Wat is de kost van Power BI? De verschillende licenties op een rijtje 

Een accurate Power BI-rapportering is enorm waardevol voor uw onderneming. Het stelt uw onderneming in staat de werkelijke situatie op elk moment kritisch te aanschouwen en de gepaste acties te ondernemen. Zo speelt u tijdig in op geïdentificeerde opportuniteiten, of beperkt u risico’s vanaf deze zich voordoen. 

Een Power BI-rapportering vereist een Power BI-licentie. Maar uit welke licenties kan u kiezen, wat zijn de verschillen tussen deze Power BI-licenties, en welke licentie past het best bij uw bedrijf?  

• Power BI Free: om gratis Power BI uit te proberen.  

Aan de hand van Power BI Desktop gaat u zelf aan de slag om Power BI te verkennen en te experimenteren met de verscheidene visuals. Deze gratis desktopversie maakt het mogelijk om met uw verschillende databronnen te verbinden, en ze eenvoudig om te zetten in grafieken.  

Het is echter niet mogelijk om uw gemaakte rapporten online met anderen te delen. Daarom is de gratis desktopversie eerder bedoeld voor het bouwen van uw rapportering of dashboards door uw externe consultant, interne analist of IT’er.  

• Power BI Pro: om rapporten te delen binnen uw organisatie.  

Na het opzetten van uw rapportering in de Power BI Desktop versie, wenst u de Power BI-dashboards te publiceren in Power BI Service (Power BI Online). Dit maakt uw datarapport raadpleegbaar voor de verschillende belanghebbenden in uw onderneming. De beschikbaarheid van deze indicatoren vormt de basis voor onderbouwde beslissingen. 

Om dashboards te delen binnen uw organisatie, dient u over de Power BI Pro-licentie te beschikken. Dit geldt voor alle personen die het rapport wensen te raadplegen. De kostprijs van deze licentie bedraagt € 13,10 /maand per gebruiker. De proefperiode van 60 dagen die Microsoft aanbiedt, laat u toe deze functionaliteiten kosteloos uit te proberen.  

• Power BI Premium per gebruiker: om uw rapporten performanter te laten presteren.  

Power BI Premium per user is een nieuwe licentie sinds begin 2021. Naast Premium licenties per capaciteit (zie hieronder), biedt Microsoft nu ook gebruikerslicenties aan. Bijgevolg is het nu mogelijk om voor slechts enkele gebruikers een Premium-licentie aan te schaffen.  

Deze licentie laat individuele gebruikers optimaal gebruik maken van premium mogelijkheden. Zo geniet u van een betere reactietijd van rapportering in Power BI door het gebruik van geavanceerde artificiële intelligentie, en de mogelijkheid om Power BI-inhoud te delen met iedereen (zelfs buiten uw organisatie). De licentiekost bedraag € 22,50 /maand per gebruiker. U kan opnieuw genieten van een proefperiode van 60 dagen.  

Het al dan niet aanschaffen van een Premium per user licentie hangt af van de grootte van uw onderneming en de onderliggende datasets uit uw IT-systeem. 

Voor de gemiddelde KMO is een Power BI Pro licentie voldoende om een performant rapport te delen op Power BI Service.  

• Power BI Premium per capaciteit: om als grote onderneming verregaande analysemogelijkheden te hebben. 

Als grote onderneming met zeer uitgebreide datasets wenst u eigen serverruimte aan te kopen bij Microsoft Power BI zodat de complete organisatie, niet enkel gebruikers, toegang heeft tot versnelde rapportering in Power BI. De datacapaciteit of “rekenkracht” wordt beheerd door Microsoft.  

Dit doet u door de licentie ‘Power BI Premium per capacity’ aan te schaffen. Deze licentie brengt een kost van +- €4.700 per maand met zich mee. De prijscalculator van Microsoft berekent hoeveel deze formule voor uw onderneming zou kosten. 

De mogelijkheden van Power BI Premium zijn eindeloos. Uw onderneming kan zowel on-premises als in de cloud met Power BI werken. U beschikt over de Power BI Report Server voor het raadplegen van rapporten met uw eigen bedrijfslayout, en hebt de capaciteit om enorme datasets te analyseren.  

Het opzetten van een Power BI-rapportering vergt naast een licentie ook de juiste expertise. Het is namelijk cruciaal dat uw datamodel correct ontworpen is en uw rapportering accurate KPI’s voortbrengt. Indien dit niet het geval is, loopt u het risico dat uw beslissingen op onvolledige informatie of foutieve analyses zijn gebaseerd.