deze indicatoren moeten eenduidig geformuleerd zijn. Een duidelijke definitie en berekeningswijze opstellen is hier de boodschap.

Daarnaast is het wenselijk om na te denken over hoe vaak en hoe gedetailleerd u de indicator geüpdatet wilt zien. Wat is de frequentie waarop uw organisatie de indicator wilt gaan monitoren en op welke dimensie? Voorbeelden van dimensies zijn: kostenplaatsen, per klant, per leverancier, per klantensegment, per verkoper, per project, per afzetgebied, per productierun enzovoort. De dimensies zijn veelal afhankelijk van het type organisatie en de voorkeur van het management.

Eenmaal dit duidelijk is, is het belangrijk in kaart te brengen hoe u de input voor deze indicatoren of rapportering gaat meten en registreren. Denk na over wie u welke verantwoordelijkheid geeft in het verzamelen van data. Communiceer dit ook grondig. Zo verzamelen u en uw collega’s enkel cruciale data zonder tijd te verliezen in de verwerking van ongebruikte data.

Indien u de rapportering wenst te automatiseren, raden we aan het rapporteringsmodel eerst op te bouwen in Excel. Tips om een goede Excel file op te maken vindt u hier.

Eenmaal het rapporteringsmodel klaar is, kunt u dit binnen uw organisatie bespreken en indien nodig aanpassen op basis van de feedback. Eenmaal het model op punt staat, kunt u het model automatiseren. Er zijn hiervoor heel wat rapporteringssoftware op de markt. Power BI is een alternatief dat u hierin kan bijstaan.

Tot slot mag u de betrokken medewerkers niet uit het oog verliezen tijdens deze oefening. Zij zijn immers verantwoordelijk voor het verzamelen van data of het voorbereiden van rapporten. Betrek hen bij het proces en maak duidelijke afspraken rond de rapporteringsflow.

Wenst u uw managementrapportering ook efficiënter op te bouwen? Dan komen we graag eens langs. Met onze expertise in zowel data, finance, processen als business control, kunnen we een extra dimensie geven aan uw rapporteringsmodel. Tot binnenkort!

Dennis Houthoofd - 26 maart 2018

share: