Peppol-verplichting vanaf 1 januari 2026: Bent u écht klaar?

Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van Peppol verplicht voor ondernemingen. Dit betekent dat alle bedrijven, die voldoen aan de voorwaarden, hun facturatieprocessen moeten afstemmen op dit Europese netwerk voor elektronische facturen en documenten. Voor veel organisaties is dit een belangrijke stap in hun digitaliseringstraject.

15 december 2025

Eén centraal punt

Peppol maakt het mogelijk om facturen rechtstreeks van leverancier naar klant te sturen, zonder tussenkomst van e-mail of manuele uploads. Dat bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt voor een transparante en betrouwbare stroom van documenten. Stel u bijvoorbeeld een leverancier voor die vandaag nog facturen via e-mail verstuurt: die facturen moeten handmatig worden doorgestuurd naar de boekhouding, wat vaak leidt tot dubbele boekingen of vertragingen. Met Peppol komen deze facturen automatisch in het juiste systeem terecht, klaar voor verdere verwerking.

Het belangrijkste aandachtspunt hierbij is de integratie met bestaande systemen. Uw ERP- of boekhoudpakket moet volledig compatibel zijn met Peppol. In sommige gevallen volstaat een eenvoudige activatie, maar vaak zijn er extra modules of koppelingen nodig. Zonder een goede integratie loopt u het risico dat facturen niet correct worden doorgestuurd of ontvangen.

Naast de technische integratie zijn er nog andere cruciale stappen

Een correct klantenbestand is essentieel: enkel wanneer alle gegevens volledig en juist zijn, kan een factuur via Peppol correct worden afgeleverd. Ook het Peppol ID moet goed ingesteld zijn. Sommige systemen halen dit automatisch op via de Peppol Directory, andere vereisen manuele invoer.

Daarnaast moet de goedkeuringsflow binnen uw organisatie correct staan. Facturen die via Peppol binnenkomen volgen dezelfde interne procedures als andere facturen, dus een foutieve flow kan leiden tot vertragingen. Ook de automatische forwarding van facturen vanuit een mailbox naar de boekhouding verdient aandacht. Wanneer dit nog actief is, bestaat het risico dat facturen dubbel worden ingeboekt.

De aankoopbrievenbus moet correct ingesteld zijn, zodat inkomende facturen op de juiste manier worden ontvangen en verwerkt. Het is bovendien verstandig om nu al testfacturen te versturen en te ontvangen via Peppol, zodat u zeker weet dat alles werkt zoals het hoort. Ook het proces rond het contesteren van facturen moet duidelijk zijn: hoe verloopt dit precies wanneer een factuur via Peppol binnenkomt, en welke stappen moeten uw medewerkers volgen?

Naast deze operationele punten zijn er bredere aandachtspunten die vaak over het hoofd worden gezien. Een belangrijk aspect is de training van medewerkers. Uw finance-team moet weten hoe Peppol werkt, hoe facturen binnenkomen en welke stappen zij moeten volgen. Zonder training kan de overgang vertragingen en fouten veroorzaken.

Ook beveiliging en compliance zijn cruciaal. Peppol garandeert veilige uitwisseling van facturen, maar uw interne processen moeten ook voldoen aan GDPR en andere regelgeving. Denk aan toegangsrechten, databeveiliging en archivering.

Verder is het nuttig om monitoring en rapportering te voorzien. Door de Peppol-stromen actief te monitoren, kan u snel ingrijpen bij fouten of afwijkingen en rapporteren over volumes en status.

Een ander aandachtspunt is communicatie met klanten en leveranciers. Informeer uw partners tijdig dat u via Peppol werkt, zodat zij hun systemen ook correct kunnen instellen. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor een vlotte samenwerking.

Tot slot is het verstandig om fallback-scenario’s uit te werken. Niet alle klanten of leveranciers zijn al Peppol-geregistreerd. Voorzie daarom een alternatief, zoals het versturen van een PDF per e-mail, zodat de factuur toch correct aankomt.

Buitenlandse leveranciers en klanten verdienen bijzondere aandacht. Niet alle internationale partijen zijn aangesloten op Peppol en sommige landen hanteren eigen standaarden of platforms. Het is belangrijk om deze uitzonderingen nu al in kaart te brengen en duidelijke afspraken te maken over hoe facturen in die gevallen verwerkt of verstuurd worden.

Checklist: Bent u klaar voor Peppol?

Integratie met ERP/boekhoudpakket volledig in orde
Klantenbestand volledig en correct ingevuld
Peppol ID correct ingesteld (manueel of automatisch via Directory)
Goedkeuringsflow juist geconfigureerd
Automatische forwarding van facturen naar de boekhouding uitgeschakeld
Aankoopbrievenbus correct ingesteld
Testfacturen verstuurd en ontvangen via Peppol
Duidelijk proces voor het contesteren van facturen
Medewerkers getraind in Peppol-processen
Interne processen voldoen aan GDPR en compliance-eisen
Monitoring en rapportering van Peppol-stromen voorzien
Klanten en leveranciers geïnformeerd over Peppol-gebruik
Fallback-scenario’s uitgewerkt voor niet-Peppol-partners
Afspraken gemaakt voor buitenlandse leveranciers en klanten

Conclusie

De verplichte invoering van Peppol is een belangrijke mijlpaal in de digitalisering van ondernemingen. Door nu al de juiste voorbereidingen te treffen, voorkomt u problemen en bent u klaar voor de toekomst.