Uw bedrijf gaat een nieuw IT-systeem implementeren. Maar hoe moet u dit nu praktisch aanpakken? Stapt u best van de ene dag op de andere over op uw nieuw systeem (zogeheten ‘big bang’) of kiest u voor een incrementele go-live?  

Het lijkt misschien voor de hand liggend dat een gefaseerde of incrementele go-live de beste keuze is omdat deze minder riskant is dan de big bang, maar zelfs die aanpak heeft zijn voor- en nadelen.

Incrementele of gefaseerde go-live

Bij deze aanpak gaat uw bedrijf slechts met een gedeelte van het systeem live. Argumenten voor een gefaseerde aanpak zijn:

• Als er iets misgaat, zijn de risico's waaraan u bent blootgesteld geminimaliseerd omdat de functionele gebieden die niet live gaan onaangetast blijven.
• U jongleert niet met een groot aantal functionaliteiten of modules, waardoor hetgeen u wel implementeert alle aandacht krijgt.
• Wanneer uw bedrijf begint met gemakkelijke en ongecompliceerde gebieden, neemt het vertrouwen toe voor de volgende fases.

Maar daartegenover staan ​​enkele nadelen van een gefaseerde aanpak die hieronder verder worden toegelicht:

• De implementatie duurt meerdere keren langer (u zou kunnen zeggen dat de pijn langer aanhoudt).
• De kosten zijn vaak hoger.

De implementatie duurt langer

Een duidelijk nadeel van een gefaseerde aanpak is dat de voordelen van een bedrijfsbreed geïntegreerd systeem worden vertraagd.

Een gefaseerde implementatie kan een verdubbeling of verdrievoudiging van de implementatietijd betekenen; soms meer. Dat betekent dat de verhoogde efficiëntie die de uitgaven aan de software rechtvaardigde, pas maanden of jaren later komt dan u had ingeschat. In die tussenliggende maanden of jaren gebeurt van alles: leden van het implementatieteam vertrekken, andere projecten starten op en strijden mee om geld en middelen, nieuwe managers komen met andere ideeën en willen zaken anders aanpakken.

Nog schadelijker is dat mensen moe worden. Het wordt steeds moeilijker om het enthousiasme en de vaart in het project te houden. Het gevaar bestaat dat de implementatie in een sluimerstand raakt voordat deze is voltooid, en bedrijven zullen blijven zitten met een half systeem en een oerwoud aan spreadsheets en andere handmatige systemen.

Kosten zijn hoger

Op verschillende gebieden kunnen hogere kosten worden ervaren. Bedrijven zullen veel langer consultants aan boord hebben. Er zullen er minder tegelijk op het terrein zijn, maar als ze er een lange tijd zijn, kan het een gewoonte worden die moeilijk te doorbreken is. Er zal altijd werk zijn dat de implementator kan doen. Ze zullen zelf actief op zoek gaan naar meer werk.

Big bang go-live

Bij een ‘big bang’ go-live stopt uw bedrijf van de ene op de andere dag met het werken in uw oude systemen.

De voordelen hiervan zijn:

• Een duidelijke streefdatum, het hele bedrijf moet tegen diezelfde dag klaar zijn.
• De implementatie kan verschillende modules en domeinen tegelijk aanpakken en kent daardoor vaak een kortere doorlooptijd.
• U kan uw oude systemen vaak sneller afsluiten omdat de oude data sneller overbodig wordt.

Maar deze aanpak kent ook zijn nadelen:

• Een big bang-implementatie is zwart of wit: ofwel is ze geslaagd, ofwel mislukt.
• Fouten in het nieuwe systeem kunnen het hele bedrijf impacteren.
• Er ligt veel druk op verschillende key users rond de go live, waardoor de normale bedrijfsvoering in het gedrang kan komen.

Bovenstaande voor- en nadelen tonen aan dat de keuze tussen een gefaseerde of big bang go-live niet altijd eenvoudig is. Wat het beste is voor het ene bedrijf, is niet per se het beste voor het andere. Natuurlijk mag geen enkel systeem ooit live gaan zonder rigoureuze en volledige tests (onder 'systeem' valt in dit geval ook de processen, procedures en mensen) en zonder een back-up-plan voor als er onverhoopt iets verkeerd gaat.

Het is bijgevolg heel belangrijk om hierover goed na te denken en de verschillende opties met uw implementator te doorspreken. Niemand wil de volgende case study zijn die faalt.

Door een onafhankelijke partij, zoals horsum, bij de implementatie te betrekken, hebt u een bijkomende gemoedsrust. U verkrijgt advies rond uw projectplanning en bewaking van de kwaliteit, scope en budget van de implementatie.

Staat u voor een digitale transformatie en ben u benieuwd hoe wij u slaagkans vergroten? Of moet u de juiste IT-oplossing nog vinden, en zoekt u een onafhankelijke gids? Contacteer ons vrijblijvend voor een verhelderend gesprek.

Elias Goethals - 5 juli 2021