Votre entreprise est-elle prête ? Découvrez ce qu’il faut savoir d’ici 2026.

📑Qu’est-ce que l’e-invoicing ?

L’e-invoicing, ce n’est pas simplement envoyer un PDF par e-mail. Cela signifie échanger des factures de façon automatique et structurée dans un format lisible par machine (comme le UBL 2.1). Votre comptabilité ou votre ERP peut ainsi traiter les factures sans saisie manuelle ni scan.

📬Qu’est-ce que Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est le réseau standardisé qui permet d’envoyer et de recevoir ces factures de manière sécurisée entre émetteur et destinataire.
On peut le comparer à un réseau postal digital international. Grâce à un Peppol Access Point, vous échangez vos factures directement depuis votre logiciel.

Pour qui est-ce obligatoire ?

Cette obligation concerne toutes les entreprises belges assujetties à la TVA qui émettent des factures B2B.
Les transactions B2C ne sont pas concernées.
Vous exercez uniquement des activités exonérées (ex. médical, enseignement) ou vous n’êtes pas établi en Belgique ? Alors l’obligation ne s’applique pas.

🚫 Pas prêt à temps ? Cela coûte cher.

L’Arrêté Royal du 14 juillet 2024 précise que les entreprises non prêtes techniquement au 1er janvier 2026 risquent une amende :
• 1re infraction : 1 500 €
• 2e infraction : 3 000 €
• 3e et suivantes : 5 000 €

🔄Quel impact pour vos processus ?

Les factures que vous scannez ou encodez manuellement aujourd’hui arriveront directement dans votre ERP ou votre logiciel comptable demain.

Comptabilité traitée dans un ERP

Pour envoyer et recevoir des factures Peppol, vous avez besoin d’un Peppol Access Point — le lien entre votre ERP/logiciel comptable et le réseau Peppol. Deux options s’offrent à vous :

1) Via votre ERP ou logiciel comptable
De plus en plus de solutions proposent une intégration Peppol native. Elle est généralement activée via des frais uniques ou un abonnement. Un grand atout : les factures reçues arrivent directement au bon endroit dans votre flux d’approbation ou en comptabilité.
Vous utilisez déjà une solution OCR pour les factures entrantes ? Dans ce cas, Peppol est souvent déjà pris en charge. Les factures Peppol sont reconnues, rapprochées et comptabilisées automatiquement.
Exemples :
• Blue10
• Continia Document Capture pour Business Central
• OCR dans Robawsbox
• Scan & Herken dans Exact Online

2) Via un prestataire externe
Si votre ERP ne gère pas Peppol, un prestataire externe peut agir comme intermédiaire et gérer l’envoi/la réception des factures pour vous. La connexion avec votre logiciel se fait souvent via un plugin ou une API standard. Vous payez en général un abonnement mensuel ou annuel, selon le volume de documents.

Beaucoup de prestataires proposent une solution complète pour envoyer et recevoir des factures Peppol, sans devoir développer ou maintenir une connexion technique en interne.

Comptabilité partiellement traitée dans l’ERP

De nombreuses entreprises distinguent factures de marchandises et non-marchandises :
• Les marchandises (stocks, matières premières) sont traitées dans l’ERP, car elles font partie des processus d’achat, de vente et de gestion de stock. Elles doivent être liées aux bons de commande, aux livraisons et aux entrées en stock.
• Les non-marchandises (services, licences IT, fournitures) sont souvent directement comptabilisées dans le logiciel comptable, avec un flux d’approbation distinct.

Comme chaque entreprise ne peut avoir qu’un seul Access Point actif pour la réception, il est judicieux de centraliser. Si vous travaillez avec plusieurs systèmes, mieux vaut traiter toutes les factures entrantes via l’ERP pour garder toutes les fonctionnalités et un suivi clair.

Pour les factures de vente, aucune limite : vous pouvez utiliser plusieurs Access Points pour l’envoi, ce qui permet d’avoir différents outils de facturation en parallèle.

💶 Incitant fiscal : investir maintenant est doublement payant

Le gouvernement encourage les entreprises à franchir le pas vers la facturation digitale :

✔️ Déduction majorée à 120% : Les petites entreprises, indépendants et professions libérales peuvent déduire 120% des frais liés aux logiciels de facturation et aux conseils associés. Cela couvre les abonnements et prestations de conseil, pas l’achat de licences. La mesure est valable du 1er janvier 2024 jusqu’à fin 2027. En savoir plus: Verhoogde fiscale aftrek voor bepaalde kosten | VLAIO

✔️ Déduction pour investissement renforcée : Dès 2025, la déduction pour investissement pour les actifs numériques (logiciels, IT) passera à 20%.

En résumé : une double raison de moderniser dès maintenant vos processus de facturation.

Que pouvez-vous déjà faire ?

✅ Vérifiez si votre ERP ou logiciel comptable est Peppol-ready
✅ Organisez votre Peppol Access Point (via votre fournisseur ou un prestataire externe)
✅ Testez et entraînez-vous en 2025
✅ Digitalisez vos flux d’approbation

Conclusion : Peppol devient obligatoire — mais être prêt, c’est éviter les soucis, limiter les amendes et profiter d’un avantage fiscal.

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