Hoe BPMN 2.0 uw digitale transformatie een kickstart geeft: “De sleutel tot succesvolle processen”

1. Verbeterde efficiëntie

Door procesoptimalisatie kunt u efficiënter werken. Onnodige stappen worden geëlimineerd en tijdrovende, repetitieve taken worden geautomatiseerd. Het resultaat? Tijdswinst! U kunt meer bereiken met dezelfde middelen.

2. Verhoogde flexibiliteit

Uw streven is om uw klanten op de best mogelijke manier van dienst te zijn. Door het optimaliseren van uw processen zijn uw medewerkers minder bezig met repetitieve en administratieve taken, waardoor u sneller en flexibeler kunt reageren op klantvragen. Dit resulteert in een versnelde verwerking en uitvoering van belangrijke bestellingen.

3. Meer duidelijkheid

Er kunnen aanzienlijke inefficiënties ontstaan door een gebrek aan helderheid in processen. Het is vaak niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke taak en welke informatie daadwerkelijk nodig is. Door een kritische blik te werpen, kunt u aanzienlijke vooruitgang boeken. Het maken van duidelijke afspraken met de juiste betrokkenen voorkomt verwarringen en problemen. Mocht er onverhoopt iets misgaan, dan kunt u precies achterhalen waar in het proces de fout is opgetreden, wie er verantwoordelijk voor is en hoe u dit kunt oplossen.

4. Verbeterde kwaliteit

Elke organisatie streeft ernaar om voortdurend haar resultaten te verbeteren. Door het optimaliseren van processen kunnen fouten worden verminderd en de kwaliteit worden verhoogd. Het consequent leveren van hoogwaardige prestaties helpt zowel bij het behouden van bestaande klanten als bij het aantrekken van nieuwe klanten. Dit voortdurende streven naar verbetering vormt de kern van succesvolle bedrijven.

Bent u enthousiast over dit vooruitzicht, maar weet u niet hoe eraan te beginnen?

Procesoptimalisatie is het implementeren van gestructureerde methodes, strategieën en disciplines om een bepaald proces te verbeteren. Een procesflow stroomlijnen doet u eerst en vooral door overbodige stappen te identificeren. Vervolgens te verwijderen of over te slaan of het proces volledig te herontwerpen. Hierbij kan het visualiseren van processen, zoals volgens BPMN 2.0, een belangrijke rol spelen.

BPMN 2.0, oftewel Business Process Model and Notation 2.0, is een standaard voor het modelleren van bedrijfsprocessen. Het is een grafische notatie die wordt gebruikt om complexe bedrijfsprocessen visueel weer te geven, zodat ze beter begrepen, geanalyseerd en gecommuniceerd kunnen worden.

BPMN 2.0 voorziet in een set symbolen en regels voor het maken van procesmodellen. Deze symbolen vertegenwoordigen verschillende elementen in een bedrijfsproces, zoals taken, gebeurtenissen, (informatie)stromen en systemen. Het stelt gebruikers in staat om de stappen, beslissingen, parallelle stromen en informatie-uitwisseling binnen een proces duidelijk te definiëren en te visualiseren.

BPMN 2.0 is breed geaccepteerd en wordt gebruikt in verschillende industrieën, waaronder business process management, systeemanalyse, workflowontwerp en softwareontwikkeling. Het helpt bij het identificeren van knelpunten, het optimaliseren van processen, het automatiseren van taken en het verbeteren van de efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsactiviteiten.

Om uw processen te ontwerpen in BPMN 2.0 taal hanteert u de volgende stappen: 

 1. Analyseer

Alvorens u start, is het belangrijk om uw doelstellingen te bepalen: wat wilt u hiermee bereiken? Wat is de gewenste uitkomst? Wie staat hierbij centraal?

Vervolgens gaat u de huidige processen in kaart brengen. Cruciaal in deze fase is het luisteren naar alle betrokken partijen, zowel intern als extern. Laat klanten uitleggen waarom ze voor jullie kiezen. Vraag leveranciers hoe de samenwerking verloopt. Maar laat vooral uw medewerkers goed uitleggen wat ze doen, waarom ze dat doen en hoelang ze hierover doen. Wat verloopt er goed en wat kan beter?

Om deze AS IS situatie nadien visueel weer te geven, is BPMN 2.0 een goede keuze. Deze grafische taal laat u uiteindelijk toe te ontdekken waar er knelpunten zitten en zal u meer inzicht verschaffen in uw organisatie. 

2. Ontwerp

Nu de knelpunten zijn geïdentificeerd en huidige processen begrepen, kan het brainstormen beginnen. Het doel van de ontwerpfase is tot logische en kwaliteitsvolle procesflows komen die ondersteuning bieden. Ook hierbij kan BPMN 2.0 gebruikt worden om een duidelijk en eenduidig toekomstbeeld te schetsen.

Belangrijk hierbij is om alle betrokken personen mee te krijgen in het verhaal. Motiveer hen door ze inspraak te geven bij het opstellen van de verbeterde processen. Laat hun creativiteit de vrije loop gaan om deze nieuw processen te ontwerpen. Uiteindelijk moeten zij hier de vruchten van kunnen plukken.

3. Modeleer

Creëer testscenario's op basis van vroegere gebeurtenissen. Voer deze scenario's uit volgens de herziene processen en pas indien nodig aan. Behaalt u het beoogde resultaat of zijn er nog enkele punten die verbeterd kunnen worden? Deze testfase speelt een essentiële rol in het verfijnen van het ontwerp.

4. Implementeer

Nadat de geoptimaliseerde processen succesvol de testscenario's hebben doorlopen, is het tijd om ze operationeel te maken. Breng uw medewerkers duidelijk op de hoogte dat vanaf dat moment de nieuwe werkwijze van kracht is. Informeer hen tevens over de noodzaak van de veranderingen. Als projectleider van deze implementatie is het belangrijk dat u het eerste aanspreekpunt bent voor eventuele vragen.

5. Monitor

Blijf het proces nauwgezet opvolgen en evalueer of het naar behoren functioneert. Indien uw geoptimaliseerde proces dit ondersteunt, is het zelfs mogelijk om gebruik te maken van software voor het monitoren van de procesuitvoering. Hierdoor verkrijgt u in één oogopslag inzicht in mogelijke knelpunten en onregelmatigheden.

Procesoptimalisatie is een continu proces dat niet beperkt is tot een eenmalige oefening. Het is van essentieel belang om voortdurend de voortgang te volgen en te controleren of de gestelde doelen worden behaald. Indien dit niet het geval is, is het aan te raden om terug te keren naar stap 1 en opnieuw te analyseren. Vergeet niet dat een proces organisch moet groeien binnen een bedrijf en dat het voortdurende aandacht en inspanning vereist.

Nood aan begeleiding bij het optimaliseren van uw processen?