Heb voldoende aandacht voor uw werkkapitaal

Stijgende rentes, hogere stockvolumes, tragere betalers, steeds grotere vraag naar voorafbetalingen bij de leveranciers. Allemaal zaken waar veel ondernemingen mee geconfronteerd worden.

In de huidige economische omstandigheden is een geoptimaliseerd werkkapitaalbeheer dus sterk aangewezen. Maar wat houdt dit precies in, en hoe gaat u hiermee van start?
 

Onderliggende elementen van het werkkapitaal

De drie voornaamste elementen van het werkkapitaal zijn de voorraad, de handelsdebiteuren en de handelsschulden. Het is zaak om de eerste twee componenten zo snel mogelijk om te zetten in cash, waarmee u dan aan uw handelsschulden, en bij uitbreiding uw financiële verplichtingen, kunt voldoen.

Tot dat moment dient een onderneming financiering te zoeken. Dit via eigen of vreemd vermogen. We zien dat de rentes verder stijgen waardoor kaskredieten of straightloans duurder worden en dus ook een grotere impact op uw resultaten hebben. Bovendien is het zo dat banken steeds kritischer kijken naar bedrijven en zich willen baseren op up to date cijfers. Niet enkel de balans en resultatenrekening, maar ook de cashflowanalyse is voor hen cruciaal.

Hoe krijgt u inzicht en vat op uw werkkapitaal

Zorg in eerste geval voor een accurate en correct gevoerde boekhouding. Vervolgens is het zaak om de juiste kengetallen of maatstaven inzichtelijk te maken. Dit doet u tegenwoordig snel en eenvoudig via verschillende rapporteringsoplossingen zoals Power BI. Hierbij alvast een aantal ratio’s om op te volgen:

• De current ratio (korte termijn vlottende activa/ korte termijn vlottende passiva) berekent of uw vennootschap over genoeg middelen beschikt om aan de verplichtingen op korte termijn te voldoen.
• De acid test of de quick ratio is een variant op de current ratio waarbij u geen rekening houdt met uw voorraad, gezien deze activa als minder liquide worden beschouwd. De voorraadrotatie is sterk afhankelijk van de sector en de specifieke kenmerken van uw vennootschap, waardoor de liquiditeit van de voorraden sterk kan variëren. Het berekenen van deze ratio is vanzelfsprekend enkel relevant als uw vennootschap over voorraden beschikt.
• Het netto bedrijfskapitaal bekijkt of uw vennootschap nog over extra vrije middelen beschikt die u kan aanwenden voor uw dagelijkse bedrijfsvoering. Het wordt berekend door de vlottende activa te verminderen met de vlottende passiva.

Bovenstaande kengetallen vertonen echter enkele gebreken. Ten eerste worden de kengetallen bepaald aan de hand van de balans. De balans is slechts een momentopname en kan verschillen van de bedrijfseconomische situatie ten gevolge van de gehanteerde aan- en verkooppolitiek. Daarnaast geven ze geen inzicht in de samenstelling van het werkkapitaal, waardoor de kritieke punten niet kunnen worden geïdentificeerd.

Optimalisatie van het werkkapitaal

De invloed van uw bedrijfscultuur

Om uw werkkapitaal onder controle te houden, is de medewerking van alle werknemers binnen uw onderneming vereist. Inperking van het werkkapitaal is niet louter een aangelegenheid voor de finance-afdeling. De andere afdelingen zoals sales & marketing, operations en IT zijn hier ook in betrokken. Stem onderlinge processen bij voorkeur dus goed met elkaar af!

Om die reden dient er een zekere voeling gecreëerd te worden met de gevolgen van beslissingen op de kasstromen. Een bedrijfscultuur waarbij alle medewerkers zich bewust zijn van de cashflow en samen de maatregelen ter optimalisatie van het werkkapitaal in acht nemen, zorgt voor snellere omlooptijden én dus een snellere omzetting van werkkapitaal in geld. Inzicht hebben in de cashflow van uw bedrijf is dus essentieel in deze uitdagende tijden.

Niet enkel uw interne werknemers bepalen de omvang van uw werkkapitaal, maar ook uw klanten en leveranciers spelen een belangrijke rol. Zorg daarom voor een goede relatie met uw klanten en leveranciers zodat u op duurzame wijze over de leverings- en betalingstermijnen kan onderhandelen.

Andere kengetallen en meetinstrumenten

Een betere maatstaf om inzicht te verwerven in uw werkkapitaal is door de gemiddelde omlooptijd van de verschillende elementen die deel uitmaken van uw werkkapitaal te berekenen. Dit doet u best maandelijks. Zo kan u de evolutie doorheen het jaar bekijken en het bedrijfseconomisch niveau identificeren.

Stel op basis daarvan normen voor de gewenste omlooptijden van de verschillende elementen. De mededeling van deze normen aan alle medewerkers die mee verantwoordelijk zijn voor de omvang van het werkkapitaal, zorgt voor een betere opvolging van het werkkapitaal.

Staar u echter nooit blind op enkel de gemiddelde omlooptijden, maar ga op zoek naar slapende stock en grote, structurele wanbetalers. Heb aandacht voor uw klachtenbeheer en ga slim om met grote voorafbetalingen die u moet doen bij leveranciers.

Het management kan bijkomend budgetten opstellen waarbij rekening wordt gehouden met de impact van het werkkapitaal op de kasstromen. Een strikte opvolging van deze prognoses is hierbij essentieel. Op die manier kunnen de prognoses tijdig worden geactualiseerd en kunnen er, indien nodig, binnen de onderneming maatregelen worden genomen. Ook hier zien we dat er tools beschikbaar zijn om cashforecasting mogelijk te maken. Actuals en budget worden aan elkaar gekoppeld om de toekomstige kaspositie in kaart te brengen.

Conclusie

Het optimaliseren van uw werkkapitaal neemt enige tijd in beslag en vergt samenwerking binnen uw volledige organisatie. Breng in eerste instantie de huidige situatie in kaart en begrijp de onderliggende elementen. Hoewel het snel enkele maanden kan duren voor de effecten van initiatieven zichtbaar worden, heeft een structureel werkkapitaalbeheer talrijke voordelen. Een beter werkkapitaalniveau creëert beschikbare middelen waardoor u sneller aan uw verplichtingen kan voldoen en u een betere onderhandelingspositie verwerft bij het verkrijgen van financiering.

Het beheren van uw werkkapitaal is geen éénmalige oefening maar dient op een permanente basis een plaats binnen uw vennootschap te krijgen. Ook wanneer de economische situatie stabiel is.
 

Zoekt u ondersteuning bij de optimalisatie van uw werkkapitaal? Of wenst u meer informatie over hoe een rapportering in Power BI u in dit proces versterkt? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Frederik Arnauw - 24 mei 2023