De ideale projectmanager voor uw ERP-implementatie

U heeft een nieuw ERP-systeem gekozen? Proficiat! Maar nu begint het echte werk pas: de implementatie.

Het is belangrijk dat de opvolging van dit uitdagend project bij de juiste persoon terechtkomt: de projectmanager. Deze persoon zal in nauwe samenwerking met de projectmanager van uw IT-partner de ERP-implementatie in goede banen moeten leiden.  

Wat maakt een goede projectmanager?

Een projectmanager beschikt idealiter over volgende vaardigheden om een implementatietraject te begeleiden: 

• Een goede leider 
• Sterke analytische vaardigheden 
• Duidelijke deadlines zetten en bewaken 
• Goed in budgetbewaking  
• Een kei in communicatie  

5 essentiële stappen voor een geslaagde implementatie

Samen met de projectmanager doorloopt u de 5 essentiële stappen om uw ERP-project tot een succesvol einde te brengen:  

Stap 1: Stel de scope scherp 

Na de uitvoering van een business assessment heeft u een goed beeld over de functionaliteiten die uw bedrijf nodig heeft. Deze noden moeten samen met de IT-partner en key users verder verfijnd worden. De projectmanager heeft enerzijds de taak om erover te waken dat alle vereiste functionaliteiten gedetailleerd zijn opgenomen. Anderzijds moet de projectmanager ook waken dat er geen ongecontroleerde uitbreiding van de initiële scope optreedt.  

Stap 2: Maak een duidelijk projectplan op 

Een projectplan bestaat uit minstens vier onderdelen: 

• Deadlines: een goede projectmanager zet deadlines die haalbaar zijn en in lijn liggen met de implementatiestrategie. Dit is onlosmakelijk in overleg met de projectmanager van de IT-partner, maar omvat naast de werkzaamheden van de IT-partner ook de werkzaamheden die u als bedrijf moet treffen. We denken bijvoorbeeld aan de opschoning van masterdata. 
• Bepaal de benodigde tijd van elke key user en zorg ervoor dat hij of zij deze tijd ook krijgt:
  Een implementatieproject is vaak een bijkomende taak bovenop een fulltime job. Het is daarom belangrijk om de nodige tijd voor het project te kwantificeren en deze tijd ook vrij te maken in de huidige tijdsbesteding van de key user.  
• Taken definiëren: Het projectplan moet een leidraad zijn voor het team. Alle taken moeten dus toegewezen zijn aan een verantwoordelijke.  
• Budget bewaken: De projectmanager houdt de vergelijking tussen budget en actuele kosten nauwgezet bij en communiceert proactief bij verwachte budgetoverschrijdingen.  

Stap 3: Statusupdates  

De projectmanager is verantwoordelijk om op regelmatige tijdstippen de status van het project en de toegewezen taken te monitoren. Dat kan aan de hand van statusmeetings die de projectmanager ook kan gebruiken om de key users te motiveren en hun feedback of issues te capteren. Let wel op dat deze meetings productief zijn en niet georganiseerd worden ‘omdat het moet’.  

Stap 4: Risicomanagement 

Een projectmanager moet de risico’s binnen het project tijdig identificeren en er een gepaste actie voor definiëren.  

Stap 5: Training en opleiding 

De verantwoordelijkheid voor training en opleiding van het ERP-systeem ligt voornamelijk bij de IT-partner en key users. Training en opleiding omvat daarnaast ook het change management. Het is belangrijk dat de projectmanager een cultuur creëert waar iedereen zich comfortabel voelt om vragen te stellen en fouten te maken. Dit doet hij of zij voornamelijk door communicatie over wijzigingen in processen, verbeteringen, successen en aandachtspunten.  

Conclusie 

Er zijn dus heel wat taken die een projectmanager op zich moet nemen. Samengevat kunnen we stellen dat deze persoon een belangrijke schakel is in de transitie van de huidige manier van werken naar een toekomstige manier van werken. Daarom is het vinden van uw projectmanager met de juiste vaardigheden een belangrijk gegeven voor een geslaagde ERP-implementatie.  

Heeft u vragen omtrent projectmanagement of interesse om uw projectmanagement uit te besteden? Contacteer ons vrijblijvend.

Daphne Dockers - 19 maart 2023