Digitale transformatie

Is jouw bedrijf al klaar? Ontdek wat je moet weten richting 2026.

De Belgische overheid zet een forse stap richting digitalisering. Vanaf 1 januari 2026 is elektronische facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven die B2B-transacties uitvoeren. Maar wat betekent dat concreet? En wat moet je als onderneming nu al regelen?

17 juli 2025

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is het netwerk dat deze facturen op een gestandaardiseerde en veilige manier tussen verzender en ontvanger verstuurt.
Vergelijk het gerust met een internationaal digitaal postsysteem. Via een Peppol Access Point verzend en ontvang je facturen rechtstreeks vanuit je software.
Wat is e-invoicing?

E-invoicing is méér dan een pdf per mail. Het betekent dat je facturen automatisch en gestructureerd uitwisselt in een machineleesbaar formaat (zoals UBL 2.1). Zo kunnen je boekhoud- of ERP-systemen facturen verwerken zonder manuele tussenstappen.
Voor wie geldt de verplichting?

De verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die B2B-facturen versturen. B2C-transacties vallen er niet onder. Voer je enkel vrijgestelde activiteiten uit (bijv. medisch, onderwijs) of ben je niet in België gevestigd? Dan geldt de verplichting niet voor jou.
Niet op tijd klaar? Dat kost geld.

Het Koninklijk Besluit van 14 juli 2024 maakt duidelijk dat bedrijven die op 1 januari 2026 technisch niet klaar zijn, riskeren om boetes te betalen:
- 1e overtreding: € 1.500
- 2e overtreding: € 3.000
- 3e en volgende: € 5.000
Hoe impacteert dit jouw processen?

Facturen die je nu misschien manueel scant of boekt, komen straks rechtstreeks binnen in je ERP of boekhoudpakket.

Verwerk je jouw boekhouding volledig in een ERP-pakket?

Om Peppol-facturen te kunnen verzenden én ontvangen, heeft jouw organisatie een Peppol Access Point nodig. Dit is de schakel tussen je ERP/boekhoudsoftware en het Peppol-netwerk. Er zijn twee gangbare opties:

1) Via je ERP- of boekhoudsoftware
Steeds meer ERP- en boekhoudsystemen bieden een native Peppol-integratie aan. Vaak activeer je die tegen een eenmalige kost of een terugkerend abonnement. Een groot voordeel is dat inkomende facturen automatisch op de juiste plek in het goedkeuringsproces of in de boekhouding terechtkomen.

Werk je al met een OCR-oplossing voor inkomende facturen? Dan ondersteunt die in veel gevallen Peppol al standaard. Zo kunnen Peppol-facturen automatisch herkend, gekoppeld en geboekt worden.
Enkele voorbeelden:

Blue10
Continia Document Capture voor Business Central
OCR in Robawsbox
Scan & Herken in Exact Online

2) Via een externe dienstverlener
Ondersteunt je ERP geen Peppol? Dan kan je een externe Access Point-provider inschakelen. Zo’n partij fungeert als tussenpersoon: zij ontvangen en/of versturen de Peppol-facturen voor jouw bedrijf. De koppeling met je software kan vaak eenvoudig via een standaard plugin of API. Meestal betaal je hiervoor een maandelijkse of jaarlijkse abonnementsvergoeding, afhankelijk van het volume aan documenten.

Veel dienstverleners bieden een dubbele oplossing: zowel verzenden als ontvangen via Peppol. Zo hoef je geen eigen technische koppeling te bouwen of te onderhouden, wat tijd en complexiteit scheelt.

Gebruik je zowel een ERP-systeem als boekhoudpakket?

Veel bedrijven splitsen de verwerking van aankoopfacturen op in handelsgoederen en niet-handelsgoederen:

Handelsgoederen (bv. grondstoffen, voorraad) worden verwerkt in het ERP-systeem, omdat ze deel uitmaken van voorraadbeheer, aankoop- en verkoopprocessen. Deze facturen moeten gekoppeld worden aan bestelbonnen, leveringen en magazijnmutaties.
Niet-handelsgoederen (zoals diensten, IT-licenties of kantoorartikelen) worden vaak rechtstreeks in het boekhoudpakket geboekt. Ze hebben geen impact op de voorraad en vereisen vaak een aparte goedkeuringsflow.

Omdat je voor ontvangen Peppol-facturen maar één actief Access Point mag hebben per onderneming, is het belangrijk goed na te denken over de inrichting. Werk je met meerdere pakketten? Dan is het meestal logisch om alle inkomende facturen in het ERP-systeem te verwerken. Zo verlies je geen functionaliteit én blijft de verwerking centraal.

Voor verkoopfacturen geldt die beperking niet: je mag meerdere Access Points gebruiken voor het verzenden. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld verschillende verkooppakketten naast elkaar te gebruiken.

Fiscale stimulans: nu investeren loont

De overheid ondersteunt bedrijven die vandaag al de stap zetten naar digitale facturatie.

120% kostenaftrek: Kleine vennootschappen, zelfstandigen en vrije beroepen mogen kosten voor facturatiesoftware en advies 120% fiscaal in mindering brengen. Dit geldt voor abonnementskosten en advies, niet voor de aankoop van softwarelicenties zelf. De maatregel loopt van 1 januari 2024 tot eind 2027. Je leest meer op: Verhoogde fiscale aftrek voor bepaalde kosten | VLAIO
Extra investeringsaftrek: Vanaf 2025 stijgt de investeringsaftrek voor digitale vaste activa (zoals software of IT-infrastructuur) naar 20%.

Kortom: een dubbele stimulans om je facturatieproces nu toekomstklaar te maken.