Elke onderneming kan gezien worden als een levend organisme. Ze krioelt namelijk van de beslissingen, bewegingen en veranderingen. Wijzigingen die u het liefst voortdurend kunt opvolgen, meten én kunt bijsturen waar nodig. Maar met welke indicatoren moet u zoal rekening houden? Omdat elke onderneming haar eigen strategieën kent, zijn die indicatoren veelal persoonlijk en afhankelijk van de onderneming. En toch bestaan er ook een aantal key performance indicators of KPI’s die voor elke onderneming interessant zijn.

Een overzicht van de drie belangrijke KPI’s.

Orderboek

Het orderboek is het totaal van alle bestellingen die uw klanten hebben gedaan, maar die nog niet werden afgeleverd. Ze zijn met andere woorden nog niet in de omzet genomen. Het orderboek geeft bijgevolg een indicatie van de toekomstige omzetten.

Merkt u op dat het orderboek daalt, dan kunt u proactief uw verkoopactiviteiten opdrijven. Zo kunt u extra gaan prospecteren, meer inzetten op digitale verkoopkanalen of bestaande klanten bezoeken. Verwacht u dat er een structureel mindere periode op u afkomt? Ook dan kunt u anticiperen door bijvoorbeeld voorzichtiger aan te kopen of minder te rekruteren.

Orderdoorlooptijd

Om uw klanten tevreden te houden, moet u de beloofde levertermijnen respecteren. De opgelegde coronamaatregelen kunnen dit echter tijdelijk bemoeilijken. Zo is het goed mogelijk dat het productieproces extra tijd in beslag neemt door de lagere bezetting of de hygiënemaatregelen. Daarnaast is het voor veel leveranciers steeds moeilijker om op tijd te leveren. De kans zit er dus in dat u de beloofde levertermijnen aan uw klant niet kan nakomen.

Door de impact op tijd te detecteren, houdt u uw klanten tevreden. En daarvoor kan de orderdoorlooptijd een handige indicator zijn. Deze KPI berekenen we door het tijdstip waarop u het klantenorder ontvangt af te trekken van het tijdstip van waarop het order geleverd wordt. Merkt u een stijging in de orderdoorlooptijd op? Dan is er hoogstwaarschijnlijk iets aan de hand in het aankoopproces, de productie, het magazijn of de logistieke keten.

Cashconversiecyclus (CCC)

Een belangrijke reden voor financiële moeilijkheden is niet het draaien van te weinig omzet, maar het hebben van een te klein saldo op de bank om lopende rekeningen te betalen. De CCC, ook wel exploitatiecyclus genoemd, meet hoeveel dagen het duurt voordat een onderneming grondstoffen en middelen omzet in geld. Het meet met andere woorden hoelang elke euro die het productie- of verkoopproces ingaat, blijft hangen voordat hij via verkoop aan de klant weer in geld wordt omgezet.

De CCC berekenen

Om de CCC te berekenen, hanteren we volgende formule: CCC = DIO + DSO – DPO. De afkortingen staan voor:

• DIO = days inventory outstanding: hoeveel dagen kost het om de voorraad te verkopen? (voorraad / kostpijs van de verkopen)
• DSO = days sales outstanding: hoeveel dagen duurt het alvorens klanten hun facturen betalen? (handelsvorderingen / omzet)
• DPO = days payable outstanding: na hoeveel dagen betaalt uw onderneming de facturen van de leveranciers? (handelsschulden / aankopen)

Het is de bedoeling om de CCC zo klein mogelijk te houden. Hoe minder geld er namelijk vast zit in uw operationeel proces, hoe kleiner de behoefte aan werkkapitaal. En hoe kleiner de behoefte aan werkkapitaal, hoe beter de liquiditeit van uw onderneming. De kans dat u een externe financiering moet aangaan wordt daarmee beduidend kleiner.

Houdt u het orderboekje, de orderdoorlooptijd en de cashconversiecyclus bij voor uw onderneming? Wenst u een (Power BI-)dashboard van uw onderneming waar u de impact van de beslissingen, bewegingen en veranderingen kunt meten? Weet u niet goed waar te beginnen? Wij luisteren graag naar uw noden tijdens een vrijblijvend gesprek. Contacteer ons via info@horsum.be of +32 9 378 38 28.

Dennis Houthoofd - 4 januari 2021