Uw voorbereiding naar aanloop van uw nieuw ERP-pakket?

De transitie naar een nieuw ERP-systeem is een ingrijpende gebeurtenis voor de meeste organisaties. Tegelijkertijd is deze transitie een opportuniteit om uw huidige werking in vraag te stellen alvorens u de juiste keuze van pakket maakt (zodat het nieuwe ERP-systeem geen kopie wordt van het oude). Een goede voorbereiding aan de start van uw selectieproces is dus onmisbaar.

Wat houdt dit huiswerk in?

Allereerst is het vereist om uw noden voor een nieuw ERP-pakket in kaart te brengen tijdens een ‘business assessment' . Op basis van een kritisch oog op uw huidige werking, verkrijgt u inzicht in uw toekomstige processen en de hiermee gepaarde opportuniteiten. Het is een oefening vanuit verschillende invalshoeken: organisatie, processen, IT, data en rapportering. Afhankelijk van uw bedrijf krijgen één of meerdere van deze onderwerpen extra aandacht. In de studie adviseren we welke processen te implementeren in het nieuwe ERP-pakket. Sommige bedrijven wensen deze processen op een standaard manier in te richten, andere bedrijven wensen de huidige werking te behouden in het nieuwe ERP pakket. Deze keuze heeft namelijk impact op de keuze van het juiste ERP-systeem, doordat andere processen immers andere functionaliteiten vereisen.

Uw processen standaardiseren

Het grote voordeel van standaardisatie van processen is dat uw onderneming dan profiteert van de standaard ERP-implementaties, zonder dat de noodzaak voor (uitvoerig) maatwerk ontstaat. Wanneer u in uw bedrijf standaardprocessen wenst te implementeren, is het change aspect uitermate belangrijk. Standaardisatie gaat namelijk vaak gepaard met een wijziging van gewoontes, waar u mogelijks weerstand tegen zal ondervinden. Daarom is het belangrijk om de medewerkers voldoende bij het traject en de workshops te betrekken. Doordat zij dagdagelijks de operationele processen uitvoeren, is het een goede manier om af te toetsen in welke de standaardprocessen ook in de praktijk haalbaar zijn.

Uw huidige werking behouden

Kiest u er echter bewust voor om de huidige manier van werken, mits kleinere verbeteringen, te behouden? In dat geval is het belangrijk om in de voorbereidende oefening alle processtappen in kaart te brengen en de noden hieruit te begrijpen. Bovendien heeft u vooraf ook de tijd om na te denken welke kleine verbeterstappen er wel mogelijk zijn en hoe u deze wenst te implementeren. Wanneer u de processen nog moet ‘uitpluizen’ tijdens de implementatie, verliest u momentum, tijd en geld doordat dit de doorlooptijd van de implementatie verlengt.

Uw hybride oplossing

In het midden ligt een hybride oplossing. U hebt uw toekomstige processen voor ogen, maar u bent nog niet direct klaar om hier volledig naar te evolueren. Wanneer u een nieuw ERP implementeert, is het wel van belang dat ook de huidige implementator hiervan op de hoogte is. Zo kunnen zij rekening houden met eventuele overgangsscenario’s. Bovendien is het belangrijk om een plan klaar te hebben over hoe u naar de finale werking evolueert. Zo niet, bestaat de kans dat u de vooropgestelde efficiëntiewinsten nooit zal bereiken.

Wat met de rapportering?

Naast uw bedrijfsprocessen en de organisatorische veranderingen die hiermee gepaard gaan, is het ook van belang dat de juiste data voorhanden is (of zal zijn in de toekomst) om de gewenste rapportering te bekomen. Bij de implementatie van all-in-one ERP-systemen is dit minder een heikel punt, waardoor de data-voorbereiding minder uitvoerig hoeft te zijn. Wanneer u echter een best-of-breed benadering verkiest en een ecosysteem van verschillende pakketten uitbouwt, is het belangrijk om een conceptueel datamodel voor ogen te hebben. Bepaal welke data u in welk systeem capteert, en hoe u de data gaat combineren om de gewenste rapportering te bekomen? Hiervoor gebruikt u mogelijks een overkoepelende BI-tool, zoals Power BI. Deze inzichten bepalen mee waaraan uw IT-pakketten moeten voldoen.

Pas na het uitvoeren van dit huiswerk, bent u klaar om te evalueren welke functionaliteiten binnen welke ERP-systemen passen.

Het voorbereidingstraject vertegenwoordigt echter een veelomvattende inspanning die u als onderneming niet mag onderschatten. Gelukkig staat u hier niet alleen voor. Horsum ondersteunt en ontzorgt u tijdens deze voorbereiding en versterkt u tijdens de zoektocht naar uw geschikt ERP-pakket met onafhankelijk advies. Heeft u ook graag een bijkomende, externe en onafhankelijke blik bij het maken van uw huiswerk? Contacteer ons vrijblijvend.

Daphne Dockers - 22 februari 2022