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Accéder aux bonnes données dans Power BI : comment garder le contrôle sur qui voit quoi
Accéder aux bonnes données dans Power BI : comment garder le contrôle sur qui voit quoi
Vos rapports Power BI sont prêts. Les données sont correctes, les analyses pertinentes et les tableaux de bord soignés. Mais une question essentielle demeure : comment s’assurer que les bonnes personnes voient les bonnes données, et surtout que les autres n’y aient pas accès ?
La définition et l’attribution des droits d’accès reposent sur trois étapes :
- Définir les groupes cibles et leurs membres ;
- Déterminer quels rapports sont accessibles à chaque groupe ;
- Limiter l’accès aux données via la Row-Level Security (RLS).
Cas pratique : une chaîne de cafés avec trois types d’utilisateurs
Pour illustrer ces trois étapes, prenons l’exemple de Viva Mona, une chaîne fictive de cafés présente partout en Belgique.
Vous avez développé deux rapports Power BI :
- Reporting financier, présentant notamment le chiffre d’affaires, les coûts et les marges ;
- Analyse des points de vente, affichant notamment les ventes, les données clients et les niveaux de stock.
Étape 1 : définir les groupes cibles et leurs membres
La meilleure manière de partager des rapports Power BI est généralement de passer par une application Power BI (Power BI App).
Une application Power BI permet de regrouper un ou plusieurs rapports dans un environnement unique, prêt à être partagé avec les utilisateurs finaux. Ceux-ci retrouvent ainsi l’ensemble de leurs rapports dans un seul espace centralisé.
Au sein de l’application, vous créez un ou plusieurs groupes cibles (audiences) auxquels vous attribuez ensuite des utilisateurs individuels, soit via leur adresse e-mail, soit via des groupes Microsoft Entra.
Cas pratique
Vous identifiez trois audiences :
- Le siège central ;
- Les responsables régionaux ;
- Les responsables de magasin.
Chaque groupe comprend plusieurs membres.
Vous créez ces trois audiences dans l’application Power BI et y ajoutez les utilisateurs concernés à l’aide de leur adresse e-mail.
Étape 2 : déterminer les rapports accessibles par groupe
La deuxième étape consiste à définir quels rapports chaque groupe est autorisé à consulter.
Vous pouvez ainsi rendre un rapport accessible à un groupe tout en le masquant à un autre.
Lorsqu’un nouveau rapport est ajouté à l’application, il est automatiquement masqué à l’ensemble des groupes. Vous devez ensuite accorder les permissions groupe par groupe si nécessaire.
Cette approche évite que de nouveaux rapports deviennent visibles involontairement.
Cas pratique
Le siège central a besoin d’accéder aux deux rapports. Les collaborateurs du siège peuvent ainsi suivre la situation financière globale tout en surveillant les performances des différents points de vente.
Les responsables régionaux et les responsables de magasin n’ont, quant à eux, pas besoin d’accéder au reporting financier. La direction préfère garder ces informations confidentielles.
Étape 3 : sécuriser les données avec la Row-Level Security (RLS)
Même lorsqu’un utilisateur a accès à un rapport, il est souvent nécessaire de limiter les données qu’il peut consulter.
C’est précisément le rôle de la Row-Level Security (RLS).
Comme son nom l’indique, cette fonctionnalité permet de déterminer si un utilisateur est autorisé ou non à consulter certaines lignes de données. Bien entendu, il ne s’agit pas de gérer les autorisations ligne par ligne, mais de définir des règles au sein du modèle de données.
Grâce à la RLS, il n’est donc pas nécessaire de créer plusieurs versions d’un même rapport. Power BI adapte automatiquement le contenu affiché en fonction de l’utilisateur connecté.
Cas pratique
Dans le rapport Analyse des points de vente, vous souhaitez restreindre certaines informations.
Par exemple, un responsable de magasin ne doit pouvoir consulter que les données relatives à son propre magasin :
- ventes ;
- stocks ;
- effectifs ;
- autres indicateurs opérationnels.
Il ne doit pas avoir accès aux données des autres points de vente.
Pour cela, vous associez dans le modèle de données chaque magasin à son responsable ainsi qu’à son adresse e-mail. Lorsqu’il se connecte, le responsable ne visualise que les données de son magasin. Toutes les autres données sont automatiquement filtrées. Une logique similaire peut être appliquée aux responsables régionaux. Chaque magasin étant rattaché à une région, les responsables régionaux ne visualisent que les magasins de leur zone géographique et n’ont pas accès aux données des autres régions.
Pour le siège central, aucune règle RLS n’est définie afin de permettre un accès complet à l’ensemble des données.
Résumé
La gestion des accès dans Power BI ne se limite pas à la question :
« Qui peut accéder aux rapports ? »
Elle repose également sur deux autres dimensions essentielles :
- Quels rapports une personne est-elle autorisée à consulter ? (via les paramètres de l’application Power BI)
- Quelles données cette personne peut-elle voir à l’intérieur de ces rapports ? (via la Row-Level Security)
En combinant intelligemment les applications Power BI, les groupes cibles et la Row-Level Security, vous garantissez que chaque utilisateur ne voit que les informations dont il a besoin, ni plus ni moins.
Une fois la configuration en place, tout repose sur l’adresse e-mail de l’utilisateur. Celui-ci n’a plus qu’à se connecter au Power BI Service pour accéder aux contenus qui lui sont autorisés.
Cela signifie également qu’une personne ne disposant pas des droits adéquats ne pourra rien voir, même si elle dispose d’un lien direct vers le rapport.
Besoin d’aide pour mettre en place les droits d’accès de vos reportings ? Ou envie de découvrir comment obtenir plus rapidement des insights fiables et pertinents grâce à Power BI ?
