Bij horsum staken we eind vorig jaar de hand in eigen boezem en namen we de tijd om na te gaan of er interne efficiëntieverbeteringen mogelijk waren op administratief vlak. 

We optimaliseerden zo onze interne efficiëntie van de boekhouding en projectmanagement. 

Tijdens dit verbetertraject stapten we in uw schoenen. We voerden dit intern optimalisatietraject namelijk uit zoals we het voor u zouden doen, en beschouwden onszelf even als klant.  

Highleveloverzicht van horsum 

Om te verzekeren dat de efficiëntieverbeteringen uw bedrijf in de toekomst naar grotere successen leidt, is het cruciaal te weten naar welke toekomst u werkt. Dit was voor ons niet anders. Daarom ging het verbetertraject van start met een strategische sessie waarin we onze strategische doelstellingen vastlegden. Verder brachten we onze highlevel processen in kaart.  

Identificatie van de verbeteropportuniteiten 

Daarna stelden we de vraag: “Hoe werken we vandaag, en waarom doen we dit zo?” Ook voor dit intern project was dit een onmisbare stap. Met een projectgroep voerden we een processcreening uit die onze huidige werkwijze in kaart bracht. Dit stelde ons in staat om de activiteiten te identificeren die op een efficiëntere wijze konden worden ingericht. 

Formuleren van oplossingen 

Net zoals we dit voor uw bedrijf zouden doen, verkenden we de verschillende mogelijkheden waarmee we onze huidige manier van werken efficiënter en effectiever konden inrichten. We bespraken de opties met de relevante personen binnen horsum om te verzekeren dat de oplossingen ook echt doeltreffend zouden zijn. 

Coda-bankbestanden 

Starten deden we met een eerste stap in de automatisering van onze boekhouding. Door gebruik te maken van coda-bankbestanden worden de betalingen en ontvangsten intussen automatisch afgepunt in ons boekhoudpakket. Er bestaan verschillende stappen in de automatisatie waardoor u zelf bepaalt hoeveel vrijheid u het boekhoudpakket geeft – of anders gezegd, hoeveel controle u zelf behoudt – om zaken af te punten. 

Projectmanagement 

Tijdens de processcreening evalueerden we onder andere of ons projectsoftwarepakket nog wel voldeed aan onze wensen. We concludeerden dat bepaalde functionaliteiten onze interne werking zouden verbeteren, vergeleken enkele pakketten en hakten de knoop door om over te stappen naar een projectsoftwarepakket met meer mogelijkheden, zowel op het vlak van projectopvolging als vereenvoudiging van ons facturatieproces.  

De grootste troef bij deze overstap is dat de opmaak van facturen geen louter manueel proces meer is, maar dat we een voorstel krijgen uit het systeem op basis van ingevulde timesheets. Na controle van deze voorstellen en het eventueel doorvoeren van een correctie, vertrekt de factuur onmiddellijk digitaal naar de klant. 

Koppeling systeem projectmanagement en boekhouding 

Een bijkomend voordeel van deze overstap is de automatische koppeling met het boekhoudpakket waardoor verkoopfacturen na opmaak eigenlijk geen opvolging meer nodig hebben. Ze worden spontaan in ons boekhoudpakket opgeladen en dankzij de coda-automatisatie volgt ook de terugkoppeling in de andere richting. Zo komen de betalingen van de facturen in het projectsoftwarepakket op voldaan te staan. Op deze manier wordt het overzicht van openstaande facturen dagelijks geüpdatet, wat zorgt voor een eenvoudige opvolging. 

Rapportering in Power BI 

Verder hebben we voor horsum een Power BI-rapportering opgezet. Dankzij deze rapportering hebben we op één plaats een duidelijk inzicht in onze performantie: Hoe zit het met onze verkoopdoelstellingen? Wat is de vooruitgang van onze klantenprojecten? Factureren we snel genoeg? Zijn onze consultants voldoende aan het werk? … 

De Power BI-rapportering geeft ons ook andere informatie: Wie neemt wanneer vakantie? Welke collega werkt wanneer op kantoor?... 

Het voordeel is dat de rapportering informatie combineert vanuit ons boekhoudpakket, ons projectmanagementsysteem en enkele eigen ontwikkelde PowerApps. Alles is op één plaats consulteerbaar. 

Automatisatie te betalen facturen 

Tot slot voerden we nog een laatste efficiëntieverbetering in ons boekhoudpakket door. De aankoopfacturen die hun vervaldatum naderen worden verzameld in 1 bestand dat wordt ingeladen in het dashboard van de bank. Dit vermindert de manuele handelingen en mogelijke fouten bij het overnemen en betalen van deze facturen. 

Kortom, enkele digitalisaties leveren behoorlijk wat tijdswinst op en daar zegt uiteraard geen enkel bedrijf ‘neen’ tegen, ook horsum niet. 

Bent u benieuwd welke efficiëntieverbeteringen uw bedrijf naar een hoger niveau tillen? Of voldoet uw huidig IT-systeem niet meer aan de vereisten en wil u onafhankelijk advies voor de selectie van het nieuwe pakket? Wenst u ook een rapportering in Power BI op te zetten? Neem vrijblijvend contact op voor een verhelderend gesprek! 

An-Sofie Cornil – Office en reporting manager horsum – 14 september 2021