Case | Optimalisatie van het aankoopproces

PROBLEEMSTELLING

Ondanks het gebruik van software die de scanning en elektronische goedkeuring van aankoopfacturen mogelijk maakt, verliep het aankoopproces binnen een internationale productieonderneming niet optimaal. De betrokken medewerkers ervoeren het proces als weinig efficiënt, vaak onduidelijk en niet gebruiksvriendelijk. Het was bijvoorbeeld niet altijd duidelijk wie de factuur mocht goedkeuren, veel facturen werden elektronisch naar de verkeerde medewerkers verstuurd, het opgezette proces hield nauwelijks rekening met afdelingsspecifieke behoeften enzovoort. Daarom wenste het management van het productiebedrijf dit proces te optimaliseren. Daarenboven wenste het management de software ook in een tweede grotere productievestiging in te voeren waar nog een goedkeuringsflow op papier gangbaar was.

Om dit te doen, gaf het management van het productiebedrijf horsum volgende opdrachten:

• Zorg voor een efficiënter gebruik van de huidige software;
• Optimaliseer het huidige goedkeuringsproces: efficiënter, duidelijker en gebruiksvriendelijker;
• Begeleid de uitrol van de software (scanning en elektronische goedkeuring) in de tweede grotere vestiging.

RESULTATEN

horsum begeleidde de optimalisatie en uitrol in verschillende stappen:

Aan de hand van interviews met de betrokkenen en data-analyses werden potentiële optimalisaties geïdentificeerd. Hierbij had horsum de nodige aandacht voor afdelingsspecifieke wensen. Deze werden samen met de softwareleverancier gespiegeld aan de “onbenutte” standaardoplossingen van de huidige software. Indien er geen standaardoplossingen voorhanden waren, werden de kosten en baten van potentiële aanpassingen (customisaties) aan de software geanalyseerd. horsum bekeek wat mogelijk was binnen de grenzen van de bestaande IT-architectuur. Op basis hiervan ontwierp horsum een geoptimaliseerd aankoopproces: een lean proces met de nodige aandacht voor de gepaste interne controles (goedkeuringsmatrix, scheiding van functies, rapporteringen, …).

Hierna zette horsum het geoptimaliseerde proces in de praktijk om. Bij uitrol van het proces werden circa 100 medewerkers in een correcte toepassing van het aankoopproces en een efficiënt gebruik van de software getraind. Tijdens de eerste weken van de uitrol werd regelmatig om feedback van de medewerkers gevraagd. Op basis van hun feedback werd het aankoopproces nog verder bijgestuurd en geoptimaliseerd.

Dankzij horsum’s begeleiding is de opzet en integratie van het geoptimaliseerd aankoopproces vlot verlopen. Enkele medewerkers noemden de aanpak van de optimalisatieoefening één van de beste uit hun bedrijfsgeschiedenis!